Samenwerking vergt tijd en middelen, kies dus bewust

Samenwerken is in de eerste plaats werken. Je kan dus beter niet te snel en te lichtzinnig in samenwerkingsverbanden stappen. Het is ook niet de makkelijkste optie: het vergt tijd, personeel, middelen en energie, die niet aan andere zaken kunnen worden gespendeerd. Weeg samenwerking dus altijd goed af.

Je missie, visie en strategie vormen daarbij je kompas. Het effect dat je wil nastreven, is cruciaal. We verwijzen hiervoor naar de eerder aangehaalde samenwerkingsstrategie.

Zoals al aangegeven, moet bij samenwerking worden gezocht naar en overlegd over de gezamenlijke ambitie die het samenwerkingsverband as such wil realiseren. Niet alle partnerschappen die vandaag worden opgestart, kunnen weliswaar vanuit die zoektocht naar gezamenlijke ambitie vertrekken (soms opgelegd, verplicht ...). Het is vooral van belang dat je je bewust bent van het soort samenwerking waarin je stapt en de gevolgen die dat heeft voor (de autonomie en het engagement van) de eigen organisatie.

Kaats & Opheij [1] ontwikkelden een fasen-model rond samenwerking (zie hieronder). Ze zien vijf fasen in een samenwerking: verkennen, delen, overeenkomen, vormgeven en uitvoeren en vernieuwen. Het model laat je vooral nadenken over de stappen die je kan zetten bij de opbouw van een samenwerking. Twee bewegingen volgen elkaar daarbij cyclisch op: verdieping en vooruitgang. Bij vooruitgang wil je snel tot resultaten komen, bij verdieping neem je de tijd om elkaar beter te leren kennen. Beide elementen zijn noodzakelijk, maar de mate waarin een cyclus de bovenhand krijgt, bepaalt mee de uitkomst en de sterkte van de samenwerking. Verdieping focust op de fundamenten, vooruitgang op de resultaten. Beide zijn belangrijk.

Ieder samenwerkingsproces doorloopt een aantal fasen. Die zijn soms grillig en niet geheel controleerbaar. Toch is er een rode draad zichtbaar. Het fasen-model van Kaats & Opheij [2] licht het ontwikkelingsproces van een samenwerkingsverband toe. Door zijn eenvoud is het model geen goede weergave van de realiteit: die is weerbarstig en niet noodzakelijk lineair. Tegelijk biedt de eenvoud ook kracht en inspiratie. Belangrijk daarbij is dus het evenwicht tussen verdieping en vooruitgang. Evenzeer willen we ook hier het belang van een uitgewerkte visie, missie en waarden (rond samenwerking) benadrukken.

• Verkennen: Waar gaat de samenwerking over en wie doet mee? Waarom willen we met elkaar samenwerken? In deze fase probeer je inzicht te krijgen in de belangen van de partijen en een gemeenschappelijk beeld van de samenwerking te ontwikkelen. Het resultaat is vaak een gedragen startnota tot samenwerking.

• Delen: De gezamenlijke ambitie en doelstellingen vinden. Je zoekt naar transparantie en duidelijkheid over de belangen, het mandaat en de relatie met de achterban, met als resultaat een intentieverklaring.

• Overeenkomen: Deze fase draait om de concrete invulling en uitwerking van de samenwerking. Wie investeert wat en hoe deel je welke meerwaarde? Afspraken maken over de koers en richting. Het resultaat is een concrete afsprakennota met een overeenkomst tot samenwerking.

• Vormgeven: Realisatie van het uitgewerkte plan. Wees zeker alert voor mogelijke nieuwe opportuniteiten. Vorm en inhoud van de samenwerkingsacties worden vastgelegd. Dat moet leiden tot een aantal concrete projectfiches van de acties.

• Uitvoeren en vernieuwen: Start van de samenwerking. De resultaten van de samenwerking worden zichtbaar. Er is aandacht voor functioneren, evalueren en vernieuwen. Belangrijk daarbij zijn de realisaties op het terrein en een goede rapportage.

Meer info in Kaats, E. A. P., & Opheij, W. (2012). Leren samenwerken tussen organisaties: allianties, netwerken, ketens, partnerships. Deventer: Kluwer. (p. 308 e.v.) en op de website van Pronet.

Het is vooral belangrijk om bij een (nieuwe) samenwerking regelmatig te bekijken of geen stappen zijn overgeslagen. Door bewust de verschillende fasen te doorlopen (met de nodige aandacht voor verdieping én vooruitgang), zal het samenwerkingsverband veel steviger in elkaar steken en ook een robuustere start kunnen nemen.

Samenwerking, versie 2.0

Uitdagingen zijn vandaag veel onvoorspelbaarder, onzekerder, complexer en vager geworden (verzameld in VUCA). Dat maakt dat ook samenwerkingsverbanden veel uitdagender en onvoorspelbaarder worden. Vroeger kon samenwerking vanuit een aanbodgedreven ambitie worden geïnitieerd (Worden de organisaties er samen beter van?). Nu is dat veel moeilijker en moet vooral vanuit de vraag van de doelgroep naar samenwerking worden gekeken (Hoe bedienen we de ondersteuningsnoden van onze doelgroep beter door samen te werken?).

We hebben al meermaals gesproken over de organisatienetwerken die een nieuwe dimensie toevoegen aan het samenwerkingslandschap: samenwerking die haar meerwaarde in het samenwerkingsverband zelf realiseert. Duurzame samenwerkingsverbanden hebben een langetermijnmissie, waarbij de partners duidelijk weten dat ze bij de start veel zullen moeten investeren en dat de resultaten misschien minder duidelijk en minder snel naar boven zullen komen. Veel meer dan vroeger moet van vertrouwen, betrokkenheid, transparantie worden uitgegaan.

Organisaties die zich engageren, moeten meer dan vroeger bereid zijn om all the way te gaan en zich langdurig te verbinden. Ook dat maakt dat de voorbereiding van de samenwerking de nodige tijd en ruimte moet krijgen.

De eigen identiteit en de missie, visie en waarden van de organisatie vormen daarbij het vertrekpunt. Niet alleen de doelstellingen bepalen maar ook elkaars identiteit exploreren wordt belangrijker (en zeker als het over organisatienetwerken gaat). Elke organisatie zal voor zichzelf de balans moeten opmaken: vindt ze zich ook in de waarden, missie en visie van de andere organisaties? Naarmate de samenwerking op de kernopdrachten van de eigen organisatie ingrijpt, zal identiteit meer op het voorplan komen. Welzijn is namelijk niet waardevrij. Het is dan ook belangrijk dat de organisaties hun identiteit expliciteren tegenover elkaar, erover in dialoog gaan, gemeenschappelijke kenmerken én verschillen duidelijk benoemen en maximale afstemming nastreven. Ook die elementen kunnen worden meegenomen in een afsprakennota.

Zoals al aangegeven, moet de organisatie zich ook bewust zijn van de keuze van de personen die ze afvaardigt in het samenwerkingsverband. Samenwerken vergt een aantal competenties die niet alle medewerkers (evenveel) hebben. Het is ook belangrijk om medewerkers te begeleiden en ondersteunen in het proces. Samenwerking vergt andere vaardigheden van mensen. Vertrouwen en toegankelijkheid zijn sleutelwoorden in de hedendaagse samenwerkingsverbanden. Expertise en kennis komen pas daarna.

Voor extra informatie, toelichtingen van methodieken en werkinstrumenten, praktijkvoorbeelden, consulenten en experten, ... verwijzen we graag door naar de betreffende ledenpagina van het Vlaams Welzijnsverbond.