04.02.02.- Reservas

Nos permite ver un listado de todas las reservas que hay en el sistema.

Desde el Buscador de Reservas podemos filtrar las reservas de diversas formas para que nos resulte más sencillo encontrar lo que nos interesa,

• Localizador; Introducimos el numero de localizador, buscamos y nos aparecerá una reserva concreta
• Por fecha, Desde Hasta, si esta ordenada por fecha de entrada, y filtrada por fecha de entrada, nos aparecerán las reservas que realizan el check in en las fechas indicadas.
• Si por el contrario, determinamos unas fechas, pero ordenamos y filtramos por fecha de reserva, el listado que aparece es las reservas realizadas en ese periodo estipulado.
• Estado de Reserva, desde aquí, si abrimos el desplegable, nos encontramos con varias opciones, No leída, Canceladas, Confirmadas, Anulada, No Show y Tarjeta No Valida.
• Por último por canal de venta si solo queremos buscar reservas de una central concreta.

Podemos jugar con varios filtros para reducir la búsqueda.

Una vez seleccionados los filtros nos aparece el listado de las reservas tal y como mostramos a continuación:

Ver Reserva Completa

Si lo que queremos ver una reserva, editar sus datos, hacer un cobro o una factura, la forma más sencilla es pinchar en la opción de Ver Reserva Completa de dicha reserva, tal y como vemos a continuación:

Una vez hemos pinchado sobre el icono Ver Reserva Completa, nos encontramos con la siguiente pantalla:

Barra de opciones

En primer lugar nos encontramos una barra donde nos aparecen varios puntos que nos permiten consultar o realizar diferentes acciones sobre la reserva.

Vamos a ver de manera detallada cada uno de ellos:

Mover

Nos permite mover una o varias habitaciones de la reserva en la que estamos a otra reserva, puede ser a una reserva nueva o a otra reserva que ya existe en el sistema.

Historial

Nos muestra todas las acciones que se han realizado sobre esta reserva indicando que usuario y en que fecha y hora se realizó cada cambio, es sólo de consulta.

Planning

Nos lleva directamente al planning en las fechas de la reserva, bien por canal o por estado , para asignar la reserva a una habitación o consultar como tenemos la ocupación mensual.

Reserva

Permite enviar una copia por e-mail de la reserva al cliente o bien al e-mail del alojamiento.

• Reserva propietario enviar copia, se trata de un modo de poder enviarte a ti mismo una copia de la reserva al correo de forma automática.
• Reserva Cliente enviar copia, igual que la opción anterior pero en este caso para enviar al cliente.
• Si se trata de una cancelación encontraremos un cuarto icono que nos permite enviar al cliente una copia de dicha cancelación.

Genera Hoja de Registros

Desde esta opción sacamos la hoja de registro que firma el cliente al llegar al alojamiento.

Imprimir Hoja de Registro

Nos lleva a la misma opción que pulsando imprimir en la opción anterior

Se puede personalizar el pie desde Mi Cuenta < Alojamientos < Descripciones en el campo que pone "Textos para el pie de página del parte de viajeros"

Hoja de Consumos

Muestra los consumos asociados a una reserva, es una especie de resumen de la reserva completa,se pueden consultar todos o filtrados por habitación.

Al seleccionar una de las opciones nos lleva a la hoja de consumos:

Generar Factura

Nos permite generar la factura de la reserva

** Veremos más adelante, en este apartado de ver reserva completa, como se generan las facturas.

Imprimir

Nos permite imprimir una copia de la reserva

Barra de Estado

Nos permite consultar o cambiar el estado de la reserva, así como consultar o marcar si está realizado el check-in, check-out o si la reserva está cobrada. Podemos definir el estado de la reserva, es decir, podemos marcarla como Confirmada, Cancelada, establecer como un No Show, Marcar como leída o Marcar como No Leída, y Tarjeta No Válida

También nos da la opción de determinar si ya se ha efectuado el Check-in, el Check-out o si ya se ha cobrado la reserva

Si pinchamos sobre el estado de la reserva nos aparece un desplegable con todos los estados, si queremos cambiar de un estado a otro sólo tenemos que seleccionarlo:

Para marcar los check de check-in, check-out o cobrado sólo tenemos que deslizar el punto blanco hacia la derecha y quedará en color

Datos de la Reserva

En el siguiente apartado arriba a la izquierda, vemos los datos de la reserva,

Desde este punto, podemos cambiar la fecha de la reserva, el precio pagado y el total, así como determinar la moneda con la que realizar el cobro.

Datos del Cliente

Arriba a la derecha nos aparecen los datos del cliente. Si la reserva es manual, debemos cubrir nosotros los datos del cliente, en el caso de que la reserva llegue por cualquier otro canal de venta, llegarán al Channel Manager con todos los datos que el cliente ha indicado en el momento de realizar la reserva.

Las observaciones o comentarios se pueden tipificar :

En función del tipo se hace lo siguiente:

1) General: El comentario solo se muestra en la ficha a modo informativo, o sea, mismo funcionamiento que ahora.

2) Planning: Muestra un aviso en el planning de esa reserva con un simbolo de alerta.

3) Alert: Muestra el mensaje al entrar en la ficha de la reserva en una ventana.

4) Alert + Planning: los 2 anteriores.

5) Actividad: si marcan un comentario como actividad les sadrá en los informes de actividad y además podrán marcarlo al crear la reserva directamente

6) Facturación: se lo mostrará antes de facturar, así si el cliente les da datos de empresa o algo pueden tenerlos en cuenta desde los comentarios

Podemos acceder y editar estos datos y añadir nueva información obtenida a posteriori de la realización de la reserva:

Si la reserva es realizada a través de una empresa podemos introducir sus datos pulsando en Empresa

Nos aparece la siguiente pantalla

Pulsamos editar para rellenar los datos

Desglose Reserva

Justo debajo de los datos de reserva y datos del cliente, vemos el desglose de la reserva, donde nos indican el tipo de habitación, la ocupación, el Régimen de alojamiento, el numero de habitación y los huéspedes que están alojados, todos estos campos son editables, e incluso podemos añadir nuevos huéspedes y eliminar la habitación de la reserva cuando por ejemplo, se realice una anulación en una reserva con varias habitaciones.

Consumos y Servicios

Más abajo vemos el apartado Consumos y Servicios, en este punto podemos añadir cargos que surjan una vez realizada la reserva, por ejemplo parking, desayunos u otros posibles gastos que genere el cliente.

El programa permite configurar aquellos cargos o servicios adicionales que tenemos en el alojamiento con su precio, de modo que simplemente pondríamos el nombre del consumo, nos aparece ese consumo para seleccionarlo y se autocompletan los datos sólo necesitamos poner la cantidad.

Se configuran desde Mi cuenta / PMS / Maestro Cargos que veremos en detalle más adelante.

Gestión de Cobros

En este punto realizamos los cobros de todos los cargos generados por el cliente, el importe total de la reserva y todos los cargos extras que se hayan efectuado. Incluso se puede detallar lo que ha sido pagado y lo que no.

Una vez hayamos clicado en Nuevo Cobro nos salta la siguiente pantalla, desde la cual podemos especificar la fecha, forma de cobro, importe, moneda y comentarios. Debemos darle a Guardar para que el Cobros sea efectuado.

Tipos de Documento

• Boleta : Tiquet Efectivo
• Voucher : Tiquet Tarjeta

El importe cobrado pasa a la casilla Importe Cobrado y se resta de Importe Pendiente, una vez cobrada la totalidad de la reserva el importe cobrado será cero como muestra la siguiente imágen:

**Para pago a crédito hay que tener creada la empresa y tiene que tener crédito (en la misma moneda que la reserva).

Listado de Facturas Asociadas a la Reserva

Este es el histórico de facturas, es decir, si a este cliente le hemos emitido varias facturas, en una misma reserva, desde este punto podemos consultar cada una de ellas. Además, observamos a la derecha un icono denominado generar factura, desde aquí accedemos a la facturación, más abajo encontraremos la pantalla de facturas desglosada y explicada en profundidad.

Una vez hemos pulsado sobre el botón Generar Factura nos salta una pantalla de aviso, en ella podemos elegir el tipo de Factura que queramos hacer, Factura Nacional, Factura Proforma o Factura Internacional

Tipos de Facturas

• Nacional : A alguien del país
• Exportación: A alguien de fuera
• Anulación : Nota de Crédito
• Modificación : Nota de Débito

Elegimos el tipo de factura a realizar y nos pasará a la siguiente pantalla:

Tras haber pulsado en el botón Generar Factura, nos encontramos con la factura, en esa pantalla veremos el resultado final y el modelo de impresión como se puede observar en la pantalla siguiente:

Desde esta pantalla podemos realizar varias operaciones relacionadas con la factura:

Crear Nueva Factura: Si queremos hacer otra factura sobre esta reserva

Editar Factura : Nos permite editar todos los datos de la factura..

Anular Factura: Al anular una factura la invalidamos, en ese momento se realizaría un abono

Guardar PDF Factura : Nos guarda la factura en formato PDF.

Enviar email PDF Factura : Nos permite enviarla a una dirección de email.

Imprimir: Imprimimos la factura para entregar al cliente.

Una vez que la reserva tenga facturas generadas nos aparecerá del siguiente modo en la reserva:

Datos de Respaldo

Cuando realizamos reservas directas a una empresa en algunos países, por ejemplo en Chile, se pide un respaldo, un documento para corroborar que es una empresa.

Esos respaldos recibidos los podemos introducir en el sistema para que queden asociados a la reserva.

Si pulsamos crear nuevo respaldo podemos añadirlo en texto o subir un archivo desde Google Drive.

Listado de comentarios de la reserva

Desde aquí podemos añadir comentarios que consideremos importantes, por ejemplo, llegan tarde por el vuelo u otras situaciones que precisen incluir una nota. Una vez que hayamos pulsado el botón Nuevo Comentario nos enviará a otra pantalla donde podemos editar el comentario. Debemos recordar siempre dar a Guardar.

Al crear un comentario en la reserva ahora se puede tipificar. En función del tipo se hace lo siguiente:

1) General: El comentario solo se muestra en la ficha a modo informativo, o sea, mismo funcionamiento que ahora.

2) Planning: Muestra un aviso en el planning de esa reserva con un simbolo de alerta.

3) Alert: Muestra el mensaje al entrar en la ficha de la reserva en una ventana.

4) Alert + Planning: los 2 anteriores.

Comentarios Informes

Los comentarios añadidos en este punto, se reflejan en los informes, punto que detallaremos más adelante, los informes son de Check in, incluye las reservas que entran ese día, podemos añadir comentarios tipo, incluir cuna o cama supletoria, para imprimir este informe y entregar al personal encargado, informes de Check Out, parecidos a los anteriores, en este caso, los informes de check out incluirían comentarios tipo retirar cama supletoria, además nos sirve como referencia para el personal de limpieza, por último el informe de habitaciones con actividad, son habitaciones ocupadas, en las que podemos añadir comentarios como por ejemplo; Cambiar toallas.