Апостилирование документов об образовании

Контора пишет...

Ниже мы подробно рассмотрим процесс подтверждения документов об образовании, с которыми придется столкнуться почти всем. Мы описали его на двух дополнительных страничках:

Кроме этого, понадобятся

Примечания

  • С недавнего времени появилась возможность сделать трехъязычный апостиль. Система пока еще не отлажена, так что это может не получиться. Если предлагают выбрать язык апостиля из нескольких вариантов, нужно выбрать русский (или, как минимум, текст должен быть продублирован на русском, см. закон об апостиле), т.к. если в документе есть иностранные слова без перевода, нотариус откажется сделать заверенную копию (см. закон о нотариате). Мы знаем кейс, когда апостиль вместо этого сделали на английском, возникли проблемы.
  • В заявлении на получения апостиля нужно указать страну. На самом апостиле это никак не отражено, это нужно только для заявления. Если в МФЦ или ЗАГСе вам говорят, что для Австрии не требуется апостиль на свидетельство о рождении или свидетельство о браке, потому что есть какое-то там соглашение между РФ и Австрией (его нет), укажите вместо этого Германию, чтобы не было вопросов.
  • Чтобы сэкономить время, можно обращаться напрямую в ведомства за получением документов и апостилем, в обход МФЦ и госуслуг. МФЦ лишь посредник, а в госуслугах не везде и не во всех регионах автоматизирована работа. (МФЦ сами ничего не делают; это просто для удобства, чтобы все можно было заказать в одном месте. Все документы делают учреждения, которые за это отвечают – Минобр, МВД, ЗАГС... Поэтом можно сразу обращаться в эти учреждения. Лучше заранее позвонить и узнать детали – например, кто именно делает апостиль, чтобы узнать адрес кабинет и иногда даже имя чиновника. Обычно все можно сделать и по доверенности; иногда могут попросить сначала подать заявку через госуслуги. Кстати, апостиль можно заказать не в любом МФЦ, а только во флагманских.)
  • Для граждан РБ может быть интересен ТГ-канал apostili_mid_rb, например чтобы знать длину очереди на апостиль. В начале мая 2024 очередь была на полтора месяца, ближе к августу она стала 2 месяца. Можно ходить и записываться в тетрадь, и не приходить, если не готова бумага к какому-то сроку. Несовершеннолетним нужно иметь свидетельство о рождении, где есть расшифровка подписи (т.е. ФИО) сотрудника ЗАГС. Если на вашем нету, нужно получить дубликат (несовершеннолетним тоже лучше сделать, просто на будущее). Потренируйтесь на апостилировании свидетельства о рождении, чтобы понимать о какой тетради идет речь и о какой очереди.

Что такое апостиль?

Консульская легализация - универсальный метод легализации документа; она подтверждает, что исходящий документ, направленный за границу, настоящий (т.е. соответствует законам страны, которая выдала данный документ). Поскольку делать ее довольно занудно, многие страны подписали Гаагскую конвенцию (1961) для упрощенной легализации. Конвенция утвердила специальный знак (штамп), заменяющий процедуру консульской легализации, — апостиль. Его ставят на официальные документы, направленные за границу. (Некоторые страны пошли еще дальше, договорились между собой и признают документы друг у друга просто так, даже без апостиля.)

Апостиль подтверждает законное происхождение документа, подлинность печати и подписи (journal.tinkoff.ru). Это придает документу юридическую силу для предъявления в других странах конвенции. Внешний вид апостиля является стандартным для всех этих стран. Срок действия апостиля ограничен лишь сроком действия самого документа.

Существует электронный апостиль, но его признают не все страны конвенции. Например, Австрия его признает, а Германия нет.

Нотариальное заверение имеет другую функцию, оно подтверждает подлинность копии или перевода. Это ничего не говорит о самом документе: Можно сделать копию или перевод песенки про зайцев, и нотариально их заверить.  (Нужно заметить, что обычно нотариус не может подтвердить подлинность самого перевода, потому что не знает языка – поэтому он подтверждает лишь подлинность переводчика, а остальное уже на совести переводчика. Именно совести, потому что привлечь переводчика к ответственности за неверный перевод по законам РФ непросто. Поэтому хорошо выбирайте переводчика.) Заверенный перевод можно подшить к оригиналам одноразовых/временных документов (например справке о несудимости), но не нужно его подшивать к постоянным и нужным документам (например, договор купли-продажи).

Интересно заметит, что есть разница между функциями российских и австрийских нотариусов [дополнить].

Апостиль может быть проставлен как на оригиналах документов, так и на нотариально заверенных копиях или переводах документов (в этом случае апостиль Минюста подтверждает заверение нотариуса).

Дополнительные ссылки: legalacts.ru (нотариальное заверение), navigator-msk.com (заверение переводов)

Ситуация в Австрии

Стоит знать, что по-немецки есть слово Apostille = апостиль, но чаще используется слово Beglaubigung. Оно означает "заверение", и используется как для обозначения апостиля, так и для нотариального заверения. Например, нотариально заверенная копия = notariell beglaubigte Kopie.

В Австрии не существует нотариального заверения перевода; вместо этого все документы, перевод которых должен быть официальным или заверенным, в Австрии переводят исключительно присяжные переводчики (gerichtsdolmetscher.at -> список переводчиков, также justizonline.gv.at). Они сами заверяют перевод, и привлечь их к ответственности можно очень даже. Проблем не возникает и если переводчик сертифицирован не в Австрии, а в Германии. Такой перевод можно сделать онлайн, часто достаточно скана оригинала (пояснения); готовый перевод можно получить по почте или онлайн (с цифровой подписью, elektronische Signatur). Главный минус в том, что обычно это выходит ощутимо дороже нотариально заверенного перевода в РФ. Пока остается невыясненным вопрос, нужно ли в этом случае при подаче документов прикладывать заверенную копию оригинала (напишите нам плиз, если у вас есть опыт). В любом случае, перевод присяжного переводчика должен быть прикреплен к переведенному документу и заверен электронной подписью (одним файлом) или скреплен печатью.

Некоторые услуги австрийские нотариусы могут предлагать онлайн (ihr-notariat.at,  nhp.at), например заверение документа для поручительства. Подходящего нотариуса можно найти на портале ihr-notariat.at с фильтром Online-Rechtsdienstleistung.

Дополнительные ссылки: bmeia.gv.at, gerichtsdolmetscher.at (присяжный перевод)

Процесс подтверждения документа об образовании

Всегда при поступлении на бакалавриат/магистратуру от вас попросят аттестат с тем или иным уровнем легализации. Сейчас мы рассмотрим самый страшный вариант - двойной апостиль, и разберемся, что с ним делать.

После этого красивый аттестат/диплом, теперь сшитый красной лентой, несем к нотариусу и просим нотариально заверенную копию. (Часто нотариусы сидят сразу в бюро переводов и можно этот шаг сделать одновременно со следующим.) Смысл нотариально заверенной копии в том, что такой документ по своей юридической силе идентичен оригиналу. Копию мы делаем для того, чтобы прикрепить к ней перевод; к оригиналу перевод не прикрепляем.

Апостиль Минюста ставится только в том городе, где находится нотариус, заверивший копии ("правило территориальности"). Место проставления апостиля Минобра значения не имеет.

Итак, вы победили бюрократию. Но зачем же так сложно? Первый апостиль удостоверяет, что подпись директора школы и его печать подлинные, а вот второй - что подлинна подпись нотариуса, который заверил перевод.

На сайтах вузов часто пишут, что нужно прикрепить перевод к "оригиналу документа", см. например требования WU (wu.ac.at) и TU Graz (tugraz.at). Если прикрепить перевод напрямую к аттестату/диплому, он будет испорчен, и пользоваться им для других целей уже нельзя. Поэтому это просто неточная формулировка (lina-berova.at).

В третьей стране

Апостилировать аттестат, находясь в третьей стране, можно через доверенное лицо. Помимо своего паспорта, ему понадобятся сканы вашего паспорта (нам говорят, что не требуется даже заверенная копия паспорта, копии/сканов достаточно). Вам нужно подать заявку на госуслугах, аттестат с апостилем можно забирать через пару дней (в Москве, в противном случае ждать придется дольше). После уведомления о готовности, доверенное лицо приезжает в МФЦ, который указан в уведомлении с госуслуг, сдает там аттестат, и сразу забирает результат. Как обычно, после этого нужно снять копию + заверить, перевести + заверить (при надобности eще апостилировать перевод) и отправить к себе, в третью страну; оттуда уже высылать по почте в университет.

Срок ожидания зависит и от того, где был выдан документ. Если вы обращаетесь по месту выдачи, то срок ожидания обычно недели две максимум, или меньше. Если ваш документ был выпущен, например, в Оренбурге, а апостилируете вы в Москве, то срок ожидания до 45 дней (по закону).