Analyse de besoins

Contexte

Comme je l'ai mentionné précédemment, l'automne 2024 a marqué mon retour à l'université, mais aussi le début d'un contrat d'enseignement dans un nouveau milieu pour moi. Cette période a donc été marquée par beaucoup de défis. J'ai dû m'adapter rapidement à un nouvel horaire, un nouveau milieu de travail, de nouveaux collègues, un nouveau programme à enseigner... Bref, à une nouvelle vie ! Parallèlement, je continuais mes apprentissages dans le cadre du cours TEN-7001. 

Le deuxième travail à réaliser dans le cadre du cours était l'analyse de besoins. La réalisation de l'analyse de besoins et de son rapport est la partie la plus importante du cours. Voici la description qui nous en a été faite dans la section « Évaluations et résultats » du portail du cours (Naffi, 2024):

Un rapport d'analyse des besoins est un document essentiel destiné à comprendre et à définir les besoins spécifiques d'une clientèle dans le cadre d'un projet visant à améliorer la performance humaine. Il s'agit d'une étape cruciale qui sert de fondation à toute initiative, garantissant que les solutions proposées répondent de manière précise et adéquate aux attentes et aux besoins des groupes cibles.

L'analyse des besoins, souvent considérée comme la pierre angulaire de tout projet, permet de clarifier les objectifs et d'identifier les défis pour atteindre les résultats souhaités. Une fois validée par la clientèle, cette analyse devient le document clé sur lequel se basent toutes les étapes suivantes du projet. Elle guide les décisions, informe les parties prenantes et assure que le projet reste aligné sur les objectifs initiaux.

Ayant un plan directeur et un échéancier clairs, mon équipe et moi étions prêts à commencer ce nouveau défi. La collecte de données s'est faite sur le terrain, dans les classes de mon collègue Jérémy qui a eu l'amabilité de nous permettre d'utiliser son milieu de travail comme sujet de notre analyse. 

Réflexion sur les défis et apprentissages 

Alors que je craignais d'être trop occupée pour pouvoir participer à un cours du soir, je me suis rendu compte que mes études universitaires me donnaient un second souffle. Elles me permettaient de me concentrer sur des problématiques complètement différentes de celles auxquelles je faisais face dans mon quotidien et de m'allouer un temps pour mes propres apprentissages pendant quelques heures chaque semaine. J'ai aimé avoir l'opportunité d'échanger et de créer des liens avec des personnes intéressantes. 

J'ai toujours eu de la difficulté à lâcher prise, ce qui m'amène souvent à prendre toutes les responsabilités sur mes épaules, que ce soit au travail, à l'école et même dans mes relations. L'une de mes intentions au début du cours était de travailler sur cet aspect de ma personnalité. Je voulais laisser mes coéquipiers prendre des initiatives et me permettre parfois d'être sur le siège "passager". Je crois avoir réussi ce défi. Il faut dire que mes coéquipiers ont rendu la tâche facile, car ils sont fiables, organisés, respectueux et compétents. À plusieurs reprises, je me suis permis de leur faire confiance et de lâcher prise, ce qui m'a rendue plus sereine. Je me rends compte que j'ai tendance à vouloir me rendre indispensable dans les projets d'équipes, ce qui m'amène à tout prendre sur mes épaules. Cependant, cela peut mener à l'épuisement, au stress et au ressentiment.  La collaboration avec mon équipe m'a aidée à devenir une meilleure coéquipière. Je fais davantage confiance et je suis plus détendue dans mes échanges avec mes coéquipiers. Je suis aussi plus ouverte aux opinions différentes des miennes. Ces apprentissages me suivront dans ma carrière, dans mes relations et dans le reste de mon parcours universitaire. 

Un défi auquel nous avons fait face est la difficulté à se voir tous en même temps, dû au fait que nous sommes occupés et que nous n'habitons pas tous dans la même ville. Les communications en ligne sont parfois plus complexes, les liens se font moins rapidement. Heureusement, en misant sur la communication et sur des rencontres Teams fréquentes, nous avons réussi à collaborer efficacement. Parfois, nous faisions des rencontres à trois personnes plutôt qu'à quatre. La personne qui n'était pas disponible était mise à jour et faisait sa part du travail de manière plus autonome. Nous étions compréhensifs les uns envers les autres. Pour faciliter les communications, j'ai aussi activé les notifications Teams sur mon cellulaire. Ainsi, je recevais les messages de mes coéquipiers instantanément. 

Un autre défi était de jongler avec plusieurs responsabilités en même temps (travail, étude, vie personnelle). Pour y faire face, j'ai utilisé mon agenda et prévu des moments dans la semaine pour me concentrer sur le cours. Le mardi, je prévoyais faire moins de planification et de travail relié à mon emploi pour être reposée pour mon cours du soir. Je travaillais davantage les autres jours pour libérer du temps de repos pour le mardi. Pour nous détendre et rendre notre parcours plus agréable, mon équipe et moi avons utilisé l'humour. Nous avons beaucoup blagué ensemble, ce qui nous a permis d'avoir du plaisir en apprenant. 

Selon moi, le plus gros défi de la rédaction du rapport d'analyse de besoins était de rédiger des objectifs de performance. Nous avions de la difficulté à comprendre comment les formuler pour qu'ils soient clairs et précis. Nadia nous a aidés à comprendre qu'il est important de mettre des critères de réussite clairs et mesurables. Pour ce faire, nous avons ajouté des chiffres et des jalons clairs à nos objectifs. 

Un autre défi était de créer un document professionnel et dépourvu de jugements.  Grâce aux rétroactions de notre professeure, nous avons appris qu'un rapport d'analyse de besoins doit être objectif et avoir un ton neutre.  En effet, il s'agit d'un document fondamental qui s'adresse au client. Il doit véhiculer un message de professionnalisme et inspirer confiance. Nous avons donc appris à éliminer le pronom sujet "nous" dans ce type de document et à faire attention à nos formulations. C'est dans ce cours que j'ai appris à utiliser Chat GPT. J'avais une très mauvaise opinion de cet outil, mais je me suis rendu compte qu'il peut être très pertinent lorsqu'on l'utilise avec précaution. C'est grâce aux nuances apportées par ma professeure que mon opinion a changé.  Ainsi, j'ai pris les recommandations de Chat GPT quand j'ai voulu rendre mon texte plus professionnel, ce qui m'a fait gagner du temps. Cependant, il faut garder un esprit critique avec ses propositions. L'intelligence artificielle ne doit pas être un remplacement de notre propre intelligence, mais bien un outil supplémentaire. 

Grâce à la réalisation de ce travail, j'ai aussi appris qu'en analysant une situation, les humains ont souvent tendance à vouloir trouver immédiatement des solutions, ce qui peut biaiser notre jugement. Avant de trouver des solutions, il faut analyser la situation le plus objectivement possible, pour s'assurer de bien la comprendre.

Synthèse

Voici une petite infographie qui fait la synthèse d'une analyse de besoins. Elle a été créée dans le cadre du cours TEN-7001 par quelques collègues de classe et moi. Nous avons utilisé Canva pour la créer.