FAQ FV
Formulaires : Liste de distribution
Comment configurer la liste de diffusion des formulaires pour les diffuser automatiquement en fonction d’un statut spécifique.
Etapes
Vous pouvez définir des listes de distribution pour les formulaires au niveau du projet afin qu'ils soient automatiquement distribués à un ensemble de destinataires défini par l'utilisateur sur différents statuts de flux de travail, à mesure que le statut d'un formulaire est modifié.
REMARQUE : Une liste de distribution est liée à un formulaire et à son Workflow associé. Cela signifie que si vous décidez de modifier le Workflow associé aux modèles de formulaire, toutes les listes de distribution devront être reconfigurées suivant chaque statut du Workflow.
Pour appliquer la liste de distribution de formulaires sur un projet, accédez aux gabarits de formulaires : Project Setup > Assign > Form Templates
Cliquez ensuite avec le bouton droit sur le formulaire auquel vous souhaitez ajouter une liste de distribution :
Sur l'écran suivant, vous avez la possibilité d'ajouter divers destinataires en cliquant sur le symbole plus à côté de l'en-tête “Project Distribution List” :
“Add Distribution List” permet de sélectionner une liste de distribution créée précédemment.
Sélectionnez un statut auquel appliquer la liste de distribution.
ATTENTION : Les distributions ne fonctionnent pas sur le statut par défaut (ouvert) pour aucun workflow (dans cet exemple, “Unassigned”).Sélectionnez une liste de distribution.
Cochez la case à côté de la sélection pour l'ajouter au champ Listes de distribution sélectionnées.
Cliquez sur “Save” (Enregistrer).
“Add Business People” permet d'ajouter des membres de l’entreprise, non affectés au projet, à la liste de distribution.
Sélectionnez un statut auquel appliquer les personnes. Veuillez noter que les distributions ne fonctionnent pas sur le statut par défaut (ouvert) pour aucun workflow (dans cet exemple, “Unassigned”).
Sélectionnez un utilisateur.
Cochez la case à côté de la sélection pour l'ajouter au champ “Selected People” (Personnes sélectionnées).
Cliquez sur “Save” (Enregistrer).
“Add Project People” permet d'ajouter des utilisateurs spécifiquement affectés au projet.
Sélectionnez un statut auquel appliquer les membres du projet. Veuillez noter que les distributions ne fonctionnent pas sur le statut par défaut (ouvert) pour aucun workflow (dans cet exemple, “Unassigned”).
Sélectionnez un membre du projet.
Cochez la case à côté de la sélection pour l'ajouter au champ “Selected People” (Personnes sélectionnées).
Cliquez sur “Save” (Enregistrer).
“Add External Email Address” permet d'ajouter n'importe quelle adresse e-mail (c'est également ici que vous pouvez ajouter une adresse de conteneur Dropbox Viewpoint for Projects).
Sélectionnez un statut auquel appliquer l'adresse e-mail externe. Veuillez noter que les distributions ne fonctionnent pas sur le statut par défaut (ouvert) pour aucun workflow (dans cet exemple, “Unassigned”).
Entrez l'adresse e-mail externe que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur “Save” (Enregistrer).
Vous pouvez également ajouter n'importe quelle organisation du projet à la liste de distribution en cliquant sur le symbole ”+” à côté de l'en-tête “Project Organisations” :
“Add Project Organisations” permet d'ajouter des organisations spécifiquement affectées au projet.
Sélectionnez un statut auquel appliquer l'organisation. Veuillez noter que les distributions ne fonctionnent pas sur le statut par défaut (ouvert) pour aucun workflow (dans cet exemple, “Unassigned”).
Sélectionnez une organisation.
Cochez la case à côté de la sélection pour l'ajouter au champ Organisations.
Cliquez sur “Save” (Enregistrer).
Vous pouvez également configurer la distribution de formulaires au niveau de l'entreprise en accédant à : Business Setup > Standards And Templates > Business Form Templates > Configure Form Templates.
Cliquez ensuite avec le bouton droit sur le formulaire auquel vous souhaitez ajouter une liste de distribution :
Sur l'écran suivant, vous avez la possibilité d'ajouter diverses distributions en cliquant sur le symbole “+” à côté de l'en-tête de la liste de distribution. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que sur le projet, mais ils sont définis au niveau entreprise et affectent donc chaque projet auquel le modèle de formulaire est attribué. Vous avez également la possibilité de définir certains paramètres par défaut :
Notify Issued By Person : Envoie une copie du formulaire généré à la personne qui l'a émis
Notify Issued By Organisation : Envoie une copie du formulaire généré à l'organisation à laquelle la personne qui l'a émis est liée (utilise l'adresse e-mail attribuée à l'organisation au niveau du projet).
Notify Issued To Organisation : Envoie une copie du formulaire généré à l'organisation à laquelle il a été émis (utilise l'adresse e-mail attribuée à l'organisation au niveau du projet).
Ces cases sont ensuite grisées au niveau du projet :
