Procédure d'inscription
1. Dès qu’une rencontre est prévue, une nouvelle page est créée sur le site Web de l’IC. Sur cette page sont repris tous les détails concernant la rencontre ainsi que le nom du capitaine désigné par le CA.
2. Un courrier électronique est envoyé à tous les membres pour signaler l’ajout de la rencontre et l’ouverture de la période d’inscription.
3. Dès ce moment, chacun a la possibilité de s'inscrire en envoyant un email soit à icbelgium@gmail.com soit à vcoillie.amarie@gmail.com.
4. La page concernée du site web est complétée au fur et à mesure des inscriptions par les gestionnaires du site.
5. Ensuite, c’est au capitaine de la rencontre, en accord avec le CA, à gérer le nombre et la qualité des participants. Il effectue notamment la sélection définitive suffisamment tôt avant la date de la rencontre et en avertit tous les inscrits.
6. Il est généralement possible et même encouragé que des membres participent à une rencontre en tant qu’accompagnateur (par exemple si leur catégorie d’âge n’est pas prévue). Dans ce cas, les accompagnants doivent assumer eux-mêmes les frais de déplacement et de logement.