Traces des documents administratifs

Les documents de traçabilités des documents administratifs :

Les documents d’enregistrement :

• le registre courrier arrivée ; 

• le registre courrier départ ; 

• le registre transmission ;

Supports d’archivage : 

• le chrono/boite de classement des courriers départ ; 

• le chrono/boite de classement des courriers arrivée ; 

• le chrono/boite de classement des copies de notes et de notes de service ; 

• le chrono/boite de classement des copies des ordres de mission ; 

• le chrono/boite de classement des procès-verbaux et des compte-rendus ; 

Courrier arrivé

Cette procédure a pour objectif de décrire les modalités de réception du courrier.

Acteur : assistante de direction

Générateur : poste ou courrier déposé. 

Tâches à exécuter : 

• Réceptionner et trier le courrier ;

• Apposer le cachet « arrivé...n°......date.... » ;

• Agrafer une fiche de liaison en indiquant :

• la référence ;

• l’origine ;

• l’objet ;

• la date et le numéro du courrier ;

• le(s) destinataire(s) ;

• Enregistrer le courrier dans le registre « ARRIVEE » avec un numéro unique composé de trois chiffres pour l’ordre séquentiel ;

• Transmettre le courrier sous parapheur au Chef du projet ou au coordonnateur du projet.

 Orientation des courriers

Acteur : secrétaire général ou coordonnateur de projet ;

Générateur : Assistante de direction

Tâches à exécuter : 

• • Lire le courrier ;

  • Imputer au service concerner ;

  • Instruire le service ;

  • Renvoyer le courrier à l’assistante de direction. 

 Transmission des courriers

Acteur : Assistante de direction;

Générateur : Manager administratif et financier ou coordonnateur de projet.  

Tâches à exécuter : 

• • Faire une copie du courrier avec la fiche de liaison ;

  • Classer la copie ;

  • Remplir le registre TRANSMISSION interne ;

  • Transmettre au le courrier au service ;

  • Faire signer le registre par le service. 

 Courrier départ 

Cette procédure a pour objectif de décrire les modalités d’expédition du courrier. 

Acteur : Assistante de direction;

Générateur : Manager administratif et financier ou coordonnateur de projet ou service.  

Tâches à exécuter : 

• • rédiger le projet de lettre ; 

  • le saisir par l’assistante de direction ; 

  • transmettre au MAF, le projet de lettre saisi ; 

NB : Selon la nature du courrier (normal, confidentiel ou secret), elle sera rédigée par : l’assistante de direction pour le courrier normal ou par le service pour le courrier technique ou par secrétaire général ou coordonnateur pour les courriers confidentiels et secrets. 

• • valider le projet de lettre : 

  • si pas d’observation approuver et signer par le Chef de projet ou coordonnateur ;

  • sinon faire des modifications sur le projet de lettre ; 

  • transmettre à l’assistante de direction ou pas selon la nature du courrier ; 

  • enregistrer le courrier avec un numéro unique ; 

  • faire deux (2) copies du courrier signé dont un (01) pour classement et un (01) pour le destinataire ; 

  • transmettre au coursier pour envoi du courrier par la poste (si courrier destiné à l’étranger, à l’intérieur du pays) ;

  • pour distribution si destinataire réside dans la commune : remplir le registre TRANSMISSION externe ou interne selon les cas ; 

  • faire signer le registre transmission ou copie du courrier. 

Principaux champs du mail 

Le courrier électronique est un moyen de communication asynchrone. L’interface de courrier électronique comporte 4 principaux champs : 

• le sujet : obligatoire - doit être clair et précis, par exemple : [sujet général] point spécifique [nom projet] détail ;

• le destinataire (s) : attente d'une action ou d'une réponse, une ou plusieurs personnes - destinataire principal ;

• les personnes en copie - champ CC (copie carbone ou copie conforme), pour information, pas de réponse ou de réaction attendue ;

• les personnes en copie(s) cachée(s) - champ CCi ou BCC (copie carbone invisible ou copie conforme invisible), pour destinataires confidentiels ou en cas de destinataires très nombreux et pour ne pas permettre à l’un des destinataires d’utiliser la fonction “Répondre à tous”. 

Un mail envoyé ne se rattrape pas. Donc, nous devons faire très attention pour les mauvais destinataire, l’oubli d'une pièce jointe, une erreur de saisie ou une faute d’orthographe. 

Gestion des e-mails 

Acteur : Assistante de direction;

Générateur : Expéditeur de l’e-mail.  

Tâches à exécuter :

• Imprimer le courriel ;

• Traiter suivant circuit réception courrier décrit ci-dessus.

Sécurisation des documents

Les documents administratifs sont sécurisés de telle sorte qu’ils échappent à une consultation par une personne sans avoir obtenu l’autorisation du manager administratif et financier. Les documents durs sont reproduits régulièrement et les copies conservées hors bureau dans un endroit tenu secret. Les documents électroniques sont conservés dans plusieurs supports et en ligne.

Pour les documents numérisés, SIIS diversifie les supports de sécurisation. On peut noter :

Les supports en ligne :

• le site internet ;

• le cloud ;

• la boîte mail ;

Les supports électroniques :

• le disque dur ;

• la clé USB ;

• le CD-Rom.