Réception et stockage 

Un système sera mis en place afin que le personnel sache ce qui doit être reçu. Tous les biens seront contrôlés lors de la réception afin de s’assurer qu’ils sont en bon état et que ce qui est reçu correspond à ce qui a été commandé. De plus, la personne en chargée de la réception : 

• signera le bon après avoir vérifié la réception des biens ;

• inscrira la date de réception ;

• notera la date de péremption ;

• rangera les nouveaux articles derrière ceux qui sont déjà en stock ; 

• créera ou mettra à jour les registres.

 Système d'information de gestion

Le système d’information de gestion repose sur la codification des biens, l’utilisation des supports informatiques et durs, le suivi du circuit du bien jusqu’à en utilisation finale, le suivi des délais de péremption, le suivi du niveau de stock et l’identification des besoins futurs. 

Outils de gestion

SIIS développera, à chaque fois, un système de traçabilité de la gestion de stock. De bons outils de gestion incluent :

• les formulaires standardisés ; 

• le système de carte ou de fiche de stock ; 

• les registres.

Quel que soit le système utilisé, les informations suivantes doivent être enregistrées: 

• la date de réception des biens ; 

• le numéro de lot pour tous les consommables, réactifs et les kits ; 

• les critères de refus ou d’acceptation des produits ; 

• la date à laquelle le bien est sorti du magasin ou livré au bénéficiaire, ou si non utilisable, la date et la méthode d’élimination. 

Registres 

Le registre ou le système de carte ou de fiche de stock fourniront un moyen de garder une trace de tous les biens qui sont disponibles à un temps donné. En plus des informations mentionnées ci-dessus, il est judicieux de noter : 

• le nom et signature de la personne en charge de la réception du matériel ; 

• la date de réception ; 

• la date de péremption ; 

• la quantité reçue ; 

• le stock minimum qui doit être disponible ; 

• la balance actuelle du stock. 

Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées : 

• le numéro ou nom de l’étagère ; 

• la destination, par exemple, au congélateur à -20°c. Il est judicieux de garder le registre dans le lieu de stockage. 

Stockage

Le stockage des biens constitue une partie très importante du contrôle des stocks. Les bonnes pratiques à garder à l’esprit sont :

• tenir le lieu de stockage propre, rangé et fermé à clef, pour protéger le stock ; 

• s’assurer que le lieu de stockage est ventilé et protégé de la lumière directe ; 

• les conditions de stockage doivent respecter les instructions du fabricant, faire particulièrement attention aux conditions de température ou de sécurité ; 

• utiliser des étagères assez solides pour supporter le poids des marchandises et ranger les articles avec soin pour éviter leurs déplacements ou leurs chutes ; 

• les étagères doivent avoir des pieds fermes pour éviter de se renverser ; 

• les articles doivent être facilement accessibles pour le personnel; des escabeaux devraient être disponibles pour atteindre les rayons les plus élevés ; les articles les plus lourds devraient être stockés sur les rayons les plus bas ; 

• le personnel ne sera pas obligé de soulever les articles lourds. 

Organisation des rayonnages

Il s’agira de :

• étiqueter les rayons est utile pour ordonner les articles et aidera à systématiser et organiser le lieu de stockage. 

•   donner un numéro (ou un nom) aux différentes zones et étagères ; 

•   noter dans le registre quel rayonnage est utilisé pour ranger quel bien.

Suivi-évaluation des stocks

Pour s’assurer que le stock est continuellement contrôlé efficacement, il conviendrait de :

• assigner la responsabilité de cette tâche à une ou des personnes appropriées ;

• s’assurer que tous les biens font partie du système ; 

• mettre en place la gestion de stock dans tous les lieux de stockage ; 

• compter les biens toutes les semaines pour vérifier le système, et comme faisant partie du processus de contrôle ; 

• s’assurer que tous les registres sont à jour et mis à jour régulièrement.

Les stocks sont classés par nature, par catégorie et par article. L’entreposage doit permettre donc la circulation de l’air et des personnes. La quantité de stock devra satisfaire au moins les besoins d’une période clairement définies et un stock de sécurité sera prévu. Les nouveaux approvisionnements de leur part, en terme de volume, seront fonction de besoins et l’espace disponible pour leur stockage. Le premier stock à utiliser ou distribuer est celui présentant la date de péremption la plus proche. Le manuel HSE-QR sera intégralement observé dans la gestion des stocks.

Installations de stockage

SIIS ou les partenaires doivent identifier des installations appropriées pour le stockage de matériel, en considérant notamment les types de matériel, le lieu et son niveau de sécurité, ainsi que les points suivants : 

• les clôtures et les serrures appropriées aux entrées ; 

• le recrutement de gardiens ou/et de services de sécurité professionnels ; 

• les palettes ; 

• la ventilation ou le contrôle de la température – particulièrement pour le stockage de médicaments ; 

• l’hygiène ; 

• la fumigation des installations avant d’y entreposer des vivres ou médicaments. Les vivres doivent être entreposés dans un bâtiment séparé ; 

• les extincteurs d’incendie suffisants pour tout l’entrepôt. 

Les stocks de grande valeur doivent être soigneusement protégés et assurés en bonne et due forme. Tout matériel arrivant dans un entrepôt doit être contrôlé pour confirmer quantité et qualité (et dommages si nécessaire), ainsi que toute la documentation pertinente. Le personnel responsable de l’entreposage doit surveiller quotidiennement les mouvements du matériel en stock. Il est recommandé que deux personnes au maximum soient chargées de ces taches. Bien que les achats en grande quantité puissent réduire le coût total, ils peuvent aussi augmenter les risques de vol. Il est par conséquent recommandé que, si possible, les approvisionnements soient répartis sur une période de temps pour diminuer la quantité de matériel gardé en stock. Par exemple, des commandes d’achat de vivres ou de céréales doivent être livrées à des intervalles réguliers, plutôt qu’en une seule fois.

Bordereau d’expédition

Ce bordereau d’expédition doit accompagner tous articles/vivres ou marchandises qui sont transportées entre les locaux commerciaux des fournisseurs et les entrepôts de l’acheteur, ou entre les entrepôts de l’acheteur et les lieux du projet, ou entre les locaux commerciaux des fournisseurs et les lieux du projet. Le bordereau d’expédition est un document essentiel de gestion d’entreposage. Ainsi :

• les bordereaux d’expédition servent à noter par écrit tous les articles qui sortent des magasins/entrepôts, ainsi qu’à documenter les prises de stock gérées par le personnel en charge de l’entreposage ; 

• le système de codage exclusif permet d’assurer qu’il n’y ait aucune reproduction inutile de la documentation pertinente ; 

• si les articles requis sont transportés dans plusieurs camions, chaque véhicule doit avoir un bordereau d’expédition dûment rempli ;

• tous les chauffeurs doivent signer un bordereau d’expédition au départ des entrepôts et deviennent ainsi responsable pour les marchandises transportées dans leur camion ; 

• sur le lieu de livraison, les destinataires doivent contrôler les marchandises par rapport au bordereau d’expédition. Tout article manquant ou endommagé doit être indiqué sur le bordereau ; 

• si les marchandises sont livrées dans des conteneurs plombés, le bordereau doit indiquer clairement qu’elles n’ont pas été vues ou contrôlées ; 

Les bordereaux d’expédition se font en 4 copies qui doivent toutes être signées et se répartissent ainsi : 

• la copie originale – le personnel chargé de l’expédition la signe, en confirmant la livraison des marchandises au transporteur ; il en garde une copie. 

• la copie pour le transporteur – le transporteur la signe, en confirmant la prise en charge des marchandises et sa responsabilité vis-à-vis du transport ; il en garde une copie. 

• la copie pour le destinataire – le destinataire la signe, en confirmant la réception des marchandises et en y notant ses observations (concernant d’éventuelles pertes ou dommages) : il en garde une copie. 

• la copie originale dûment signée – elle doit être signée par les trois parties (chargé de l’expédition, transporteur et destinataire) et renvoyée aux magasins/entrepôts pour classement. 

Accusés de réception 

L’accusé de réception des marchandises doit être rempli par le destinataire, en confirmant que tous les articles commandés ont été livrés en bonne et due forme, et dans les délais requis. Tout article endommagé ou défectueux doit être rendu et indiqué clairement sur l’accusé de réception.

Le paiement final doit être autorisé seulement quand tous les articles indiqués sur la commande d’achat ont été livrés et confirmés par le bordereau d’expédition et l’accusé de réception a été signé en bonne et due forme, dans les conditions ci-après l’accusé de réception :

• peut être utilisé s’il n’y a pas d’autre documentation pertinente dans les entrepôts ; 

• doit être utilisé pour chaque livraison de camion s’il n’y a pas de bordereau d’expédition pertinent ; 

• doit inclure tous les détails pertinents au véhicule, chauffeur (transporteur) et marchandises. 

Il faut s’assurer que le chauffeur (transporteur) signe l’accusé de réception des marchandises et en garde une copie. L’accusé de réception est aussi un document utile pour le destinataire, que ce soit un partenaire ou les autorités locales. Ceux-ci peuvent autoriser le paiement des marchandises livrées, sur la base d’un accusé de réception rempli en bonne et due forme. 

Distribution

On parle de “distribution” quand le destinataire final des articles/vivres est un bénéficiaire individuel. Une distribution concerne normalement un grand nombre d’individus ou de ménages qui reçoivent les mêmes (ou pareils) articles/vivres d’une valeur généralement relativement basse. Par exemple :

• les produits hygiéniques, et autres articles de santé comme la moustiquaire imprégnée, les désinfectants ;

• les outils ou équipement pour améliorer les moyens d’existence ou aider les petites entreprises sont distribués à des individus particuliers ; 

• les denrées alimentaires et non-vivres (NFI kits) sont distribués à des individus particuliers ; 

• les bons de distribution pour outils et équipement divers sont distribués à des individus particuliers ; 

 Formulaires ou listes de distribution

A chaque distribution, un formulaire de distribution doit être utilisé afin de documenter clairement ce que chaque bénéficiaire reçoit. Le bénéficiaire doit signer ce document, en confirmant ainsi réception des articles/vivres.

Ces formulaires sont particulièrement utiles lors de distributions à grande échelle car ils permettent de contrôler que les articles/vivres distribués soient reçus par les bénéficiaires cibles. Il doit inclure les informations :

• le nom du bénéficiaire ; 

• la taille de ménage ;

• l’adresse et le numéro de téléphone ;

• les articles/vivres reçus (quantité/valeur) ; 

• le code du bien ou vivre reçu ;

• la date de la distribution; 

• la signature du destinataire; 

• le nom et la signature du personnel chargé de la distribution ; 

Les formulaires de distribution doivent être annexés à la documentation pertinente au rapport financier du projet. Les formulaires sont à part entière la documentation du projet et doivent être classés conformément.

 Donation

On parle de “donation” plutôt que de distribution quand le destinataire final des fournitures données est soit un partenaire, soit une organisation unique plutôt que des bénéficiaires ou ménages individuels, quand les fournitures en question font l’objet de dons et ont une valeur relativement élevée. Ce sont, par exemple : 

• les équipements et les fournitures donnés à des postes de santé, écoles ou centres communautaires; 

• les articles, vivres ou autres biens donnés à un partenaire intermédiaire pour ensuite les distribuer à des bénéficiaires ou ménages individuels ; 

• les équipements de bureau, les biens ou meubles donnés à un partenaire. Ce type de donations doit être documenté avec un certificat de donation. Il faut aussi considérer un nombre de facteurs avant de s’engager dans une donation d’articles/vivres, biens ou autres équipements ; 

 Bénéficiaires de dons 

Les catégories suivantes peuvent être les bénéficiaires des distributions ou de donation :

• les destinataires finaux / bénéficiaires d’un projet ; 

• les partenaires locaux, les partenaires de mise en œuvre ou associations locales ; 

• les autorités locales participant à la mise en œuvre du projet (par exemple écoles ou hôpitaux locaux) ; 

• dans des cas exceptionnels, d’autres ONG internationales.

Les personnes suivantes NE PEUVENT PAS recevoir de dons : 

• les sous-traitants ou les organisations commerciales ; 

• les individus qui ne sont pas les destinataires finaux d’un projet ; 

• les expatriés ou personnel local de SIIS ou d’un partenaire de mise en œuvre ;

 Normes minima

A part des conditions spécifiques exigées par les donneurs de fonds institutionnels, les normes minima de SIIS en ce qui concerne la documentation des donations comprennent les points suivants :

• 1. les objets donnés doivent être de qualité raisonnable et fonctionner correctement. Ils doivent aussi répondre à des besoins appropriés des destinataires. Ceux-ci doivent accepter officiellement les dons selon des normes indiquées dans les documents pertinents au processus de donation.

  2. au moment d’une donation, une lettre de donation ou un certificat de donation doivent être préparés par SIIS ou par le partenaire de mise en œuvre. L’agence donatrice et le bénéficiaire doivent chacun signer la lettre ou le certificat de donation.

Le but d’une lettre de donation ou d’un certificat de donation est de fixer les conditions de la donation. Ces documents doivent stipuler clairement les informations suivantes :

• l’agence donatrice ;

• le bénéficiaire ;

• les fournitures faisant l’objet de la donation (si elles sont nombreuses, une liste peut être annexée au certificat de donation) ;

• la valeur d’achat des fournitures faisant l’objet de la donation ;

• la date de la donation ;

• le(s) projet(s) qui a/ont payé pour ces fournitures. 

Il peut être utile de considérer les points suivants lors de la rédaction d’une lettre de donation ou d’un certificat de donation et des conditions pertinentes :

• déclarer clairement l’usage désiré de l’équipement faisant l’objet de la donation. L’agence donatrice requiert-elle le droit de vérifier cet usage ;

• les circonstances dans lesquelles l’équipement peut être revendu ; 

• l’équipement faisant l’objet de la donation doit-il être enregistré dans l’inventaire du bénéficiaire ; 

• la donation prévoit-elle des frais de maintenance et/ou d’entretien ? Dans ce cas, quels frais sont inclus et pour combien de temps ? 

• l’agence donatrice désire-t-elle recevoir des rapports/mises à jour ou visiter le bénéficiaire pour s’assurer que l’usage de l’équipement soit conforme aux conditions de la donation? 

• si le bénéficiaire ne respecte pas les conditions requises, quelles sont les mesures que l’agence donatrice peut prendre? (Exiger le retour de l’équipement ou le paiement d’une somme convenue par les deux parties) ;

• pour combien de temps ces conditions sont-elles valables (selon la durabilité de l’équipement, la capacité de contrôle du bénéficiaire, la durée du projet, etc.). 

Les copies des certificats de donation, dûment signées, doivent être annexées à la documentation pertinente aux activités du projet et aux transactions financières.

Système de documentation 

Pour répondre aux conditions requises par les vérificateurs de comptes, SIIS doit garder la documentation pertinente à toutes les procédures d’approvisionnement.

Les bénéficiaires de SIIS doivent aussi garder toute la documentation pertinente puisque, en recevant des fonds de SIIS ou autres bailleurs de fonds institutionnels, la responsabilité de toutes les procédures d’approvisionnement leur est transférée. Ceci inclut les appels d’offres retirés ou rejetés, ou les devis.

Un bon système de documentation et de classement est primordial pour pouvoir démontrer que les fonds reçus sont gérés d’une façon responsable, notamment en maintenant les procédures en bonne et due forme et l’excellente gestion des ressources.

Pièces à documenter

La documentation doit être remplie complètement et d’une façon transparente et précise pour chaque achat et chaque donation. Les principes de bases sont :

• les classeurs doivent comprendre toute la documentation soumise par les fournisseurs, même ceux qui n’ont pas été retenus ; 

• la documentation pertinente aux activités de l’approvisionnement doit être suffisamment claire pour que n’importe qui (à part l’acheteur) puisse comprendre facilement le processus de sélection des fournisseurs et les justifications, notamment en ce qui concerne les critères de sélection, le manque de compétition résultant en un nombre insuffisant d’offres ainsi que des explications sur le système d’attribution des contrats ; 

• les preuves de toutes les décisions prises, justifications et procédures suivies doivent être gardées et signées par tous les membres du personnel ayant l’autorité appropriée. 

Classement de la documentation 

Pour faciliter le classement et assurer que la documentation de référence et de suivi est classée en bonne et due forme, des listes récapitulatives des dossiers d’approvisionnement sont fournies et les numéros de référence pertinents doivent être notés sur chaque document. Ce processus est particulièrement important pour les appels d’offres. Pour tout achat, il importe de remplir une fiche de classeurs. Le classeur des documents pertinents à la procédure d’approvisionnement contient typiquement les sections suivantes, séparées par des intercalaires pour en faciliter l’usage : 

• la demande de paiement ; 

• les noms des soumissionnaires, leurs entreprises et personnes de contact ; 

• les copies des appels d’offres ou invitations à soumettre des offres/devis ; 

• les offres initiales de tous les soumissionnaires, notamment la correspondance pertinente ; 

• le tableau de comparaison des offres, justification du choix des fournisseurs et prix soumissionnés ; 

• les explications en cas d’échec d’obtention d’au moins 3 offres, dû au manque de compétition ; 

• la copie des commandes ou contrats d’achat avec les requêtes d’inspection et de couvertures d’assurance, si nécessaire ; 

• les documents pertinents au frais de douanes (en case d’approvisionnement international) ; 

• la copie du bon de réception ; 

• la copie de la facture du fournisseur ; 

• toute la documentation pertinente au paiement ; 

• autres documents et correspondance pertinents au contrat d’achat.

Note : ces documents ne suivent pas nécessairement l’ordre indiqué ci-dessus. Le classeur est un dossier de travail qui doit être mis à jour régulièrement. 

Code minimum de bonne conduite

 Code minimum pour les fournisseurs

Dans le cadre d’une bonne pratique des procédures d’approvisionnement, SIIS requiert que les fournisseurs adhèrent à un code de bonne conduite qu’ils doivent lire, accepter et signer en bonne et due forme. Cette procédure fait partie intégrante de la mise en place de contrats d’achat avec tous les fournisseurs concernés. Ce code se décline en ces points :

• la conduite des fournisseurs ne doit, en aucun cas, violer les droits humains basiques des bénéficiaires ; 

• les fournisseurs ne doivent pas être impliqués dans : 

• la fabrication d’armes ; 

• la vente d’armes à des gouvernements qui violent systématiquement les droits humains de leurs citoyens, à des pays où existent des conflits internes armés, des tensions très importantes ainsi que des situations fragiles de paix et de sécurité, qui pourraient être mises en danger par un nouvel afflux d’armes. 

• les fournisseurs doivent, au minimum, observer en bonne et due forme les normes légales concernant la protection de l’environnement, tout en limitant au mieux l’impact de leurs activités sur l’environnement. Les détails des actions en cette matière sont la responsabilité de chaque fournisseur, mais ils doivent respecter au moins les critères suivants :

• les déchets sont réduits au maximum et les articles sont recyclés autant que possible afin de minimiser la pollution du sol, de l’air et de l’eau ;

• un usage excessif de ces matériaux d’emballage doit être évité, et il faut, autant que possible, utiliser des matériaux recyclés ;

• les activités mises en œuvre doivent assurer une bonne protection des ressources peu abondantes, notamment l’eau, la flore et la faune, ainsi que le terrain arable ;

• tous les processus de production et de livraison doivent maximiser un usage efficace d’énergie et de minimiser les émissions dangereuses.

 Valeurs et conduite professionnelles

• Les membres du personnel doivent s'assurer que leurs conduites personnelles et professionnelles atteignent toujours un niveau très élevé ; 

• Les membres du personnel œuvrent pour mettre en place des pratiques commerciales légales, équitables et éthiques; ils s’engagent à travailler uniquement pour SIIS ou ses partenaires, et non pas pour eux-mêmes ; 

• Les membres du personnel s’engagent à respecter tous les droits humains et à s’élever contre toutes discriminations, harcèlements, abus et exploitations qui enfreignent les droits d’autrui ; 

• Les membres du personnel s’engagent à respecter les lois locales du pays dans lequel ils travaillent ; 

• Les membres du personnel s’engagent, pour eux-mêmes et pour le personnel dont ils ont la charge, à respecter les normes d’hygiène et de sécurité, et à protéger les autres. 

Conflits d’intérêts et coercition 

• Les membres du personnel ne doivent en aucun cas abuser de leurs positions d’autorité au sein de SIIS ou de ses partenaires, notamment en faisant pression, en sollicitant des faveurs ou en obtenant des avantages personnels de caractère économique, professionnel, politique ou sexuel. 

• Les membres du personnel directement engagés dans les procédures d’approvisionnement ne doivent en aucun cas avoir des intérêts personnels ou familiaux, ainsi que des engagements ou relations financières avec les fournisseurs, car cela pourrait nuire à leurs facultés d’objectivité et de liberté d’opinions. Tous conflits d’intérêts doivent être déclarés et résolus de la façon suivante: soit un autre fournisseur doit être choisi, soit un autre membre du personnel doit être chargé de la procédure d’approvisionnement. Il faut aussi noter que tous les membres d’un comité d’analyse des offres doivent signer un document déclarant qu’ils n’ont aucun conflit d’intérêt envers aucun fournisseur ayant soumis une offre à la suite d’un appel d’offres ou de devis. 

• Les membres du personnel ne doivent pas forger des relations d’affaires entre SIIS/ou les partenaires et des membres de leurs familles, amis ou toutes relations commerciales privées au sein desquelles ils ont un intérêt financier qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêt. Si les membres du personnel sont conscients d’un conflit d’intérêt potentiel, ils doivent en informer immédiatement leur chef hiérarchique. 

• Si les membres du personnel désirent utiliser, à leurs propres fins, des fournisseurs aussi utilisés par SIIS/ou les partenaires, ils doivent en notifier à l’avance leur chef hiérarchique. 

• Les membres du personnel ne doivent en aucun cas accepter des bénéficiaires, partenaires ou entrepreneurs des faveurs, pots-de-vin ou toute autre forme de gain personnel. 

• Les membres du personnel ne doivent en aucun cas solliciter, demander ou accepter des cadeaux importants offerts par des fournisseurs connus ou potentiels. Le terme « cadeau » couvre tous les articles tangibles, services, faveurs, crédits ou réductions de prix qui ne sont pas offerts à d’autres, et peuvent ainsi influencer les relations d’affaires. 

• Les petites marques de reconnaissance, telles que calendriers ou stylos, dont la valeur par unité est inférieure à 5$, peuvent être offerts et reçus, mais les chefs hiérarchiques doivent en être informés. 

• Si un membre du personnel est offert une rémunération ou un cadeau, il doit en informer immédiatement son chef. Il est totalement interdit de recevoir un don d’argent d’un fournisseur, quelles qu’en soient les raisons. 

• Les fonds de SIIS/ou des partenaires ne doivent en aucun cas être utilisés pour fournir des cadeaux aux fournisseurs ou à n’importe qui d’autre. 

• Les offres de divertissements et d’hospitalités provenant de fournisseurs doivent être refusées d’une façon diplomatique mais sans équivoque. 

• Des invitations à des repas d’affaires peuvent être acceptées, tout en considérant soigneusement leurs pertinences, fréquences, choix des établissements, et occasions futures de rendre la pareille.