Tanto en la vida profesional como en la personal tenemos que llevar un seguimiento de muchas cosas que a veces, pueden llegar a desbordarnos si queremos tener una perspectiva general de todo.

¿Cómo podemos llevar este seguimiento y mantenernos organizados?

El Calendario de Google nos puede ayudar a organizarnos mejor, ya que puedes crear una calendario para cada aspecto de tu vida y hacerlos personales y profesionales, así como compartirlos con otros compañeros de trabajo, con tu familia, con tu equipo más próximo o con toda la institución.

No importa cuántos calendarios crees, todo se organiza desde una interfaz fácil de usar. También puedes configurar recordatorios personalizados con cada Calendario de Google para no olvidarte nunca de ningún evento o reunión importante.

Un calendario para cada equipo/proyecto

Puedes crear una cantidad ilimitada de calendarios para llevar un seguimiento de los diferentes aspectos de tu vida. Cada calendario que crees puede tener distintos permisos, configuraciones de uso compartido y personalizaciones que lo diferencien de los demás calendarios.

Para crear un calendario nuevo, navega al signo + que se encuentra junto a Otros calendarios. También puedes ir a la página de la configuración de Calendario y buscar la opción "Agregar calendarios" sobre la izquierda. Luego, solo tienes que hacer clic en el botón Crear calendario nuevo, que se encuentra en la sección "Mis calendarios".

Tu calendario nuevo aparecerá en orden alfabético después del calendario predeterminado. Repite este paso para todos los calendarios que necesites.

Crear un evento en un calendario

Los calendarios son útiles a la hora de crear todos los eventos que tienes que planificar. Estos eventos pueden abarcar un horario específico o un día entero.

A medida que se crean los eventos, estos aparecen en el calendario para que puedas ver qué eventos tienes programados para un momento dado. La forma más fácil de crear un evento en el calendario es hacer clic en el botón rojo "Crear" en la página del calendario. En esta página de creación de eventos, puedes agregar todos los detalles específicos del evento, como por ejemplo la duración, la ubicación, las notificaciones, la descripción y los nombres de todas las personas que debas invitar.

Una vez que establezcas todos los detalles, haz clic en "Guardar".

Compartir un calendario

La necesidad de compartir un calendario determinado con personas o grupos específicos es una exigencia frecuente en el entorno de trabajo. Tienes la flexibilidad para compartir todos los calendarios que crees o incluso el calendario predeterminado.

Para compartir un calendario, navega a la pestaña Configuración de "Mis calendarios" en la página de la configuración de Calendario de Google. Debajo de cada calendario, verás la opción para compartir con personas específicas. Desde allí, puedes redactar las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el calendario.

También tienes la opción de establecer el calendario como público para que sea visible para el público en general, lo que resulta práctico si piensas usarlo en el sitio web de tu institución, por ejemplo, o para un proyecto público de la organización, etc.

Por último, también puedes compartir tu calendario con "Accede a Permisos" como vínculo en la configuración de Calendario.

Resulta útil permitir que las personas vean cuándo estarás ocupado, aunque no puedan ver qué actividad realizarás.

Establecer notificaciones de recordatorio personalizadas

Existen varios tipos de recordatorios que puedes configurar para que te notifiquen sobre un evento próximo del calendario. Si estás conectado a la cuenta en el navegador, recibirás un recordatorio emergente. De forma alternativa, también puedes recibir un correo electrónico antes del evento.

Se puede personalizar el plazo y tipo de notificación de cada evento, y se puede establecer la configuración predeterminada de cada calendario. Para ver qué notificaciones se establecieron para un calendario, navega a la pestaña "Calendarios" en la página "Configuración" de Calendario de Google y selecciona "Notificaciones generales" para el calendario en cuestión.