Samenwerking onderhouden

Tijd investeren in het gezond en vitaal houden van een samenwerking is belangrijk. We leggen de focus hier bewust op de structuur en de kernelementen van het samenwerkingsverband. De omgeving wijzigt en ook de spelers kunnen wijzigen, wat allemaal een impact kan hebben op de samenwerking. Dat moet dus op een structurele manier worden bekeken. Neem het onderhoud daarom bij de start expliciet op in de actiepunten. Zo vermijd je dat het als niet belangrijk of als tijdverlies wordt beschouwd. Zo’n onderhoud zal ervoor zorgen dat het samenwerkingsverband veel duurzamer wordt, of dat veel sneller kan worden beslist om de voorwaarden te wijzigen of de samenwerking (in het slechtste geval) te stoppen.

Zonder evaluatiemomenten dreigt een samenwerking lang aan te slepen zonder dynamiek: partners zullen zich er niet meer om bekommeren of zich afvragen wat ze in de samenwerking doen.

Belangrijke evaluatiepunten zijn [1]:

• Is de context van het samenwerkingsverband gewijzigd? Denk aan regelgeving en vooronderstellingen, maar ook aan maatschappelijke, technologische, economische, ecologische en politieke elementen (DESTEP-analyse) die een invloed kunnen hebben. Is er bijvoorbeeld concurrentie bijgekomen (of net weggevallen)?

• Is het samenwerkingsverband zelf gewijzigd? Welke organisaties zijn vertrokken, welke zijn er bijgekomen en welke invloed had dat op de samenwerking? Welke afgevaardigden in het samenwerkingsverband zijn gewijzigd en heeft dat een impact op de samenwerking? Is er een wijziging in de macht en invloed van spelers?

• Hoe is de gezamenlijke ambitie geëvolueerd? In welke mate wordt er gezamenlijke meerwaarde gecreëerd? In welk stadium van samenwerking bevinden partners zich (verkennen-delen-overeenkomen-organiseren-uitvoeren-vernieuwen)?

Edwin Kaats en Wilfrid Opheij maakten een schema (zie hieronder) dat voor elk cruciaal element aangeeft wat de risico's en de kansen zijn.

Ze spreken daarbij over [2]

• de inhoudelijke ambitie als kloppend hart van de samenwerking.

• een echte dialoog over de belangen die spelen.

• oog hebben voor het onzichtbare.

• het scheppen van de juiste condities.

• ontwikkelend voorwaarts, waarbij voortgang en verdieping moeten worden gecombineerd.

Een samenwerking vitaal houden, is een zaak van iedere samenwerkende partner en daarmee ook een zaak van het samenwerkingsverband als geheel. Elke poging om een samenwerking te bestendigen en verbeteren moet voldoen aan volgende wetten:

• Doe het samen: maak SAMEN de analyse van de eventuele problemen of issues en kom SAMEN tot verbetervoorstellen.

• Creëer ook hier de juiste condities voor een echte dialoog: geef de nodige aandacht aan de uitgesproken én onuitgesproken woorden, erken de waarde van de identiteit van de deelnemers en mogelijke verschillen.

• Balanceer tussen draagvlak en daadkracht: vermijd 'overdoordenken' van een situatie, waardoor geen beslissingen meer worden genomen.

Ze ontwierpen een gelijkaardige cirkel met indicatoren die aangeven of het om een succesvolle samenwerking gaat.

Je kan op basis van de cirkels ook een evaluatie maken van samenwerkingen. Daarbij schaalt elke partner de verschillende cruciale elementen van het samenwerkingsverband in. Die kunnen dan worden besproken om tot mogelijke verbeteracties te komen.

Via onderstaand spindiagram [3] kan visueel snel zichtbaar worden gemaakt waar er zich een probleem stelt. Het vormt dan ook een mooi startpunt voor een bespreking van je (bestaande) samenwerkingsverbanden. Op de ledenpagina van het Vlaams Welzijnsverbond vind je een handige evaluatietool die je kan gebruiken om snel tot invulling van dit spindiagram te komen.

Voor extra informatie, toelichtingen van methodieken en werkinstrumenten, praktijkvoorbeelden, consulenten en experten, ... verwijzen we graag door naar de betreffende ledenpagina van het Vlaams Welzijnsverbond.