Gestion de projet - Plan directeur

Contexte 

Pour bien comprendre mon cheminement, il est important de faire un retour en arrière, et ce plus précisément en août 2024. Ayant quitté les bancs d'école depuis un peu plus d'un an, j'étais fébrile à l'idée de recommencer l'université. Lorsqu'on nous a demandé de former des équipes dans le cadre du cours TEN-7001, je me suis dirigée vers le forum sur le portail. J'ai lu les descriptions de quelques collègues et j'ai demandé à l'un d'entre eux de me joindre à son équipe et il a accepté. Nous avons donc formé une équipe sur Teams. C'était la première fois que j'utilisais mon compte Teams de l'université et, après quelques efforts, j'ai réussi à me connecter. 

En même temps que le début de la session, je commençais un nouvel emploi et j'étais très prise par celui-ci.  Je n'ai pas consulté le Teams de l'université pendant quelques jours. Lorsque je me suis reconnectée, je me suis rendu compte que deux des étudiants de mon équipe avaient quitté le cours et que la troisième, sans réponse rapide de ma part, avait quitté l'équipe. J'étais de retour à la case départ. Je me suis dit que je devais être plus assidue dans ma consultation du Teams scolaire et de mes courriels à l'avenir. J'ai réussi par la suite à me joindre à une autre équipe. J'ai créé notre conversation Teams et je me suis promise de le consulter au moins trois fois par semaine. 

Après quelques semaines à effectuer des lectures sur des thèmes fort intéressants tels que la désinformation, la vision entrepreneuriale et les normes de la profession, à discuter avec nos collègues et notre professeure et à assister et participer à des cours les mardis soirs, nous avons commencé, mon équipe et moi, à rédiger le plan directeur. Le projet de plan directeur était le premier que nous devions réaliser dans le cadre du cours. L'objectif était clair: planifier rigoureusement notre analyse de besoins en élaborant un plan détaillé. Il fallait tenir compte de nos objectifs, de l'allocation de nos ressources, des stratégies de gestion des risques, des parties prenantes et des rôles et responsabilités de chacun. Pour ce faire, des réunions régulières et un canal de communication clair étaient de mise. 

Réflexion

Dès notre première rencontre d'équipe, j'ai senti que nous serions complémentaires et efficaces. En effet, nos expertises sont diversifiées : mathématiques, français, arts et sciences sociales font partie des champs de spécialité des membres de l'équipe. De plus, j'ai remarqué que chacun(e) est très ouvert(e) aux rétroactions, ce qui rend le travail plus agréable et convivial. Nous avons choisi le problème sur lequel porterait notre analyse de besoins lors d'une discussion sur nos différents milieux de travail. En remarquant un problème commun dans nos environnements respectifs, nous avons choisi d'aborder le sujet de la désinformation / mésinformation, et plus particulièrement de la vérification des sources chez les élèves. C'est dans les classes de mon collègue que nous réaliserions notre analyse. 

Dans notre planification détaillée des rôles et responsabilités, nous avons attribué certaines parties à chaque personne. Cette personne serait le ou la responsable principal(e) de la réalisation des parties attribuées. Cependant, nous nous sommes entendus sur le fait que tout le monde devait mettre la main à la pâte, aider ses collègues et relire toutes les parties pour assurer une cohérence et une bonne qualité du travail. Étant enseignante de français, mes aptitudes linguistiques pourraient être bénéfiques pour l'équipe en ce qui concerne la révision du texte. Les habiletés de mes collègues en ce qui concerne le traitement de données et l'utilisation du logiciel Excel seraient également mises à profit. La répartition des tâches s'est faite en fonction des intérêts et de l'expertise de chacun(e). 

Défis et apprentissages

Les défis auxquels nous avons fait face, mon équipe et moi, sont multiples. Tout d'abord, nous avions peu de temps pour réaliser les différentes étapes du projet. Cela rendait la rédaction  du plan directeur encore plus fondamentale pour avoir un échéancier clair. Nous l'avons donc rédigé avec beaucoup de sérieux. Apprendre la structure de ce type de document et en rédiger un m'a définitivement aidée à devenir une meilleure planificatrice et à tenir compte de tous les éléments d'un projet au début de sa réalisation. 

Lorsque nous avons eu les rétroactions de notre professeure, nous avons voulu immédiatement adapter le travail. Cependant, nous devions aussi rédiger le second travail, soit l'analyse de besoins. C'est à ce moment que nous avons contacté notre professeure pour poser des questions et qu'elle nous a conseillé de nous concentrer sur l'analyse de besoins pour le moment et de revenir plus tard à la correction du plan directeur. J'ai développé ma capacité à entreprendre une chose à la fois et à combattre mon envie de vouloir tout faire en même temps. 

Un autre défi était le fait que tous les concepts vus en classe étaient nouveaux pour nous. Étant enseignante, je suis habituée à détenir le savoir dans une classe. Cette expérience m'a rendue plus humble et j'ai aimé en apprendre davantage sur un sujet que je ne connais pas. Revenir sur les bancs d'école m'aide à être une meilleure enseignante, car je peux concrètement me mettre à la place de mes étudiant(e)s et comprendre ce qu'ils vivent. Cela m'amène à avoir un œil plus critique sur mes propres pratiques. 

Puisque le plan directeur était le premier travail que je réalisais avec mon équipe, nous avons appris à nous connaître en même temps que nous réalisions le travail. Nous avons appris à communiquer efficacement et ouvertement. Nous avons essayé plusieurs techniques comme des sondages, des courriels, un document partagé, une conversation Teams, etc. Nous avons finalement décidé que notre canal de communication serait notre conversation d'équipe sur Teams. Chaque mardi, après le cours, nous prévoirions notre prochaine rencontre d'équipe. Nous nous rencontrerions au moins une fois par semaine pour discuter des avancées et collaborer sur les différentes parties de nos projets. Cette manière de fonctionner nous a suivis pendant toute la session. 

En ce qui concerne la matière du cours, le modèle de Swanson m'a beaucoup plu. En effet, comprendre son  fonctionnement et l'appliquer à notre problématique m'a appris à poser de meilleures questions. Les rétroactions de notre professeure m'ont aussi guidée dans la compréhension du modèle. J'ai trouvé l'approche systémique particulièrement intéressante, parce qu'elle nous amène à avoir une vue d'ensemble d'un problème ou d'une situation. Cette vision peut s'appliquer dans plusieurs contextes: une salle de classe, une famille, une équipe de travail, une compagnie,... À l'avenir, quand je ferai face à un problème, je vais tenter de le regarder avec des "lunettes systémiques" en prenant compte de toutes ses facettes.