書類の目的を明確にする

➀確定日付は「その文書が特定の日に存在していた事実」を証明するだけで、内容の正しさや強制執行力はありません。

②離婚協議書、金銭消費貸借契約書、遺産分割協議書、養育費の取り決め書など、日付が重要な意味を持つ文書に適しています。

書式と内容の確認

➀手書き・印刷どちらでも可。ただし改ざん防止のため訂正印や押印方法は慎重に。

②文書中に「日付」が明記されていることが望ましい。

③公証役場での確認後は差し替え不可のため、事前に誤字・脱字・金額や人名の正確性をチェック。

 添付書類の準備

➀本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等）。

②文書原本と必要部数のコピー（公証役場によってはコピーの持参不要の場合あり）。

実印・認印の扱い

➀確定日付には押印必須ではないが、契約や合意を証明する場合は押印済みの完成原本が望ましい。

取得タイミングの重要性

➀補助金・助成金・法的時効・契約開始日など、日付が効力発生条件になる前に取得しておく。

ビジネス上の活用目的を整理

（１）確定日付は以下のビジネス場面で有効

➀取引基本契約書、業務委託契約書の発効日証明

②売掛金回収や債務承認の証拠保全

③補助金・助成金申請用契約書の期間証明

④知的財産（マニュアル・設計図・商品デザイン）の作成日証明

（２）書類作成時のチェックポイント

➀取引当事者の正式名称・住所・代表者氏名は登記簿記載通りに記載。

②金額・納期・条件など変更リスクの高い部分は明確に数値化。

③複数ページある場合は契印（ページ間押印）を忘れない。

（３）社内手続き・承認フロー

➀役員会・取締役会の議事録や重要契約書は、確定日付取得前に社内決裁を完了させる。

②外部提出用の副本が必要な場合は、取得部数をあらかじめ決める。

（４）公証役場との事前連絡

➀大量枚数や特殊な契約（英文契約・多者間契約）は、事前に公証役場へ連絡し確認。

②所要時間・必要部数・手数料を見積もり、スケジュールに組み込む。

（５）他制度との組み合わせ

➀契約の強制執行力を持たせたい場合は確定日付＋公正証書化。

②電子データの場合は電子公証（タイムスタンプ）も検討。

申請代行の目的

➀公証役場に直接出向かなくても、代理人が代わりに手続きを行うことで時間・手間・移動負担を軽減できます。

②仕事や家庭の都合で公証役場に行けない方、制度に不慣れな方に有効です。

代行依頼時に必要なもの

➀文書原本（確定日付を付けたい契約書や合意書など）

②本人確認書類のコピー（運転免許証、マイナンバーカード等）

代行の流れ

➀事前相談で文書内容と日付証明の目的を確認

②必要書類の受け取りとチェック

③代理人が公証役場に出向き、確定日付の付与手続き

④完了後、確定日付が押された文書を依頼者へ返送または直接引渡し

注意点

➀確定日付は日付のみ証明であり、内容の真実性は保証されません。

②原本に訂正や不備があると当日手続きできない場合があります。

申請代行の目的

➀営業活動や事業運営に必要な契約書・議事録などの確定日付取得を迅速化するための外部委託。

②全国に支店がある企業や、契約本数が多い企業で特に有効。

③法務部の事務負担を減らし、契約発効日や申請期日を守るために活用。

代行依頼時に必要なもの

➀契約書・議事録・合意書など原本

②法人の登記事項証明書（必要な場合、公証役場の判断による）

③担当者の委任状（代表取締役印・社判押印）
　複数契約書のまとめ申請も可

④大量の場合は、事前に案件リスト（契約名・日付・部数）を作成

代行の流れ

➀事前打ち合わせ（対象文書・枚数・期限の確認）

②必要書類と委任状の受領

③代行者が公証役場で確定日付取得

④取得済み文書を返却し、控えや電子記録を保管

⑤補助金・助成金申請用や法務アーカイブに登録

注意点

➀大量申請や特殊書式（英文契約、多者間契約等）は事前予約が必要。

②契約書の内容変更後は、再度確定日付を取得しないと日付証明が無効化される恐れあり。

③社外秘文書の場合、守秘義務契約を締結してから代行依頼するのが安全。

代行依頼時の共通ポイント

➀費用：公証役場手数料（1通700円）＋代行手数料（業者により数千円〜）

②所要時間：通常は当日対応可だが、大量や遠方の場合は数日かかることもある

③信頼性：弁護士・司法書士・行政書士・契約書専門コンサルなど、実務経験のある代行者が望ましい

（１）離婚協議（不貞・監護・家計の実態）

①不貞の反復性：宿泊施設/相手宅等の出入の継続性（単発で終わらない）。
②監護実態：送迎・通院・学校行事等の関与度合いを写真＋時刻で情報の蓄積。
③不適切行動の兆候：深夜外出・ギャンブル・過度飲酒等を公共空間に限って観察。
④家計外形：勤務先実在・役職/業種相場、住居/車/旅行頻度等から支払余力レンジを提示。

（２）金銭消費貸借（返済能力・所在・担保）

①居所/勤務先の外形確認と勤続の継続性。
②キャッシュフローモデル：推定手取り−最低生活費−既存返済＝現実的な月額の幅。
③担保現況：不動産は登記事項、動産は実在・相場資料。

（３）遺産分割（資産漏れ・相続人所在）

①相続人の所在特定：連絡線の確保（郵送“転送不要”等の支援）。
②資産の所在兆候：別宅・倉庫・貸しトランク・高額動産の使用実態を公道から把握。
③生前贈与/使途不明金の兆候：生活水準と収入の乖離、特定時期の高額支出の外形事実。
④遺言の存在兆候の整理（実際の照会手続は家族や専門家経由）。

（４）養育費（就労実態・収入推定・未払い立証）

①就労実態：勤務・副業の外形確認（SNS/求人/現地観察）。
②収入レンジ推定と子の実費（教育・医療・通学）の裏付け。
③未払いの継続性：督促・入金履歴のタイムライン化。

（５）調査の納品物（協議の現場で使える形）

①調査報告書（事実→資料→推定を明確に区分）
②証拠パック（原データ・スクショ・撮影メタ情報・ハッシュ）
③時系列表／論点整理表
④運用叩き台（支払方法・見直し・違反時対応）
⑤確定日付の取得代行 （文書の存在日時を固定）

１．取引基本契約・業務委託契約の発効日証明すための事前調査

①取引先企業の実在性確認（法人登記・営業実態・拠点の有無）。
②担当者の役職・権限の裏付け（商業登記・公開プロフィール・現地確認）。
③取引実態の観察（店舗・工場・物流拠点が稼働しているか）。
Point：契約相手が「ペーパーカンパニー」や「実態不明」だと、確定日付を取っても無意味。実態調査で交渉材料を確保。

２．売掛金回収・債務承認の証拠保全のための事前調査

①債務者の居所・勤務先確認（郵送物転送不可・勤務先外形）。
②資力推定（住居水準・所有車両・従業員数・取引先動向）。
③支払遅延の常習性調査（他社口コミ・官報公告・訴訟記録・破産再生情報）。
Point：「支払能力があるのに払わない」のか「資金繰りが尽きている」のかを把握することで、協議での立場を有利に。

３．補助金・助成金申請用契約書の期間証明するための事前調査

①実際に事業が稼働しているかの現地写真・稼働確認。
②従業員雇用の実態（出勤・就労の有無を公道から確認）。
③設備導入の事実確認（看板・機械・車両の存在）。
Point：申請後に「架空契約では？」と疑われないための裏付けを、確定日付＋実態調査で強化。

４．知的財産（マニュアル・設計図・商品デザイン等）を守るための事前調査

①競合の類似品・模倣状況調査（店舗・展示会・ECサイト・広告媒体）。
②開発・制作に関する実在証拠の収集（撮影日付き写真、制作過程の資料化）。
③公開情報からの先使用調査（商標登録、意匠登録の前の使用実績）。
Point：知財は「いつ作ったか」「誰が先に使っていたか」の争いが多いため、確定日付＋実態調査で主張を有利に。

５．書類作成前のチェックサポート

①登記事項の一致確認：法人登記簿や不動産登記を収集して「名称・代表者・所在地」の正確性を照合。
②金額・納期・条件の現実性調査： 相手が本当にその条件を履行できるかを、資力・実績・取引実態から推定。
③複数ページの押印・証拠性補強：弊所は直接押印できないが、「偽造防止チェック」や「契印の有無確認」をオプション提供。

目的

➀話し合いの現場に第三者として同席し、記録と証拠を残すことで「言った・言わない」のトラブルを防ぐ。

②合意後に作成する文書へ確定日付を付与し、日付と存在を公的に証明。

利用される場面

➀離婚協議（養育費・財産分与・慰謝料の取り決め）

②相続分割の話し合い

③借金や金銭貸借の返済条件の再交渉

④近隣トラブルや私的な和解協議

 立会人（中立者）の役割

➀当事者双方の話を公平に聞く

②内容をその場で整理し、合意事項を文書化

③公証役場での確定日付取得までの流れを案内

メリット

➀合意内容を即時に文章化＋日付証明できるため後日の争いに強い

②当事者だけでの交渉より感情的対立を抑えやすい

③弁護士ではないため、費用負担を抑えつつ証拠性を確保可能

目的

取引先・顧客・パートナー企業との協議に第三者が中立立場で同席し、合意事項を明確にする。

商取引や契約変更、トラブル解決の場面で、後日の紛争予防に役立てる。

利用される場面

➀取引条件の変更や価格交渉

②納期遅延や不良品発生時の損害補償の話し合い

③業務委託契約の中途解約条件の調整

④下請取引やOEM契約での仕様変更の合意

中立立会の流れ

➀事前に双方の協議テーマ・目的をヒアリング

②協議当日に中立者が同席し、議事録的メモを作成

③合意に至った内容をその場で契約書・合意書として成文化

④確定日付を付与し、公的証拠として保全

メリット

➀商談や協議の証拠性を確保し、後日の契約不履行や損害賠償請求の防止につながる

②社内法務部の負担を減らしつつ、法的証拠力の高い文書を即時作成可能

③補助金・助成金・融資申請に必要な契約日証明としても利用可能 

共通の注意点

➀確定日付は日付のみの証明であり、内容の正しさや法的拘束力（強制執行力）は保証しない

②強制執行が必要な場合は、公正証書化を検討

③協議記録や合意書は、誤字・脱字、条件不備がないよう事前に精査することが重要

原本保管の重要性

➀確定日付は原本に押印されるため、原本の紛失＝証拠価値の低下につながります。

②家の防湿・防火性が低い場合は、耐火金庫や防湿ファイルの利用がおすすめです。

副本・コピーの確保

➀原本は安全な場所に、日常利用や参照用にはコピーやスキャンデータを活用。

②コピーでも確定日付印は確認できますが、法的効力では原本に劣ります。

デジタル保管

➀スキャナーやスマホで高解像度撮影し、クラウド（Google Drive、OneDrive等）や外付けHDDに保存。

②ファイル名に「確定日付」「日付」「契約内容の概要」を入れておくと検索性UP。

保管期間

➀金銭契約や離婚協議書などは時効期間（5〜10年）＋安全余裕期間を目安に保管。

②相続や遺言関連は原則として永久保管が望ましい。

誰がどこにあるかを把握

➀もし本人が保管場所を説明できなくなった場合に備え、信頼できる家族に所在と内容を共有。

原本の集中管理

➀契約書原本は法務部門または総務部門で集中管理し、アクセス権限を限定。

②保管庫は耐火金庫＋施錠管理が必須。

契約書管理台帳の作成

➀台帳には以下を記載
　　㋐契約名
　　㋑当事者
　　㋒契約日・確定日付取得日
　　㋓保管場所
　　㋔担当部署・担当者

②契約管理システムを利用すると、更新期限や再取得時期のアラート設定も可能。

デジタル化とバックアップ

➀全契約書をスキャンし、NASやクラウドストレージに格納。

②外部災害に備え、異なる拠点や外部サーバーにもバックアップ。

保管期間と廃棄ルール

➀商取引契約：契約終了後10年間保管（商法・会社法上の推奨期間）

②知的財産関連：権利存続期間＋数年

③保管期限が過ぎた文書は、シュレッダーや溶解処理で機密廃棄。

社内共有ルール

➀原本の閲覧や持ち出しは申請制にする。

②閲覧時は必ず利用記録を残す。

③再交渉や紛争時に迅速に提示できるよう、検索・取り出しの即応性を確保。