運営に関する方針

○大学評価コンソーシアムと運営資金について

・大学評価担当者集会をきっちり継続して開催することが当面の大学評価コンソーシアムの目的である。

・よって、コンソーシアムから大学評価担当者集会以外のサービスの展開については、当面、考慮しないこととする。

・従って、コンソーシアムとして会費を徴収してサービスを行うことは当面の間実施せず、イベントごとに実費相当分の資料代などを徴収することが望ましいと考えられる。

・経常経費としてwebサイトなどの費用がかかるが、これは大学評価担当者集会などを開催するにあたり報告書を公開するための費用であることを説明すれ、参加費をその経費に充てることにも理解が得られるだろう。

・原則的に、当日、現金で資料代等を徴収し、事前に決めておいた経常経費への組み入れ分を除いて、使い切ってしまう。（イベントごとの予算と決算は、幹事会審議事項（メール会議可）。また会員への公開対象となる。）

・旅費等については各自の研究費や研修経費などを用いたり、会場借料や資料代についても開催大学の後援、共催はなるべく得るようにして、低廉な運営に留意する。ただし必要な場合には、経常経費のうちから工面できる範囲内で支給することもあり得る。（旅費が工面できないが打ち合わせ等で必要なら参加費から出す。）

・講師謝金などへの支出も考慮すべきではあるが、幹事の個人的なネットワークを活用したり、本コンソーシアムの活動に理解を得る努力をするなどして、可能な限り資料代等で捻出しなくても済むような形で行うことが望ましい。会場でのケータリングサービスについては保留だが、資料代とは言えないので支出はしない。

・資料は、会員専用のwebページに掲示し、それを印刷もしくはPCにダウンロードしていただき持参してもらう方式とする。（イベント終了後は報告書として一般公開する）

・この考え方は、大学評価担当者集会以外のイベントの開催を否定するものでもないし（余力があるならば当初のねらいどおり地方展開なども考えられる）、その都度、参加費を集め経常経費への組み入れ分を除いて、原則、使い切ってしまえばよい。

・大学評価担当者集会の開催校はもちろんのこと、運営スタッフを派遣している大学は法人評価やその他評価の際に、その事実を記述することで、積極的にこれらの取り組みをPRし、文部科学省や関係団体に周知する必要がある。

・以上のことを踏まえ、イベントごとに実費相当分（経常経費を含む）の参加費を徴収し、支出の対象となりうるのは、当面の間、会場借料、資料代（なるべく各自印刷に移行か？）、 webサイト管理費、やむを得ない場合の旅費、とする。

○幹事および事務局の業務について

１）事務局の組織について

・事務局機能については、幹事が分担する。

・幹事会の下に総務班、及び企画班を編成し、各幹事はいずれかの班に属する。そのうえで、各班の中からとりまとめ役を選出し、総務担当副代表、企画担当副代表を置く。

・また担当者集会の実施には、幹事全員が当たる。とりまとめ役は、開催校の幹事が務める。

代表幹事：１名

副代表幹事（企画）：１名

副代表幹事（総務）：１名

副代表幹事（集会）：１名（副代表幹事との兼務は可能。）

幹事（企画班）：総務以外

幹事（総務班）：１、２人

大学評価担当者集会実行委員会は幹事全員＋協力者

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２）事務局員（幹事）の業務について

・事務局業務について、整理すると以下のようになる。

１．名簿管理（総務）－会員（機関、個人）、担当者集会等の参加者

２．会議開催（総務）

３．会計処理（総務）

４．広報（総務）－web、メーリングリスト

５．集会の企画、実施、運営（企画）

- 連絡（実施は総務）

- 大会テーマを含めた具体的計画（幹事全員だが、とりまとめは企画）

- 会場内での案内表示、会場準備（開催校の幹事がチーフで、集まれる幹事全員。開催校の教職員の協力も喜んで受け入れる）

- 懇親会（開催校）

- 報告書の作成

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３）年間の基本スケジュールについて

・大学評価担当者集会の開催に関する年間スケジュールは以下のようになる。

１月：大会校内定（開催校：前回の集会時に打診先は決定しておく。承認をいただくリミット。）

２月：大会日程調整（総務：メール会議）

候補日：原則８月末前後の１泊２日（２日のいずれかの参加も可能）

＜基本フォーマット＞

１日日：実践、共有を主とする本イベント（どちらというと実践的）13:00－17:00

総会（17:00－17:30）

（情報交換会：懇親会）

２日目：座学を主としたやや高度な内容のイベント（どちらというと理論的）10:00-15:00

反省会（幹事会）15:00－17:00

３月：企画会議（企画）

幹事会を開催し、内容を議論する。

・集会テーマ、分科会等（IR、初任者、ICT等）

※基本的に分科会等の運営担当は担当幹事を割り当てるが、幹事でない方の参画は歓迎する。

・チーフは原則として幹事が担当する（幹事会が内容、運営の責任を持つ。従って、幹事以外の方にそれを押しつけることはできない）。

・プログラム（タイムスケジュール、役割分担、懇親会）　←大会校の設備との調整

・会員への意向調査（開催時にアンケートを採っておく）

◇大枠が決まったら、細部は各分科会のチーフがメンバーと詰める。

５月上旬までに各分科会等の中身を詰める→企画チームで詰める。

５月半ば：企画チームの原案決定 → 代表会で承認

６月：広報・参加受付開始（総務）

・参加申し込みは、原則webシステム（今年度については、メール等と併用か？）

・案内状の作成（内容は企画）

８月上：申し込み〆切

８月下：開催（原則的に、部屋の中はすべてチーフ等の仕切り。外側は開催校の仕切り。）

［幹事会開催］自己点検（反省会）、次期開催校選定、新旧幹事引き継ぎ

９月：報告書作成（企画）

１２月：web等で公開（総務）

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・いわゆる事務局は置かず、幹事が自主的に運営する体制となる。連絡先機能としての事務局は、置き、それは開催校とする。（ただし、九大に看板は守ってもらいたい、という意見もあったので、要相談。）

・特に事務系職員の場合、出張の根拠を明確化したほうが、より打ち合わせ等に参加しやすくなるため、 webサイト等に漢字の氏名を明示するだけでなく、代表幹事名での就任依頼書などの文書を作成する。

・幹事については、今後webサイト（システム）を使った会員管理などを積極的に展開することなど考慮し、地域バランスなどを考慮した上で、増員をお願いしたい。

○意思決定と幹事の選任方式について

・代表幹事は、幹事の中から副代表幹事（企画担当、総務担当、集会担当各１名）を任命し、自らを含めた４名でキャビネット（代表会議）を構成し、会の運営に当たる。

・極めて重要なことは総会、重要なことは幹事会、それ以外のことは代表会議で決定する。

・各幹事は、幹事会の下に置かれる業務班（企画班、総務班）に所属し、会の運営にあたる。

なお、大学評価担当者集会については、副代表幹事（集会担当）を中心に、開催校の協力を仰ぎつつ、幹事全員で実行に当たる。

・幹事の選任は、選挙は行なわない。これは会員が異動により流動的であるためである。

・そこで幹事5名以内と幹事ではない会員5名とで次期幹事選定会議を開催し、そこで次期幹事および次期代表幹事の人事案を策定し、総会に諮ることとする。

○会員について

・会費は「申し合わせ」のとおり当面の間、無料とする。

・定期的なニューズレターや会誌などの発行を行っているなら会費の徴収理由があるが、そのようなサービスの提供を行なっていないので、会費の徴収は行わない。（会誌を発行するようになるなら、また考えればよいし、NLはメールでやればよいのではないか。）

・会員とはメーリングリストのメンバーであり、会員管理・参加管理システム上のアカウントを持つ者とする。これは、連絡の大半はメーリングリストで行うこと、会員管理や担当者集会等の参加申し込みの合理化のためにwebシステムで行うからである。

・従って、大学担当者集会を含め、大学評価コンソーシアムが主催するイベントの参加は原則的に会員に限る。

・会員とは高等教育の改善や高度化に対して強い関心や高い志を持ち、コンソーシアム事務局が発行する IDとパスワードを持っていて、メーリングリストのメールに投稿と受け取る権利を持つ者であり、会員のみが原則的にコンソーシアムが主催するイベントに参加できる。

・参加費は徴収することがある。つまりイベントに参加しなければ、基本的に無料である。

・会員は自由に退会することができる。

・会員管理は同じ大学の人でもできるものとする。なぜならば現在、暫定的に個人間での連携も進めているが、コンソーシアムであるので、大学間の連携にしていかなくてはならない。よって、当該大学の会員の管理は、各参加大学の責任でやっていただくこととする。

・来てくださる方相互間のネットワーク強化のために、会員専用ページには、会員の連絡先や簡易的なプロフィールについて掲載するものとする。

・ベンダーさんやシンクタンクさんなどの企業の方の会員は、当面、一般の会員と同じ扱いにする。会費無料で、参加費が発生する際には同じ額をお支払いいただく。宣伝は、評価支援の取り組みという視点でやっていただく分にはまったくかまわない。協賛会員制度については、企業さんと今後、相談して考えていく。

○webサイトおよびメーリングリストについて

・webサイトは、情報発信機能も重要であるが、これまでの成果の蓄積、得られた知見の提供も重要な任務である。

・また、事務局機能の一部を合理化するために、会員管理およびイベント参加申し込みについては、連動したwebアプリケーションシステムとすることが望ましい。

・webサイト、webシステムのコンテンツおよび機能は以下のものとなる。

＜一般に公開すべきもの＞

・設立趣意書、行動計画等の運営方針

・会則および幹事、事務局を担当する者の氏名と所属

・活動記録

・活動記録から得られた知見

・関係各機関のwebサイトのリスト

・大学評価コンソーシアムおよび関係各機関が開催するイベントに関する情報

＜会員にのみ公開すべきもの＞

・事前配布資料

・会員相互のプロフィール（自己紹介、所属、連絡先）

＜求められる機能＞

・会員の管理（入退会）および相互交流支援機能（プロフィール公開）

・事前配付資料の掲示機能

・イベント等の申し込み、確認、変更機能（ある期限までは、変更、キャンセルは自由）

・メーリングリストの管理も会員管理と連動していることが望ましいが、技術的、環境的に困難であれば、マニュアル操作での管理を行う。

・これらのwebサイトの運営費用は、参加費等から捻出するが、無料もしくは研究費等のファンドで運用できるところがあれば、そこで運用する。

・webサイト（システム）およびメーリングリストの管理は、事務局総務班の業務とする。

平成24年3月22日幹事会提案

平成24年9月6日総会承認

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