Crear un Documento de Google

Para crear Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Dibujos de Google, puedes hacer clic en "Nuevo" en Google Drive y, luego, seleccionar el tipo de documento que deseas crear. Ten en cuenta que algunas de las herramientas están disponibles en la opción Más del menú (como los Formularios y los Dibujos). Ponle un nombre al archivo nuevo para que se guarde automáticamente en Drive.

Cargar archivos

Para cargar archivos, fotos y vídeos a Google Drive, puedes arrastrar los archivos y soltarlos directamente en Google Drive, o seleccionar Cargar archivo o Cargar carpeta desde el botón "Nuevo" en Google Drive.

Convertir los archivos

Cuando cargas un archivo de Microsoft Word, Excel o PowerPoint, puedes convertirlo simultáneamente en un Documento de Google que se puede editar. Para que esto suceda de forma automática, haz clic en el icono Ajustes en la esquina superior derecha de Google Drive, selecciona Configuración y cambia la configuración predeterminada por Convertir los archivos cargados al formato de editor de los Documentos de Google. También puedes convertir los archivos que ya se encuentran en Google Drive. Para ello, haz clic derecho en el título del documento en la lista de Google Drive y selecciona Abrir con.

Compartir archivos

Puedes compartir cualquier documento de Google Drive con una persona determinada o con un grupo de personas. Para ello, cuando el documento esté abierto, haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla. También puedes hacer clic derecho en el archivo y seleccionar Compartir para compartir el documento directamente desde Google Drive. Las personas con las que compartes el documento se convierten en "colaboradores".

Existen tres tipos de acceso que puedes brindarles a los colaboradores:

• Editar: Invita a los usuarios a editar directamente el documento.

• Comentar: Invita a las personas a realizar comentarios o sugerir cambios en el documento, pero no les permite realizar esos cambios.

• Ver: Invita a las personas a ver el documento, pero no les permite comentar o realizar cambios.

También se puede compartir con invitados, incluso aunque esos invitados no tengan una cuenta de Google o de Google Suite.

Retroalimentar a través de comentarios

La retroalimentación es importante para la mejora de los procesos y, si se proporciona de manera directa y contextualizada, es aún más rica.

La función "Comentarios" de los documentos de Google es perfecta para esta tarea. En un Documento de Google, puedes seleccionar el texto sobre el que deseas realizar un comentario y, luego, elegir Insertar > Comentario. Se destacará el texto seleccionado y aparecerá una ventana emergente sobre el margen derecho. Redacta los comentarios en esta ventana emergente y asegúrate de hacer clic en el botón azul "Comentar" para que se guarden los comentarios.

Todas las personas que tienen acceso al documento pueden ver los comentarios junto al texto. Cuando una persona responde los comentarios, puede iniciar un diálogo contigo para desarrollar una comunicación constructiva y relevante, o con sus iguales para enriquecer un trabajo colaborativo en un documento de Google.

El botón "Resolver" borra los comentarios que ya hayan sido abordados, o los diálogos finalizados.

Hacer sugerencias

La colaboración en los Documentos de Google es una forma de que los equipos trabajen juntos en tareas. No obstante, esto puede ser un problema si todos comienzan a editar el trabajo de los demás. En vez de realizar cambios, se puede usar la función "Comentarios", pero esto puede resultar confuso si se deja un comentario en cada coma o apóstrofo mal utilizado. A su vez, si se realizan estos pequeños cambios, es posible que el resto de las personas no se enteren y se pierdan una oportunidad de aprender de sus errores.

En este caso, es aconsejable usar el Modo de sugerencia en vez de realizar los cambios directamente en el documento. Las personas que tienen acceso a un Documento con "Nivel de comentario" se limitan automáticamente a este Modo de sugerencia. Los cambios, sugerencias y aportes se registran, se codifican con un color y se etiquetan, lo que permite ver fácilmente quién realizó cada cambio. Los botones "Aceptar" y "Rechazar" les dan a los editores la posibilidad de evaluar los comentarios antes de realizar cambios permanentes en sus propios documentos.