Servizio Agenzia di Viaggi

Post date: Dec 19, 2013 11:13:54 AM

A partire dal 7 gennaio 2014, i biglietti aerei, i biglietti ferroviari con ITALO, le prenotazioni alberghiere e di mezzi a noleggio, dovranno essere richiesti alla nuova agenzia viaggi Carlson Wagon Lit. Ognuno dovrebbe aver ricevuto le credenziali di accesso al portale dell'agenzia: https://portal.carlsonwagonlit.com, tramite email da parte dell'Agenzia stessa.

PRENOTARE AEREO (FOR DUMMIES)

- Andare sul sito: http://www.cwt.it/cwtbook2go/

- Inserire username e password che vi hanno mandato

- Vi appare questa pagina. Inserite i dati che chiedono in "Request Data"

- Nella stessa pagina, andate al bottone "References" e inserire i dati della missione (numero trasferta, e tipo di trasferta=missione)

- Poi andate nel botton "Air", li con il motore di ricerca prenotare il viaggio (mostra prezzi). Dopo aver trovato il volo premete qualcosa tipo "prenota"

- Alla fine premete "Send to Agency"

- Dopo qualche ora vi arriva il biglietto

- Chiamatemi o mandatemi un mail per ringraziarmi, si accettano anche cioccolatini

ALTRE INFORMAZIONI

Per prenotare titoli di viaggio con la nuova agenzia, ci sono due modalità: self-service e assisted. La differenza sostanziale tra le due modalità e' il pagamento dei costi di agenzia per tutto cio' che viene richiesto in modalità assisted.

BIGLIETTI AEREI, ALBERGHI, MACCHINE

Per i biglietti aerei acquistati in modalità "self-service" senza addebito di costi di agenzia, e' necessario collegarsi al portale e concludere l'acquisto entro 6 giorni lavorativi prima della data di partenza. Tutti i biglietti aerei acquistati in questa modalità saranno addebitati alla Sezione; la carta di credito del dipendente e' richiesta a garanzia di prenotazioni alberghiere e di mezzi a noleggio, o per il pagamento di biglietti aerei delle low cost che non accettano carte di credito aziendali.

CARTA DI CREDITO

A tale proposito, l'INFN mette a disposizione per tutti i dipendenti e gli associati una carta di credito American Express corporate, gratuita, per l'intera durata del rapporto lavorativo con l'INFN, da utilizzare esclusivamente per prenotazioni/acquisti di biglietti autonomamente e direttamente gestiti in missioni preventivamente autorizzate o per servizi di agenzia che richiedano una garanzia personale (come poco sopra accennato). Chi desiderasse richiedere la carta di credito puo’ avere ogni informazione sul sito: www.ac.infn.it Menu a destra: Utilities AC => American Express.

ORARI

Gli orari di agenzia sono: dal lunedi' al venerdi' dalle 08:30 alle 19:00. Le richieste in modalita' self service devono essere inviate entro le 18:30.

COSTI

I costi di agenzia per la modalita' "assisted" corrispondono a:

- Standard Euro 4,05 per prenotazioni richieste almeno 6 giorni lavorativi prima della data di partenza;

- Urgente Euro 9,40 per prenotazioni fatte in data non superiore a 5 giorni lavorativi antecedenti la data di partenza e non meno di 5 ore antecedenti l'orario di partenza e comunque entro le ore 13.00 del giorno di partenza, qualora questa sia successiva alle ore 18.00 del giorno stesso;

- Emergenza Euro 14,50 per prenotazioni urgenti al di fuori dell'orario di esercizio dell'agenzia, via telefono.

EMERGENZE

Per le emergenze durante l'orario di apertura si puo' contattare l'agenzia al numero: 06 82075449.

Per le emergenze durante l'orario di chiusura si puo' contattare l'Emergency Service Center Italia al seguente numero: +39 02 52034445.

PRENOTAZIONE TRAMITE MAIL

Tutti i biglietti aerei, gli alberghi e i mezzi a noleggio prenotati in modalita' assisted saranno addebitati alla Sezione. Sara' possibile richiedere biglietti, alberghi e mezzo a noleggio, oltre che dal portale entrando in modalita' assisted, anche inviando una mail a infn.it@contactcwt.com comunicando: tipo trasferta: MS e numero della missione.

NOTE SUL PERNOTTAMENTO

Per l’eventuale pernottamento, nel caso di missioni estere, il sistema restituisce, al momento della ricerca, un pacchetto di alberghi di costo fino a 200 Euro. Questa “risposta” è fuorviante in quanto in base alla normativa, per le missioni all’estero, si possono usare alberghi differenziati in base alla categoria di riferimento:

- personale dei ruoli ricercatore e tecnologo o associato con incarico di ricerca: al massimo I categoria non di lusso (4stelle);

- il restante personale: al massimo la seconda categoria (3 stelle).

RICHIESTE DI CAMBIO DATA/ORA

N.B.: per tutte le richieste di cambio date, o di rimborsi di biglietti non utilizzati, si deve necessariamente passare in modalità assisted con conseguente pagamento dei costi di agenzia.

Sotto trovate due documenti con la Guida al Servizio e la INFN travel policy.