Préparation de l’ordre de mission 

En collaboration avec l’assistante de direction l’agent prépare l’ordre de mission sur la base des termes de références (TDR) validé par le gestionnaire des programmes ou d’un manager. L’ordre de mission doit comprendre un numéro, le nom, prénoms de membres de l’équipe avec précision sur le chef de mission, le lieu de la mission, les dates de départ et de retour, le motif, le moyen de transport (l’immatriculation et le nom du véhicule, le nom et prénoms du chauffeur). L’ODM, transmet l’ordre de mission au MAF qui vérifie et met son paraphe sur l’ordre de mission. L'ordre de mission paraphé est ensuite transmis au secrétaire général ou à un délégué pour les localités ou au conseil d’administration pour signature. L’ordre de mission signé est transmis au MAF pour calcul et paiement des frais de missions.

Calcul et paiement de l’avance de 80% sur frais de mission 

Sur instruction du MAF, la gestionnaire :

• calcule les frais de mission ;

• ou prépare et fait signer le chèque pour le paiement d’une avance sur frais de mission d’un montant équivalent à quatre-vingt pour cent (80%) des frais ;

• paie l’avance sur frais de mission aux agents partant en mission après émargement de la fiche de paie de per diem ;

• remet l'original de l'ordre de mission au chef de mission ou à l’agent qui va en mission.

Enregistrement du rapport de mission

• Au plus tard 72 heures après le retour d’une mission, le chef de mission établit un rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission visé par les services visités durant la mission ;

• Enregistre le rapport de mission + l’ordre de mission ;

• Transmet les documents au responsable hiérarchique ;

• Le responsable hiérarchique vérifie que la mission a été effectuée conformément aux TDR et met son visa sur le rapport de mission établi par l’équipe qui ressort de la mission ;

• Transmet le dossier au MAF pour le calcul et le paiement du solde dû sur frais de mission.  

Calcul et paiement du solde dû sur frais de mission

Le MAF, au vu du rapport de mission validé, ou la gestionnaire : 

• calcule le solde dû sur les frais de mission ;

• prépare le chèque pour le paiement du solde sur frais de mission ;

• fait signer le chèque par les personnes autorisées ;

• paie le solde dû sur frais de mission aux agents après émargement de la fiche de paiement du solde de per diem ;

• enregistre le paiement dans le brouillard de banque, classe les pièces (original fiche de per diem + originale de l'ordre de mission signé par les services visités). 

Les primes de mission sont dues pour une nuitée passée en dehors de son lieu habituel de travail. Elles couvrent les frais de nutrition, d’hébergement, de communication et de transport dans la localité. Ces primes seront négociées avec les partenaires lors des propositions et de validation des budgets. Les paiements des primes de mission aux agents sont prévus selon la grille ci-dessus. Les versements de primes de mission se font en deux parts :  80% au départ et 20% à la remise du rapport, si le montant total est au-delà de 99 000 FCFA. 

Pénalités

Les managers veillent à la production des rapports périodiques aussi des rapports de mission, de formation.... 

Les rapports doivent être produits dans les délais fixés :

• les rapports périodiques contractuels sont indiqués dans le contrat de subvention ; 

• les rapports de fonctionnement des services sont mensuels et sont produits au plus tard le 2è jour ouvrable du mois suivant ; 

• les rapports de mission, de formation sont produits au plus tard trois (3) jours après la fin de l’activité ; 

• les rapports d’études, d’audit, d’évaluation... sont produits selon le délai fixé dans les termes de références (TDR) ; 

• Le retard constaté expose leurs auteurs aux pénalités ci-dessous, par jour et de façon cumulative : 

• 2 à 5 jours après la date limite : 1,5% ;

• 6 à 10 jours : 1,75%

• Au-delà de 10 jours : 2,5%

La base de calcul est le salaire brut et sont imputées sur le salaire le mois suivant comme avance de salaire. 

Pour les rapports de mission et autres documents (pièces justificatives...) :

• Avant 5 jours : 2% 

• 5 jours après : 4%.

La base de calcul est le montant de la pièce et ses pénalités sont défalquées sur le salaire comme avance de salaire. Aux cas où un membre, un agent ou une autre entité porte atteinte à la crédibilité et à l’image de l’ONG à travers les actes notoires de fraude, de corruption, de collusion, de coercition, autres actes similaires et de violation flagrantes de l’éthique et de ses engagements, nonobstant toutes dispositions juridiques et contractuelles, SIIS exige de ces auteurs des pénalités, à titre de réparation des dommages causées, d’une somme allant de 250.000 à 5 millions de Francs FCA. Cette somme sera retirée à la source.