Puedes usar los Grupos de Google para compartir ideas, documentos y eventos con tu equipo de trabajo, con tu Área, con tu Unidad y/o con cualquier otra persona que tenga una dirección de correo electrónico.

Por ejemplo, puedes crear Grupos para informar a todo tu equipo sobre futuras tareas y eventos, o para motivar a los compañeros a participar en debates interactivos y auto-gestionados sobre temas motivadores.

Para empezar visita groups.google.com y haz clic en "Crear un grupo".

Establecer la información general del Grupo

Cuando creas un Grupo de Google, tienes la posibilidad de establecer la configuración de la información general del grupo. Esta configuración es importante porque, desde aquí se seleccionan:

• El nombre del grupo,

• la dirección de correo electrónico,

• los tipos de temas permitidos y

• el tipo de información que pueden publicar los miembros del grupo.

Es importante prestarle atención al parámetro de "tipos de temas", ya que este determina el formato del foro. Elige Debates o Preguntas, o selecciona ambas opciones para decidir qué clase de foro deseas crear para los usuarios.

Establecer permisos básicos del Grupo

Los permisos son otro parámetro de configuración importante en los Grupos. Por medio de los parámetros "Público", "Todos pueden solicitar acceso" y "Solo los usuarios invitados", puedes establecer quiénes pueden unirse, publicar contenido y ver temas en los grupos.

Esta flexibilidad protege los foros o permite que los usuarios experimentados consulten al público general para poder intercambiar ideas.

Seleccionar el tipo de Grupo

Estos son los cuatro tipos de Grupos que puedes elegir:

• Lista de correos electrónicos

• Foro web

• Foro de preguntas

• Bandeja de Recibidos colaborativa

El tipo de grupo que se selecciona en el proceso de creación determina cómo los usuarios reciben la información del grupo. Por ejemplo, si seleccionas Lista de correos electrónicos o Foro web, determinas si los usuarios participan por medio del correo electrónico o de la plataforma web, respectivamente.

Si eliges el Grupo del foro de preguntas, les proporcionas a los colaboradores un medio para realizar y responder preguntas.

Puede convertirse en un modo de enseñarles a las personas de un departamento a encontrar las respuestas mediante el trabajo en equipo en vez de que dependan del superior.

Por último, la Bandeja de entrada colaborativa permite que los usuarios les asignen temas a otros usuarios, lo que le da un mayor control sobre el grupo a cada uno de sus miembros.

Agregar miembros a un Grupo

Una vez creado el grupo, es hora de agregar participantes. El camino que elijas para agregar a los miembros al grupo dependerá en gran medida de los permisos que hayas establecido.

Si seleccionaste Público, los participantes pueden buscar el grupo y unirse, o tú puedes compartir la URL del grupo para que las personas hagan clic en "Unirse al grupo" y publicar.

Recuerda que si estableciste los permisos como "Todos pueden solicitar acceso", tendrás que aceptar a cada miembro que solicite unirse. Por último, si deseas agregar a los participantes directamente al grupo, haz clic en el botón "Administrar" y teclea las direcciones de correo electrónico.

Compartir información con todo el Grupo por medio de un solo correo electrónico

Cada Grupo de Google recibe automáticamente una dirección de correo electrónico personalizada basada en el nombre del grupo. Esta dirección es útil porque te permite enviarles mensajes a todos los miembros con una sola dirección de correo electrónico. Esto es más efectivo que crear un "grupo de contactos" en Gmail porque se puede superar el límite de envío diario de cien mensajes que establece Gmail. Además, cada vez que un participante abandona el grupo o se une a él, los destinatarios se actualizan de forma automática.

• Para saber más sobre los permisos básicos de Grupos y cómo agregar miembros.