Procédure de l’Appel d’offres National (AON) 

Principe 

L’Appel d’Offres National (AON) est la procédure de passation des marchés publics suivant laquelle l’avis de passation de marché n’est publié que dans le pays du Bénéficiaire du Financement du Projet. Pour l’application de cette méthode de passation des marchés, des Dossier d’Appel d’Offres Nationaux peuvent être utilisés à condition qu’ils soient jugés acceptables par le PTF et qu’ils garantissent l’économie, l’efficacité, et la transparence requis dans les Directives de Passation des Marchés des organisations internationales. 

Les offres des soumissionnaires étrangers doivent être acceptées lorsqu’ils soumissionnent. 

L’annonce des marchés est limitée à la presse nationale, au Journal officiel ou à un site web libre d’accès. Le dossier d’appel d’offres peut être rédigé uniquement dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur. 

Champ d’application 

La méthode peut s’appliquer aux marchés de fournitures et de travaux d’un montant estimatif supérieur à 50.000 et inférieur à la contre-valeur de 500000 dollars US dollars (25 000 000 à moins 250 000 000 FCFA) par marché. 

Etapes de la procédure 

La procédure d'appel d'offres National se déroule en neuf (9) étapes : 

E1. L’expression des besoins ;

E2. La préparation et le lancement de l'appel d'offres ;

E3. La réception des offres ;

E4. L’évaluation des offres et l'attribution du marché ;

E5. La notification à l'attributaire et préparation du marché ; 

E6. La signature du marché ;

E7. L’enregistrement du marché ;

E8. Le suivi de l’exécution du marché ;

E9. Le classement des documents de passation de marché. 

Demande de cotation de fournisseurs ou pour les travaux (CF) 

Principe 

Une demande de cotation écrite est adressée à au moins trois entreprises ou fournisseurs régulièrement installés au Congo et en règle vis-à-vis des administrations fiscale et sociale du Congo et disposant d’une expérience d’exécution des travaux à effectuer ou des fournitures à livrer. 

La demande de cotation doit décrire les spécifications des travaux ou des fournitures ainsi que la date, le lieu et le délai d’exécution. Les dispositions des Directives pour la Passation des Marchés sont applicables. 

Les offres ne sont ouvertes par la commission d’ouverture qu’après avoir reçu au moins trois offres. En cas de réception de moins de trois offres, d’autres prestataires pourront être consultés sur la base du même dossier de consultation afin de recevoir d’autres offres complémentaires avant de procéder à l’ouverture des offres. Afin d’éviter des délais supplémentaires de passation de marchés (pouvant être dus à la réception de moins de trois offres), il est conseillé de consulter au moins cinq fournisseurs ou entreprises. 

Le Spécialiste en Passation de Marchés devra tenir à jour un répertoire de fournisseurs ou d’entreprises régulièrement installés et disposant au Congo de commerce (magasin), facilement identifiable, de vente des articles à acquérir dans le cas des fournitures. Ce répertoire doit être régulièrement mis à jour des nouveaux fournisseurs ou entrepreneurs. Le classement des fournisseurs dans une catégorie d’activité donnée sera fait et mis à jour par une commission interne. 

Le marché sera attribué au soumissionnaire le moins disant qui répond aux exigences de qualités et de spécifications techniques communiquées aux soumissionnaires dans la lettre de demande de cotation. Il est indispensable que les fournisseurs ou entrepreneurs à consulter fournissent, sur une base semestrielle, leur attestation fiscale et celle de l’organisme de sécurité sociale (à jour de tous payements) ainsi que les justificatifs de l’existence de leur commerce et du déroulement de leur activité. 

La liste restreinte sera établie par le SPM qui le soumettra à l’avis du Secrétaire Général qui pourra la modifier. 

Champ d’application : 

La méthode peut s’appliquer aux marchés de fournitures et de travaux d’un montant estimatif supérieur à 20 000 et inférieur à la contre-valeur de 50 000 dollars US dollars (10 000 000 à moins 25 000 000 FCFA) par marché. 

Principales étapes 

La procédure de consultation se déroule en neuf (9) étapes :

E1. L’expression des besoins ;

E2. La Préparation de la demande d’offre ou de prix (demande de cotation) et lancement de la consultation ;

E3. La réception des offres ;

E4. L'évaluation des offres et proposition d'attribution du marché ;

E5. La notification à l'attributaire ;

E6. L’élaboration et signature du contrat ;

E7. L’enregistrement du marché ;

E8. Le suivi de l’exécution du marché ;

E9. Le classement des documents de passation de marché. 

Description de la Procédure 

Intervenants ou service en charge

Description des taches

Documents et interfaces

Demandeur (ou bénéficiaire)

Expression et approbation des besoins 

Exprime ses besoins à travers un dossier de demande d’achat comportant la liste des besoins, les quantités, le coût estimatif et si possible les spécifications techniques souhaitées ; 

Adresse les besoins au SG. 

Demande d’achat 

Le secrétaire Général 

• Reçoit et examine les besoins exprimés par le bénéficiaire ; 

• Donne son avis ; 

• Transmet le dossier au SPM pour préparation de la demande de cotation ou retourne le dossier au demandeur en cas de rejet de la demande. 

Demande d’achat 

Spécialiste en Passation des Marchés 

Préparation de la demande de prix et lancement de la consultation 

• S’assure que le marché est prévu au plan de passation de marchés ; 

• Identifie et établit en collaboration avec le demandeur la liste restreinte des prestataires (fournisseurs ou entreprises) à consulter ; la liste doit comporter au moins trois fournisseurs qualifiés ayant leurs cartes d’opérateur économique à jour ;

• Elabore le projet de dossier de demande de cotation (demande de prix) comprenant entre autres une lettre d’invitation dûment datée rédigée suivant un modèle approuvé par la Banque (avec précision de la date limite de dépôt des 

Dossier de demande de cotation + liste des prestataires 

• offres, du délai de livraison/exécution, des modalités de paiement, des critères d’évaluation et d’attribution), et les annexes comportant le cadre du devis 

Le Secrétaire Général 

• quantitatif et estimatif, les spécifications et plans, et le modèle de contrat ou de lettre de commande ; 

Dossier de demande de cotation + liste des prestataires 

• Soumet le dossier et la liste restreinte des prestataires à l’approbation du SG. 

Offres des soumissionnaires 

L’Assistante de direction 

Réception des offres 

• Reçoit les offres ; 

• Enregistre les offres (inscription de la date, de l’heure et du numéro d’ordre) ; 

• Transmet les offres au SG. 

Offres des soumissionnaires 

Le Secrétaire Général 

Convoque les membres de la Commission d’ouverture des offres pour l’ouverture des plis. 

La Commission d’ouverture 

• Procède à l’ouverture des offres ; 

• Établit le Procès-Verbal de la séance d’ouverture ; 

• Conserve les originaux des offres ; 

• Transmet les autres offres à la commission d’évaluation.

PV d’ouverture 

La Sous-commission d’évaluation des offres 

Évaluation des offres et proposition d'attribution du marché 

• Vérifie l’exhaustivité et la conformité des offres aux spécifications du dossier de demande de cotation ; 

• Procède à l’évaluation des offres ; 

• Établit un rapport d’évaluation détaillé avec indications précises, les éléments sur lesquels se fonde la recommandation d’attribution du marché ou de rejet d’une offre ; 

• Soumet le rapport d’évaluation des offres à la sous-commission d’approbation. 

Offres des soumissionnaires 

Rapport sur l’évaluation des offres 

La sous-commission d’approbation.

• Examine le rapport d’évaluation des offres ; 

• Approuve le rapport et ou transmet ses observations à la sous-commission d’évaluation pour nécessaire à faire ; 

• Transmet le rapport approuvé au SG

Rapport sur l’évaluation des offres 

Le Secrétaire Général 

• En cas d’approbation, soumet le rapport à l’approbation de l’Organe de contrôle désigné et reçois l’avis ; 

• Si requis, soumet le rapport à l’avis de la Banque après l’avis de l’Organe de contrôle (si avis requis) ;

• Transmet le rapport approuvé au SPM pour préparation de la lettre de notification.

En cas d’observation nécessitant la modification du rapport, les observations devront être transmises à la Commission d’évaluation pour nécessaire à faire. 

Rapport sur l’évaluation des offres 

Le Spécialiste en Passation de Marchés 

La notification à l'attributaire 

Prépare la lettre de notification et d’invitation à la signature du contrat qu’il soumet à la signature du SG. 

Lettre de notification 

Le Secrétaire Général  

• Signe la lettre de notification de l’attribution et d’invitation à la signature du marché (Lettre de Commande ou Bon de Commande) ;

• Fait notifier la lettre du marché à l’attributaire. 

PV d’ouverture des offres 

Liste de présence ;

Le Spécialiste en Passation de Marchés 

Élaboration et signature du marché 

• Élabore le projet de contrat ;

• Fait viser le projet de marché par le SG ;

• Soumet le projet de marché à la signature de l’Attributaire;

• Transmet le projet de marché signé par l’attributaire à l’approbation et la signature du SG. 

Projet de marché 

Le Secrétaire Général 

• Approuve et signe le projet de marché ;

• Fait signer le contrat par le SPM, par tous les éventuels autres signataires autorisés dans le Code des Marchés Publics ;

• Fait transmettre le marché dûment signé à l’attributaire du marché pour enregistrement ou non. 

Marché dûment signé 

3. Enregistrement du marché (si requis) ; 

4. Suivi de l’exécution du marché ;

5. Classement des documents de passation de marchés.

Les trois dernières étapes ci-dessus seront identiques à celles de l’Appel d’Offres International. 

Procédure de la Sélection Directe 

Objectif et principes

Le but est de choisir les fournisseurs de matériel ou de service dont le coût est au maximum de moins de  20 000 $ US (10 000 000 FCFA) en tenant compte du meilleur rapport qualité/coût et en évitant la recherche d’intérêts individuels.

Les principes sont les suivants :

• un fournisseur est choisi sur la base de sa facture pro forma selon les critères (prix unitaire) du devis initial et des autres avantages (maintenance, installation) ; 

• un produit est choisi sur la base de son prix unitaire et de sa qualité ; 

• le choix est fait par la commission, c'est-à-dire à plusieurs ; 

• le choix est argumenté : on choisit pour une bonne raison. 

Ordre du jour de la première réunion de la commission 

• vérifier le montant sur le compte bancaire ; 

• présenter et adopter le plan de financement ; 

• faire la liste des équipements à acheter ou des travaux à réaliser ; 

• répartir les tâches pour collecter les pros forma ou devis ; 

• fixer la date de la seconde réunion. 

Ordre du jour de la seconde réunion

• vérifier les pros forma collectées ; 

• choisir le fournisseur pour chaque achat en comparant les pros forma ou les devis ou le cas échéant les prix unitaires ou par lot des biens proposés selon la méthode des écarts (on calcule l’écart de chaque offre avec le moins disant ou avec le montant du devis initial. 

Sont réputées ex aequo les offres ou biens dont l’écart est inférieur à 2%. 

L’écart se calcul de la manière suivante :

• A = montant de l’offre ;

• M = montant de l’offre le moins disant ou du devis initial ;

• E = (A-M) / M.

L’offre le moins disant est l’offre n° 3. L’écart de l’offre n° 1 est inférieur à 2%. C’est pourquoi les deux offres 1 et 3 sont considérées comme ex aequo. Dans ce cas, on sélectionnera, parmi ces deux offres, celle qui a le meilleur classement technique. Deux cas sont possibles :

• il n’y a pas des offres ex æquo, l’entreprise sélectionnée est celle dont le montant de l’offre est le plus fiable.

• il y a des offres ex-aequo : 

• on ne garde que les offres ex aequo ;

• l’entreprise sélectionnée est celle qui a le meilleur classement technique.

• répartir les financements ente le SIIS et le comité ; 

• remplir le tableau de ‘’situation d’achat ; 

• faire la lettre de demande de décaissement des fonds au SIIS ; 

• fixer la date de la prochaine commission d’achat (si nécessaire). 

 Faire les achats

• passer les commandes ; 

• réception les biens ou établir la situation d’avancement ;

• payer les fournisseurs en utilisant les chèques du SIIS ; 

• enregistrer les dépenses dans le cahier de caisse, classer les factures dans un classeur spécial. 

 Prolongation ou renouvellement de contrats d’achat 

Si nécessaire, les contrats ou commandes d’achat peuvent être prolongés ou renouvelés avec le même entrepreneur/fournisseur. Par exemple, un contrat peut être prolongé pour pouvoir y ajouter des services, travaux, articles/vivres qui n’étaient pas compris dans le contrat original. La prolongation ou renouvellement d’un contrat ou commande d’achat peut être faite selon les conditions suivantes :

• la valeur totale des services, travaux, articles/vivres supplémentaires n’excède pas 50% de la valeur du contrat original. 

• les conditions du contrat original et le statut du fournisseur n’ont pas changé d’une façon importante ; 

• le contrat original a été conclu selon la procédure d’approvisionnement pertinente à la commande d’achat originale ; 

• la période entre la passation du premier contrat et son renouvellement ne dépasse pas une année; 

• le contrat n’a pas été renouvelé plus que deux fois. 

Marchés des consultants 

Règles générales de Passation des marchés de services de consultants 

Les contrats de services de consultants sont attribués conformément aux dispositions des Directives internationales : « Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs », révisées en octobre 2016. 

Un plan de passation des marchés, assorti du montant estimatif de chaque contrat, des méthodes de sélection applicables et du chronogramme des différentes étapes est communiqué au Partenaire Technique et Financier (PTF) ou au Conseil d’Administration (CA) de l’ONG SIIS, pour examen et approbation, avant toute publication de demande de proposition. Ce calendrier est mis à jour chaque année et chaque fois que nécessaire, durant l’exécution du Programme, et chacune de ces mises à jour est soumise à un nouvel examen et approbation. 

La sélection de tous les Consultants sera effectuée conformément au plan de passation des marchés (tel que mis à jour périodiquement) approuvé. Les différentes méthodes de passation de marchés applicables sont : 

• Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ; 

• Sélection au moindre Coût (SMC) ; 

• Sélection basée sur les Qualifications des consultants (QC) ; 

• Sélection de Consultants Individuels ; 

• Sélection par Entente Directe (SED). 

Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) 

Principe 

La méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) consiste à mettre en concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte établie suite à une demande de manifestation d’intérêt, et à prendre en compte dans le choix du consultant la qualité de la proposition technique et le coût des services. Une pondération est effectuée entre la note de la proposition technique et celle de la proposition financière ; le marché est attribué au consultant qui aura obtenu la note pondérée la plus élevée. 

Pour tous les contrats de services de consultants au seuil, l’avis de non objection du PTF/CA est requis sur la liste restreinte, la demande de proposition, le rapport d’évaluation des propositions techniques et le projet de contrat et le PV de négociation. Quant au rapport d’évaluation des propositions financières, il est envoyé à PTF/CA pour information dès qu’il est élaboré. 

• Si l’avis du PTF/CA est requis sur le processus, l’ouverture des propositions financières ne peut se faire qu’après la réception de l’avis de non objection du PTF/CA sur le rapport d’évaluation des propositions techniques. 

• Les Termes e Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis du PTF/CA. Les Termes de référence sont élaborés par le demandeur avec l’appui du gestionnaire des programmes et transmis au secrétaire général par le manager technique. 

La liste restreinte doit comprendre 6 consultants et peut être entièrement composée de firmes locales. 

Champ d’application : La méthode s’applique pour la sélection des firmes (Bureau d’études, cabinets) pour des missions de service de consultants (à caractère intellectuel). 

Principales étapes 

La procédure se déroule en seize (16) étapes : 

E1.  Rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts et établissement du budget ;

E2.  La Demande de manifestation d’intérêt ; 

E3.  Réception des manifestations d’intérêt et établissement de la liste restreinte ; 

E4.  La préparation et le lancement de la demande de proposition ;

E5.  La réception et ouverture des propositions ; 

E6.  L’évaluation des offres techniques ;

E7.  L’approbation du rapport d’évaluation des offres techniques ;

E8.  L’ouverture publique et évaluation des offres financières ;

E9.  L’approbation du rapport d’évaluation financière ;

E10.  La négociation et l’élaboration du projet de contrat ;

E11.  L’approbation du rapport d’évaluation des offres financières et du projet de contrat ;

E12.  Publication de l’attribution du contrat ; E13.  La signature du contrat ;

E14.  L’enregistrement du contrat ; E15.  Le suivi de l’exécution du contrat ;

E16.  Le classement des documents de passation de marché).

Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) 

Principe 

La méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) consiste à mettre en concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte établie suite à une demande de manifestation d’intérêt, et à prendre en compte dans le choix du consultant la qualité de la proposition technique et le coût des services. Une pondération est effectuée entre la note de la proposition technique et celle de la proposition financière ; le marché est attribué au consultant qui aura obtenu la note pondérée la plus élevée. 

Pour tous les contrats de services de consultants dont le coût estimatif est au seuil à priori, l’avis de non objection du PTF/CA est requis sur la liste restreinte, la demande de proposition, le rapport d’évaluation des propositions techniques et le projet de contrat et le PV de négociation ; quant au rapport d’évaluation des propositions financières, il est envoyé au PTF/CA pour information dès qu’il est élaboré. 

Si l’avis du PTF/CA est requis sur le processus, l’ouverture des propositions financières ne peut se faire qu’après la réception de l’avis de non objection du PTF/CA sur le rapport d’évaluation des propositions techniques. 

Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis du PTF/CA. Les termes de référence sont élaborés par le demandeur avec l’appui du gestionnaire des programmes et transmis au secrétaire général par le manager technique. 

Champ d’application : 

La méthode s’applique pour la sélection des firmes (Bureau d’études, cabinets) pour des missions de service de consultants (à caractère intellectuel). 

Description de la Procédure 

Les étapes sont identiques à celles de la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) à l’exception du fait qu’après l’ouverture des offres financières des consultants ayant obtenu la note de qualification technique minimum spécifiée dans la Demande de Proposition, le marché est attribué au consultant dont le montant de l’offre financière est le plus bas. 

L’avis du PTF/CA est cependant requis pour les trois premiers marchés et tout marché et pour tout marché qui sera identifié sur le plan de Passation de Marchés pour la revue préalable. 

Sélection fondée sur les qualifications des Consultants (QC) 

Principe 

La méthode de QC consiste à établir les Termes de référence et à inviter, par publication d’une demande de manifestation d’intérêts, les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission (missions similaires). Sur cette base, un classement sera établi et le choix sera porté sur le Consultant ayant les qualifications et références les plus adéquates pour la mission. Le Consultant retenu doit ensuite être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le contrat. 

L’offre financière (les prix unitaires et le temps d’intervention des experts) devra faire l’objet de négociation. On veillera à ce que les prix unitaires proposés par le consultant ne soient pas supérieurs à ceux généralement proposés par ce dernier en cas de concurrence ; une attention devra également être accordée aux temps d’intervention des différents experts. Ces temps devront être raisonnables et en adéquation avec la mission, notamment avec les TDR. Il est recommandé que le contrat soit négocié sur la base de jours ouvrés. 

Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis du PTF/CA. 

Champ d’application : 

La méthode de sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) s’applique pour la sélection de consultants (Bureau d’études, cabinets) pour des missions d’un coût estimatif faible et pour lesquelles il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes détaillées. Dans le cadre du Projet, la méthode sera applicable pour des missions d’études et de recherches nécessitant une grande expertise. 

Principales étapes 

La procédure d'appel d'offres international se déroule en dix (10) étapes suivantes : 

E1.  La rédaction des termes de référence et l’estimation des coûts 

E2.  La Demande de manifestation d’intérêt 

E3.  La Réception des manifestations d’intérêt, l'évaluation des expériences et des compétences des consultants 

E4.  La demande de propositions technique et financière au consultant classé premier 

E5.  La négociation des propositions et du contrat 

E6.  La signature du contrat 

E7.  Publication de l’attribution du contrat 

E8.  L’enregistrement du contrat 

E9.  Le suivi de l’exécution du contrat 

E10.  Le classement des documents de passation de marché. 

Sélection par entente directe (gré à gré) 

Principe 

La Sélection par Entente Directe (SED) consiste à s’adresser et retenir directement un consultant et à passer le marché sans recours à un appel à la concurrence. L’utilisation de cette méthode pourra être envisagée dans des conditions particulières lorsqu’elle présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence. 

Champ d’application : 

La méthode SED s’applique : 

a)  Pour les missions qui sont le prolongement naturel d’activités menées par le Consultant ; 

b)  Dans les cas d’urgence, comme dans le cadre d’une intervention faisant suite à une catastrophe ou pour des services de consultants pendant la période qui suit immédiatement une urgence ; 

c)  Pour les marchés d’un montant très faible ; 

d)  Lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications voulues ou présente une expérience d’un intérêt exceptionnel pour la mission considérée. 

L’avis préalable PTF/CA est requis pour tous les contrats à passer suivant la méthode de Sélection par Entente Directe. 

Principales étapes 

La procédure de sélection par entente directe se déroule en huit (8) étapes : 

E1. La Rédaction des termes de référence et justificatifs du recours à la méthode de Sélection par Entente Directe - identification du consultant ; 

E2. Demande d’avis de non objection pour l’utilisation de la méthode ;

E3. Demande de proposition technique et Négociation du contrat ;

E4. Demande d’avis de non objection de l’Organe de Contrôle et du PTF/CA sur le projet de contrat ;

E5. La signature du marché ;

E6. L’enregistrement du marché ;

E7. Le suivi de l’exécution du marché ;

E8. Le classement des documents de passation de marchés. 

Sélection de Consultants Individuels (SCI)

Principe 

Les consultants individuels sont choisis en fonction de leur qualification eu égard à la nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire et les consultants n’ont pas à soumettre de propositions. Ils sont sélectionnés par comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement par le Projet. Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minima pertinentes requises ; le consultant qui sera retenu sera celui le mieux qualifié, expérimenté et capable de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique). 

La méthode consistera à comparer un minimum de trois (3) Curriculums vitae (CV) et demander au meilleur candidat une proposition financière et une proposition technique sur la base des Termes De Référence (TDR) qui lui sont transmis. Les propositions feront l’objet de négociations qui porteront sur les coûts unitaires qui devraient être conformes à ceux généralement appliqués pour des missions similaires. 

Champ d’application : 

La méthode s’applique dans le cas des missions pour lesquelles : 

• le travail en équipe n’est pas nécessaire ; 

• aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ; et 

• l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur. 

Si les experts sont trop nombreux et qu’il risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs activités ou de définir leur responsabilité collective, il sera préférable d’avoir recours à un bureau de consultants. 

L’examen préalable PTF/CA est requis pour les trois premiers contrats et également sur ceux dont le coût estimatif est supérieur ou égal à l’équivalent de 50 000$ US (25 000 000 FCFA). Les avis porteront sur le rapport de comparaison des CV (qualifications et de l’expérience des candidats), les TDR et les conditions d’emploi des consultants. 

Principales étapes 

La procédure de sélection par entente directe se déroule en onze étapes : 

E1.  La rédaction des termes de référence et l’identification des consultants possédant les qualifications minimales pertinentes requises E2.  Demande de non objection de la Banque Mondiale sur les TDR 

E3.  La Demande de manifestations d’intérêt 

E4.  La réception des manifestations d’intérêt (curriculums vitae) des consultants et l'évaluation de leurs expériences et qualifications 

E5.  La demande de proposition financière au Consultant classé premier 

E6.  La négociation des propositions et du contrat 

E7.  La signature du contrat 

E8.  La Publication de l’attribution du contrat 

E9.  L’enregistrement du contrat 

E10.  Le suivi de l’exécution du contrat 

E11.  Le classement des documents de passation de marché.

Examen (revues), audit et supervision des procédures de passation de marches 

Les marchés passés sur le projet seront soumis à divers types d’examen : 

• l'examen préalable (avis de non objection) du Partenaire Technique et Financier (PTF) ou du Conseil d’Administration (CA) qui seront effectués en fonction des seuils d’examen retenus dans l’Accord de Financement, et pour aussi les deux premiers marchés de chaque méthode de passation de marchés ou de sélection de consultants ; 

• l’examen a postériori du PTF/CA sur les marchés non soumis à son avis de non objection. Il sera procédé à au moins une revue a posteriori par an qui sera effectué sur un échantillonnage représentant au 20% des marchés passés ; 

• l’audit indépendant du PTF/CA qui pourra être effectué par un Consultant indépendant sélectionné par le PTF/CA. 

• les revues préalables (approbation) et les audits effectués par des organes de contrôle désignés dans le Code des Marchés Publics en vigueur. 

Tout autre audit autorisé par l’Administration. Les rapports d’audit du PTF/CA seront communiqués au Gouvernement selon les cas. Des missions de supervision seront organisées par le PTF/CA deux fois par an.

Réception des marchés 

 Objet et principes de procédure 

Réceptionner toute livraison de fournitures, travaux ou de services acquis par le Projet. Les livraisons sont réceptionnées par une Commission de réception dont la composition est fonction de l’ampleur du marché à réceptionner. Pour les marchés passés conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics, la Commission de réception devra être constituée conformément aux dispositions du Code en vigueur. 

Toute réception du Bien devra donner lieu à la rédaction d'un procès-verbal de réception signé par tous les membres de la Commission. Le procès-verbal de réception est préparé par le SPM ou toute autre personne désignée. Pour être acceptées, dans le cas des fournitures et travaux, les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement au contenu du bordereau des quantités et des spécifications techniques du marché, d’où une vérification des quantités livrées et du bon état physique et de fonctionnement des fournitures ou des ouvrages. L’attributaire du marché devra être invité par écrit à la réception. 

Si la quantité livrée n'est pas égale à la quantité commandée, La commission le notifie à l’attributaire du marché dans le PV de réception que ce dernier devra signer, en cas d’absence du fournisseur, le PV lui sera transmis, par courrier, par le secrétaire général. Il peut être accepté ou non, la réception de la livraison partielle après avis des bénéficiaires. Pour les Services de consultants, les différents rapports soumis devront être validés par les services techniques du domaine concerné. Les éventuels commentaires seront transmis par écrit au consultant par l’intermédiaire du secrétaire général. 

Champ d’application 

La procédure s'applique pour la réception de tous les marchés. 

Principales étapes de la procédure 

La procédure peut se dérouler suivant les cinq (5) étapes ci-après : 

E1.  Préparation de la réception ;

E2.  Convocation de la commission de réception ;

E3.  Invitation de l’attributaire du marché ;

E4.  Examen et vérification de la recevabilité des fournitures, des travaux ou des rapports ;

E5.  Préparation et signature du procès-verbal de réception. 

Rapport sur la passation des marchés 

Le Chef Service Passation de Marchés préparera à la fin de chaque trimestre un rapport sur la passation des marchés qui sera transmis au PTF/CA au plus tard à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Le format et le contenu du Rapport sur la Passation des Marchés seront les suivants : 

• Etat (niveau) de mise en œuvre du plan de passation de marchés ;

• Etat d’avancement des marchés en cours d’exécution ;

• Modification/avenant aux contrats. Indiquer brièvement les modifications apportées et les justificatifs ; 

• Nouveaux marchés signés depuis le précédent rapport ;

Matrice de synthèse du marché

Désignation

Montant

Méthode de PM

Attributaire

Date de signature

Délais d’exécution

• Plaintes et litiges en cours. Recenser ici les éventuelles plaintes reçues ainsi que les litiges en cours ;

• Difficultés affectant la passation des marchés. Relater les difficultés rencontrées et les mesures correctives envisagée ;

• Point sur l’état de mise en œuvre des recommandations des audits et/ou revues a posteriori. 

Annexe : Joindre le plan de passation de marchés actualisé avec les dates d’exécution des différentes étapes, les montants des marchés et le nom de l’attributaire. 

 Classement des documents de passation de marchés 

 Objet et méthode de classement 

Il s’agit de classer tous les documents de passation de marchés suivant le système de classement développé par le PTF. Un carton d’archivage ou une chemise à sangle sera utilisé pour chaque marché. À l’intérieur, les chemises ou sous chemises seront utilisées pour les principales étapes du processus. Les cartons et chemises à sangle seront marqués à l’extérieur du nom et de la référence du marché/contrat. Les marchés seront classés par ordre chronologique. Le SPM sera responsable du classement et de l’archivage des documents de passation de marchés. 

 Documents à classer 

Le classement concerne tous les documents relatifs au processus de la passation des marchés. Les documents à classer sont entre autres : 

• l'avis publiés (copie du journal ou de la revue faisant ressortir la date de publication) ; 

• les manifestations d’intérêt ;

• le PV d’établissement des listes restreintes ; 

• les lettres d’invitation ou de demande de cotation ;

• les dossiers de mise en concurrence (DAO ou Demande de Proposition) ;

• l’avis de non objection ; 

• les offres ou propositions des soumissionnaires ;

• les rapports d’évaluation ;

• les lettres de notification (d’attribution ou de contrat) ; 

• les contrats et les bons de commande ; 

• le bordereau de livraison (BL) ; 

• les procès-verbaux de réception ou attestation de service fait ; 

• les rapports de mission de consultants ;

• les factures payées et enregistrées ; 

• les preuves de paiement (copie de l’ordre de virement ou du chèque ou récépissé (ou décharge) du bénéficiaire du paiement) ; 

• les preuves de publication des attributions de marchés, Etc.

Le processus de passation de marchés fiable fournir des informations sur la gestion matérielle en partie, dans ce sens qu’il met à la disposition des parties des informations sur les entrées.