Rapport financier à partir du système minimal de trésorerie

Vous avez sous les yeux le cahier de caisse et le cahier de banque de l’association et si nécessaire les suivis des lignes budgétaires, surtout pour les grands projets. Vous devez avec eux faire le rapport financier pour le partenaire et/ou pour SIIS.  Le bilan concerne uniquement des fonds qui ont été gérés par SIIS. Il sera ainsi question de remplir les 4 formulaires. Les étapes à suivre pour faire ce travail sont indiquées ci-dessous.

Étape 1 : éliminer les écritures à ignorer

Les mouvements d’argent entre la caisse et la banque ne sont ni des recettes ni des dépenses. Ce ne sont que les transferts internes. A cette catégorie des mouvements s’ajoutent les préfinancements et leurs récupérations, les prêts et remboursements inter fonds et les retours en caisse. Repérez-les sur le cahier de caisse et sur le cahier de banque et barrez-les.

Vérifiez ensuite que :

• pour les approvisionnements et versements en banque :

• le total des entrées à la banque est égal au total des sorties de la caisse ;

• le total des sorties de la banque est égal au total des entrées dans la caisse.

• pour les préfinancements

• le total des préfinancements est égal au total des récupérations des préfinancements ;

• pour les prêts inter fonds

• le total des prêts est égal au total des remboursements ;

• pour les retours en caisse après achat

• déduire le montant réel de la dépense comme sortie des fonds.

Les dépenses de fonctionnement hors projet ne sont pas prises en compte dans ce rapport. Repérez toutes les dépenses de fonctionnement qui ne concernent pas le projet (surtout celles d’avant la date de signature de la convention) et cochez-les. Vous n’aurez plus à tenir compte de ces écritures par la suite.

Étape 2 : ventilez toutes les recettes

Vous allez lister toutes les recettes pour les inscrire dans le formulaire intitulé « liste des fonds reçus par l’ONG ». Pour cela vous devez repérer dans le cahier de caisse et le cahier de banque les recettes. Elles se retrouvent dans la colonne « entrées ». 

Inscrivez dans la première ligne le nom de la première rubrique. « Cotisation des membres ». Sous cette rubrique, vous allez reporter toutes les recettes venant des membres. Pour cela, vous prenez le cahier de caisse et vous regardez dans la colonne « entrées ».

Chaque fois que vous voyez une recette correspondant à cette rubrique :

• vous la cochez sur le cahier de caisse ;

• vous l’inscrivez dans le formulaire « liste des fonds reçus » en faisant attention sur la bonne colonne.

Vous faites de même avec le cahier de banque. Il se trouve qu’il n’y a pas de recettes appartenant à cette rubrique dans le cahier de banque. Vous procédez de cette manière pour chaque rubrique. Vous aurez certainement les rubriques suivantes :

• les bienfaiteurs ;

• la contribution de l’ONG (ce sont les reports en début de cahier) ;

• le partenaire ;

A la fin, toutes les entrées du journal de caisse et du journal de banque seront cochées. Vérifier qu’il n’y a plus de chiffres non cochés ou non barrés. Prenez enfin le formulaire de recettes que vous venez de remplir (liste des fonds reçus). Sur une feuille séparée, faites le total de chaque rubrique. Vous vérifiez alors que le total de toutes les rubriques est égal au total du formulaire.

Étape 3 : ventilez les dépenses

Prenez le formulaire intitulé « liste des dépenses faites par l’ONG ». Procédez de la même manière pour ventiler les dépenses. Inscrivez dans la première ligne le nom de la première rubrique : « Travaux ». Sous cette rubrique, vous reportez toutes les dépenses de travaux. Pour cela, vous prenez le journal de caisse et vous regardez dans la colonne « Sortie ». Chaque fois que vous voyez une dépense correspondant à cette rubrique : 

• vous la cochez sur le journal de caisse ;

• vous l’inscrivez dans le formulaire « liste des dépenses » en faisant attention sur la bonne colonne. 

Vous faites de même avec le cahier de la banque. Ensuite vous refaites la même chose avec une nouvelle rubrique. Vous aurez les rubriques qui correspondent au plan de financement. A la fin, toutes les sorties du cahier de caisse et du cahier de banque seront cochées.

Sur une feuille séparée, faites le total de chaque rubrique. Vous vérifiez alors que le total de toutes les rubriques est égal du formulaire « liste des dépenses ».

Étape 4 : vérifier qui paie

Pour cela, regardez, dans le formulaire « liste des fonds reçus », les versements des divers bailleurs et vérifiez que les montants des dépenses que vous leur avez attribués dans le formulaire « liste des dépenses » sont bien exacts.

Étape 5 : faire la synthèse

Le tableau de « synthèse de l’activité financière l’ONG » se fait facilement à partir des deux formulaires précédents :

Synthèse des recettes : portez le total de chaque rubrique du formulaire « liste des fonds reçus ». Vérifier que le total est le même dans les deux formulaires.

Synthèse de dépenses : portez le total de chaque rubrique du formulaire « liste des dépenses faites par l’ONG ». Vérifier que le total est le même dans les deux formulaires.

Le Solde est égal aux recettes moins dépenses. Vérifier que ce solde est égal au total des deux soldes de caisse et de banque. Si ce n’est pas égal c’est que nous avons oublié une recette ou une dépense.

Étape 6 : analyser les dépenses de l’ONG

Ce dernier formulaire, « Analyse des apports », fait la somme de tous les apports qui figurent dans les comptes .

Dans la colonne « prévu », vous reportez les chiffres inscrits au plan de financement. Dans la colonne « réalisé » vous portez les dépenses de toutes origines. Vérification :

• • le total (1) doit être égal au total (4) : c’est le coût total du projet figurant dans le plan de financement ;

  • le total (2) doit être égal au total (5) : c’est le montant des dépenses ;

  • le total (3) doit être égal au total (6) : c’est le solde du projet.

Rapport financier à partir des états financiers 

Le rapport financier établi trimestriellement à soumettre au PTF comprend : 

• les tableaux de suivi budgétaire trimestriel ; 

• la situation des dépenses au titre des marchés et contrats ;

• l’état des subventions reçues du PTF ; 

• l’état des dépenses effectuées et le relevé du compte ; 

• le rapprochement bancaire ; 

• le tableau des ressources et emplois (période couverte et cumulatif). 

Clôture et ouverture d’exercices

Le bilan de clôture d’un exercice est également appelé bilan avant répartition car il présente le résultat de l’exercice avant que son utilisation ne soit déterminée. En fonction des orientations du conseil d’administration, les administrateurs déterminent l’affectation du résultat :

• si le résultat est un excédent : il sera utilisé pour compléter les réserves et/ou pour réaliser des œuvres sociales. Il peut également faire l’objet, totalement ou partiellement, d’un report à nouveau ; 

• si le résultat est un déficit : celui-ci sera reporté à nouveau, en espérant que l’exercice suivant sera excédentaire. 

Suite à la décision, l’ONG produira un nouveau bilan appelé bilan après répartition, dans lequel la ligne « résultat de l’exercice » pourra disparaître, ce dernier étant ventilé dans d’autres comptes. Ce bilan après répartition correspond au bilan d’ouverture de l’exercice suivant. La réouverture s’effectue en début d’exercice comptable.