Post date: Nov 28, 2013 8:07:00 AM
Per organizzare una conferenza internazionale, ci sono varie modalita' di richiesta di finanziamento e patrocinio, diverse per INFN, Dipartimento e Ateneo.
1. Richiesta Patrocinio
Dipartimento
Basta comunicare per mail o verbalmente al direttore del dipartimento. La richiesta viene messa nell'ordine del giorno del prossimo Consiglio di Dipartimento. Una volta approvata, al richiedente viene consegnato il verbale del consiglio.
INFN
Non esiste una procedura di richiesta di patrocinio per INFN e quindi il logo si puo' usare liberamente se tra gli organizzatori e' presente almeno un associato o dipendente INFN
Ateneo
La richiesta di patrocinio da parte dell'ateneo deve essere compilata dal richiedente e firmata anche dal direttore del dipartimento. La richiesta viene spedita attraverso la segreteria del dipartimento o puo' essere inviata all'Ufficio Cerimoniale e Manifestazioni che la inoltra al rettore: cerimoniale@unipd.it. Un esempio di lettera di richiesta patrocinio e' allegato qui sotto.
2. Richiesta Finanziamento
Dipartimento
Basta chiederlo al direttore del dipartimento. La richiesta viene messa nell'ordine del giorno del prossimo Consiglio di Dipartimento. Una volta approvata, al richiedente viene consegnato il verbale del consiglio.
INFN
Le richieste di finanziamento all"INFN vanno chieste attraverso la pagina http://www.infn.it/conference/. C'e' una certa scadenza per le richieste di finanziamento. Per le conferenze del 2014 le date erano: dal 1° gennaio 2013 al 30 ottobre 2013. Il formulario va riempito e credo passi attraverso il direttore della sezione locale.
Ateneo
La richiesta di contributo deve essere inviata alla Commissione incaricata di valutare le richieste di contributo per l'organizzazione di iniziative scientifiche quali congressi o giornate di studio, patrocinati dall'Università di Padova. Il Servizio che supporta la Commissione per le assegnazioni dei contributi è il Servizio Bilancio Strutture. Le richieste di contributo vanno presentate dal Direttore del Dipartimento. Affinché la Commissione possa valutare la richiesta di contributo, le richieste dovranno essere corredate da:
* Patrocinio dell’Ateneo o copia della richiesta di Patrocinio;
* Breve sintesi di presentazione dell’iniziativa e il programma previsto;
* Il Prospetto Previsione Entrate e Spese
Per la parte delle Entrate con l’indicazione degli eventuali finanziamenti da Enti esterni, delle quote di iscrizione, del contributo del Dipartimento, etc.; - per la parte delle Spese con l’indicazione delle principali uscite previste. Il Prospetto è scaricabile dal sito www.unipd.it/bilanciostrutture (accessibile solo con proxy verso Ateneo) unitamente ad alcune note utili alla compilazione.
Nella valutazione delle richieste presentate, la Commissione applicherà i seguenti criteri: a) rilevanza internazionale del tema e dei relatori, b) durata dell’evento, c) entità del bilancio (entrate/uscite) dell’iniziativa: soglia minima di costo/budget pari a € 2.000 e soglia massima di costo/budget pari a € 80.000. d) numero di eventi presentati dalla stessa struttura nello stesso periodo considerato; e) eventi che sviluppano la presenza dell’Ateneo in Network internazionali di ricerca; f) le iniziative organizzate nell’ambito di Progetti di Ricerca d’Ateneo saranno finanziate solo se non già comprese nella spesa prevista per il Progetto stesso (questi casi dovranno essere debitamente motivati in fase di richiesta contributo da parte dei Responsabili del Progetto).
Sono considerate cause di esclusione:
1. la circostanza che la manifestazione venga svolta nell’ambito di corsi di perfezionamento, master, scuole di specializzazione;
2. la mancanza dei requisiti culturali/scientifici (es. corsi di formazione teorico pratici);
3. il fatto che l’evento non venga amministrato da una Struttura dell’Ateneo Patavino;
4. l’assenza di una quota di iscrizione al convegno a copertura delle spese generali o in alternativa. L’assenza della quota di co-finanziamento da parte della struttura richiedente. In assenza di quote di iscrizione il cofinanziamento da parte della struttura deve coprire almeno il 10% della spesa totale del Convegno.
Non verranno, inoltre, in nessun caso considerate finanziabili le richieste di contributo:
5. finalizzate alla stampa degli Atti del convegno/reprints;
6. per manifestazioni che si ripetono annualmente.
Sono allegati altri documenti utili.
3. Richiesta Spazi Ateneo
Per utilizzare spazi di ateneo, ad esempio Aula Nievo del Bo, o Archivio Antico, bisogna contattare l'Ufficio Cerimoniale e Manifestazioni: cerimoniale@unipd.it che conosce la disponibilita' delle aule. A seguito bisogna preparare un documento di richiesta da mandare al Rettore dell'Ateneo come allegato.
4. Procedura per pagamento fee della conferenza
Dipartimento
Il dipartimento e' in grado di aprire un conto corrente speciale per il pagamento della fee della conferenza tramite bonifico bancario. Questo va fatto con un certo anticipo e permette ai partecipanti di pagare in anticipo la conferenza. La procedura e' abbastanza semplice se gestita attraverso il bonifico bancario mentre un po' piu complessa se fatta attraverso carte di credito. In aggiunta, si puo' sempre pagare in cash durante la registrazione. Per aprire questa procedure, contattare Paolo Rando. Ad ogni partecipante viene data poi una copia del pagamento all'atto della registrazione alla conferenza quindi i pagamenti via bonifico vanno chiusi almeno 15 giorni prima della conferenza per dare tempo a Paolo Rando di emettere le fatture. L'emissione della fattura e' leggermente diversa in caso di italiani o stranieri. Nel primo ad esempio servono i dati fiscali (codice fiscale) della persona oppure partita iva del dipartimento di origine in caso il pagamento sia gestito da questo ente.
INFN
INFN non e' in grado di gestire pagamento di fee per conferenze e bisogna rivolgersi a enti privati in grado di farlo (ad esempio, agenzie di viaggio). Tuttavia in quest'ultimo caso, il contributo di Ateneo normalmente non viene erogato.