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Pour prendre connaissance du programme des rencontres, il est impératif que chaque membre consulte régulièrement le site Web de l'IC. Le programme est disponible en début d'année.
Dès que les premiers détails d'une rencontre sont connus, une nouvelle page est créée sur le site Web et les inscriptions sont ouvertes pour la rencontre.
3. Dès ce moment, chacun a la possibilité de s'inscrire en envoyant un email soit à icbelgium@gmail.com, soit à vcoillie.amarie@gmail.com, soit au capitaine désigné par le CA.
4. La page concernée du site web est complétée au fur et à mesure des inscriptions par les gestionnaires du site.
5. Ensuite, c’est au capitaine de la rencontre, en accord avec le CA, à gérer le nombre et la qualité des participants. Il effectue notamment la sélection définitive suffisamment tôt avant la date de la rencontre et en avertit tous les inscrits.
6. Il est généralement possible et même encouragé que des membres participent à une rencontre en tant qu’accompagnateur (par exemple si leur catégorie d’âge n’est pas prévue). Dans ce cas, les accompagnants doivent assumer eux-mêmes les frais de déplacement et de logement.
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