На заре развития вычислительной техники позволить себе иметь собственную электронную вычислительную машину могли только военные, научные центры и крупные фирмы.
Сегодня наличие информационной системы, или ее фрагментов, или вообще, наличие любой вычислительной техники уже давно стало необходимостью. Несмотря на то, что у общества уже имеется опыт относительно использования компьютеров в научных, технических и экономических расчетах и обработке данных, представленных в текстовой, графической, звуковой или визуальной форме, четкого определения роли и места информационных систем и технологий в управлении современным предприятием до сих пор нет. На настоящее время большинство экономических объектов уже имеет информационную систему или ее фрагменты – отдельные подсистемы. Некоторые из информационных систем начали создавать несколько десятков лет тому назад, и они содержат в своем составе технические и программные решения, которые создавались в разные годы и с использованием различных технологий.
В настоящее время значительная часть функций управления экономическим объектом реализуется с использованием информационных технологий, и количество таких функций со временем только возрастает. Соответственно, возрастает и потребность в специалистах, способных использовать информационные системы для решения практических задач, а также потребность в поддержке технической части информационных систем, и персонала, который ее обслуживает и использует, на современном уровне. Необходимо часто обновлять аппаратные средства, программное и математическое обеспечения информационных систем, проводить обучение персонала. Все эти меры связаны с существенными расходами, а, учитывая высокие темпы появления нововведений в области информационных и коммуникационных технологий, эти расходы должны проводиться непрерывно. Экономический объект, который не обеспечивает развитие своей информационной системы, обречен на технологическое отставание, угрожающее снижением конкурентоспособности.
Необходимость оценки эффективности информационных систем возникла сразу же после того, как компьютеры стали использовать для решения задач бизнеса. И это не было вызвано любознательностью бизнесменов, - ведь их же не интересует эффективность карандаша или листа бумаги. А в первую очередь это связано с тем, что информационные технологии и обеспечивающая их функционирование техника и IT-специалисты - довольно дорогое "удовольствие"..
В сознании экономистов и менеджеров персональные компьютеры (ПК) выросли от пишущей машинки или суперкалькулятора до средства решения бизнесов-задач. Это пришло не сразу, – сначала считалось «модным» иметь ПК во всех основных подразделениях и на столе руководителя, а вот понимание возможностей, которые они предоставляют ІТ бизнесу, возникло сравнительно недавно.
Рост «важности» ІТ вызвал массу публикаций, – от аналитических до футуристических, которые говорили о наступлении новой эры и нового «цифрового» или «информационного» общества, что привело к росту объемов инвестиций в ІТ. К примеру, только в США за период с 1970 по 1993 год объем инвестиций в ІТ возрос от 148,1 до 866,7 млрд. долларов [2].
Учитывая то, что внешняя среда постоянно меняется, возникают новые задачи и вызовы, для реализации собственных стратегических и тактических целей менеджмент экономического объекта должен постоянно улучшать процессы планирования, анализа, управления материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами, принимать меры относительно повышения конкурентоспособности продукции, поиска новых рынков сбыта и т.п. Безусловно, для наиболее эффективного решения этих задач руководству экономического объекта нужен еще один ресурс – информация.
Именно появление персональных компьютеров и программного обеспечения для них: операционных систем с графическим интерфейсом, текстовых редакторов, электронных таблиц и систем управления базами данных позволило создавать бизнес-приложения для решения задач управления фирмой: бухгалтерского и управленческого учета, управления материальными и трудовыми ресурсами, планирования, бюджетирования, экономического анализа и прогнозирования и т.п. Программирование из искусства становится профессиональной деятельностью, а наличие конструкторов форм и надстроек в популярных офисных пакетах предоставляет возможность конечным пользователям, не являющихся программистами, возможность создавать простые аналитические приложения.
Процесс создания и внедрение компьютеризированных бизнес-приложений с самого начала был довольно непростым, и можно считать, что таким он остался и сейчас.
Во-первых, это обусловлено тем, что бизнес не всегда может четко сформулировать свои нужды в информации.
Во-вторых, бизнес и ІТ-специалисты по-разному видят назначение и роль информационных систем и технологий. Наиболее известным по этому поводу является высказывание Нобелевского лауреата Р. Солоу относительно роли информационных систем: “You can see the computer age everywhere but in the productivity statistics.” – “Вы можете видеть компьютерное столетие везде, но в статистике производительности ” . Это выражение довольно часто цитируется в литературе, посвященной использованию информационных систем и технологий в экономике, но все таки он устарел.
Следует отметить, что большинство экономистов и менеджеров – как теоретиков, так и практиков, оценила возможности информационных технологий относительно недавно. Значительную роль в процессе признания значимости информационных систем и технологий сыграло распространение использования экономико-математических моделей и рост сложности последних. Если для использования простых моделей раньше было достаточно логарифмической линейки или калькулятора, то современные более сложные модели нуждаются в наличии мощных вычислительных возможностей компьютеров, нуждаются в средствах сохранения больших объемов данных и определенном наборе специализированных инструментальных программ.
Современные информационные системы и технологии предоставляют бизнесу такие возможности:
A. Осуществление мониторинга внешнего экономического среды:
A1. Анализ рынков сбыта продукции, рынков сырья и материалов;
A2. Анализ спроса на собственную продукцию и продукцию конкурентов;
A3. Отслеживание потребителей продукции;
A4. Отслеживание поставщиков ресурсов и услуг;
B. Реализация функций учета:
B1. Автоматизация текущих функций учета и управления;
B2. Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет;
B3. Автоматизация документооборота;
C. Анализ результатов собственной деятельности:
C1. Анализ использования основных и оборотных фондов;
C2. Анализ использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
C3. Оценка эффективности управления;
C4. Комплексный анализ производственной и финансово-хозяйственной деятельности;
D. Выполнение расчетов, нуждающихся в значительных затратах рабочего времени:
D1. Составление календарных и оперативных планов производства;
D2. Планирование потребности в материалах для производства;
D3. Расчеты нормативов расхода ресурсов;
D4. Статистическую обработку данных;
D5. Расчеты экономических показателей;
D6. Расчеты заработной платы;
E. Решение задач управления экономическим объектом:
E1. Прогнозирование;
E2. Реализация функций контроллинга: бюджетирование, планирование, анализ отклонений, управление расходами и др.;
E3. Управление производством;
E4. Управление сбытом продукции;
E5. Управление финансами;
E6. Управление закупками;
E7. Управление запасами;
E8. Управление персоналом;
F. Другие:
F1. Сохранение текущих и прошлых данных и быстрый доступ к ним;
F2. Быстрое оформление внутренней и внешней отчетности.
В настоящее время экономические объекты при внедрении новых информационных систем предъявляют требования интеграции программных продуктов, желая сохранить "работающие" специализированные системы и объединить их вновь создаваемыми.
Как правило, характерным для таких экономических объектов является наличие парка персональных компьютеров (ПК) разной производительности и с разными операционными системами (ОС) – UNIX, Linux, OS/2, MS DOS, Windows и др., системами управления базами данных (СУБД) – ORACLE, FOXPRO, ACCESS, MS SQL Server и др., офисными пакетами и другим прикладным программным обеспечением. Такое многообразие операционных систем и СУБД поясняется тем, что существующие информационные системы большинства экономических объектов создавались на протяжении десятилетий. Кроме того, часто пользователи устанавливают на свои компьютеры дополнительные программы (конвертеры форматов, проигрыватели аудио- и видеофайлов, почтовые агенты и т.п.), что не входит в их функциональные обязанности, зато целиком способно привести информационную систему в неработоспособное состояние или уничтожить коммерческую информацию.
Поддержка однотипного парка ПК, системного и прикладного программного обеспечения также требует немалых финансовых расходов и далеко не всем по силам. Сложным также является регулярное резервное копирование данных пользователей, потому что в случае выхода ПК из строя чаще всего происходит частичная или полная потеря документов пользователя. Многообразие используемых программных средств накладывает жесткие ограничения на дальнейшее проектирование и разработку комплексов задач и подсистем.
Рассмотрим несколько утверждений относительно информационных систем, и связанные с ними проблемы эффективности информационных систем, а также возможные пути их решения.
Утверждение 1. Количество информации в информационных системах непрерывно возрастает.
Действительно, по результатам наблюдения установлено, что количество информации в информационных системах экономических объектов возрастает, но это не всегда связано с увеличением потребности в информации, необходимой для управления предприятием. В большинстве случаев это обусловлено:
1. нерациональным управлением данными;
2. использованием сотрудниками экономического объекта дискового пространства хранилищ информационной системы для собственных нужд;
3. избыточными объемами архивных данных, которые неактивно используются.
Так, на металлургических предприятиях непосредственно для нужд управления активно используется приблизительно 60% объема хранилищ данных, в то время, как 20% занимают архивные данные, которые редко используются, еще 10-15% используются сотрудниками для собственных нужд, а другие 5-10% объемов хранилищ данных занимает временная информация, которая появляется при генерации отчетов, при налаживании программ, создании журналов систем баз данных. Анализ использования дискового пространства в хранилищах данных больших американских компаний, приведенный в [2], показывает, что большая часть указанного пространства (до 70%) используется сотрудниками компаний для сохранности терабайтов собственных данных: личной электронной почты, фотографий, музыки, фильмов и т.п. А наличие хранилищ данных значительной емкости создает иллюзию « бесконечного пространства», поэтому прошлые, уже не нужны данные долго не удаляются, загромождая жесткие диски серверов и ПК.
Такое утверждение можно встретить почти в каждой третьей публикации, посвященной информационным технологиям. Но какой именно информации? За последние несколько десятков лет внутренний документооборот предприятий изменился незначительно, внешний если и возрос, то не на порядок. Откуда же рост информации? Причин возникновения данного утверждения несколько. Если раньше, при условиях бумажного документооборота, регистрация текущих данных в большом количестве была затруднена в связи со значительными расходами рабочего времени, сложности обработки и систематизации, то наличие в современных информационных системах специальных приложений и электронных баз данных дает возможность делать это почасово и даже поминутно.
С другой стороны, все ли, что хранится в базах данных, является информацией? Возьмем, например, таблицу базы данных, в которую высокомерничают данные о производстве определенного вида продукции конкретным цехом в виде кортежа {Код записи, Код цеха, Код изделия, Дата, Время, Количество}. Используя форматы данных языка запросов SQL, получим, что для хранения в базе данных одного такого кортежа необходимо от 40 до 60 байт дискового пространства. Так, например, если у предприятия имеется 5 цехов, каждый из которых выпускает 10 видов продукции, то при работе в три смены объем записей через сутки составит приблизительно 48-72 кБайт, за год соответственно, 17,5-26,3 Мбайт. Каждый атрибут рассмотренного кортежа, – это еще не информация, а только данные, которые имеют минимальную ценность для управления экономическим объектом. Информацией же будут показатели, которые рассчитаны с использованием этих данных: объем производства за изменение, через сутки, за месяц и за год соответственно; среднесуточная, среднемесячная и среднегодовая производительность цехов (каждая запись занимает всего 0,4-0,6 кБайт). Это касается и фиксации затрат на производство. Так, для калькуляции фактической себестоимости продукции детализированные почасовые расходы не нужны, а для расчетов норм расходов сырье и работы используются агрегированные данные – суммарные и средние значения указанных расходов.
Таким образом, проблема заключается в том, что довольно часто руководство предприятия не осведомлено, сколько и какой именно информации нужно для выполнения текущих задач управления и реализации стратегических планов. Обычно для выявления указанной потребности создают модели бизнес-процессов и документооборота предприятия, позволяющие подсчитать количество документов, реквизитов в них, и в первом приближении подсчитать объемы информации, циркулирующей в информационной системе и хранящейся в ее базах данных.
Утверждение 2. Наличие информационной системы позволяет снизить трудоемкость обработки информации, необходимой для управления экономическим объектом, и за счет этого получить существенный экономический эффект.
Это утверждение справедливо только в случае высвобождения сотрудников, когда полученную экономию легко рассчитать, что довольно часто и делают разработчики технического и программного обеспечения информационных систем. Использование информационной системы действительно экономит рабочее время, но при этом возникает вопрос, как это сэкономленное время используется. В [2] приведено данные наблюдений в компании Cendant, которая занимается франчайзингом в гостиничном бизнесе, и в которой была введена информационная система для бронирования номеров через Интернет. Согласно результатам этих исследований, тысячи агентов, которые заказывали номера в отелях, тратили много времени, «блуждая» по Интернету, скачивая разные приложения, игры и другие файлы лично для себя. То есть, рабочее время высвободилось, но использовано оно было не по назначению, и это явление способны преодолеть только новые, жесткие административные меры, для внедрения которых нужны те же самые затраты рабочего времени, но уже не рядовых работников, а менеджеров, работа которых, как известно, оплачивается значительно выше.
Итак, действительно, информационная система экономического объекта приводит к экономии рабочего времени сотрудников за счет их более широкого привлечения к пользованию информационной системой. Рациональное использование времени этих сотрудников, которые высвобождено, возможное при условиях перераспределения их нагрузки и структурных изменений в системе управления экономического объекта.
Проблема состоит в необходимости обособления результатов, полученных за счет информационного обеспечения бизнеса, от результатов, полученных чем счет других новаций (обновления основных производственных фондов, повышения квалификации рабочих, внедрения новых производственных технологий и т.п.), а также в приведении полученных оценок к числовой, количественной форме. Другой проблемой при моделировании развития информационных систем является неопределенность: недостаточность данных, отсутствие прямых и однозначных связей между показателями информационной системы и экономического объекта, а также то, что довольно часто данные представлено в качественной, лингвистической форме. Решению указанных проблем содействует учет в математических моделях особенностей структуры и принципов функционирования как информационной системы, так и экономического объекта, а также связей между указанными показателями. Моделирование в условиях неопределенности целесообразно проводить с использованием теории нечеткой логики.
Заметим также, что обеспечение эффективности информационных систем на настоящий момент связано с такими проблемами:
вопрос измерения эффекта и эффективности сложный и развивается;
имеющиеся определения экономического эффекта и эффективности предназначены, в основном, для оценки показателей производства и национальных экономик;
известные определения эффективности для информационных систем не полностью учитывают все особенности работы последних, и потому они нуждаются в уточнении, модификации и адаптации.
Утверждение 3. Информационная система обеспечивает значительные преимущества перед конкурентами.
В [2] показано, что конкурентное преимущество экономический объект может получить только в том случае, если будет использовать такие методы работы или технологии, которых нет у конкурентов, или при условии, что у экономического объекта есть собственные методы эффективного использования информации. То есть, например, если у всех экономических объектов, которые сравниваются, имеются одинаковые ERP-системы, то в чем состоит преимущество конкурентов одного перед одним? Другое трактование этого утверждение приводит М. Портер – информационная система предоставляет конкурентные преимущества тогда, когда она задействована во всей цепи создания ценностей, – от снабжения ресурсами до продажи продукции, а также обслуживает все внутренние процессы предприятия: управление трудовыми ресурсами, планирование, производство и т.п.
Таким образом, для обеспечения конкурентного преимущества информационная система предприятия должна обслуживать все процессы управления: трудовыми ресурсами, планированием, производством и т.п.
Здесь проблема моделирования состоит в выявлении влияния информационной системы на конкурентоспособность и стратегию экономического объекта с учетом приведенных выше высказываний. При этом желательно указанное влияние представить как в лингвистической, так и в числовой форме.
Утверждение 4. Для поддержки собственной конкурентоспособности экономическим объектам нужно постоянно обновлять собственные информационные системы:
устанавливать более мощные компьютеры;
увеличивать объемы хранилищ данных и пропускную способность сетей;
внедрять новые программы и технологии обработки данных;
и т.п.
Источник этого утверждения целиком понятен – его распространяют производители и продавцы информационных продуктов и оборудования для информационных систем. Но указанное обновление информационной системы не всегда дает нужные результаты. Если мощные компьютеры использовать как печатные машинки, каким образом это содействует повышению конкурентоспособности экономического объекта? В таком случае нет различия, какая версия офисных программ установлены на этих « печатных машинках».
Безусловно, эффективное развитие информационной системы предполагает модернизацию ее аппаратного и программного обеспечения, но эта модернизация должна быть экономически целесообразной. Это возможно за счет постоянного мониторинга эффективности использования средств вычислительной техники и программного обеспечения, а также уровня информационной обеспеченности бизнес-процессов, на основании результатов которого решения об обновлении информационной системы будут более обоснованными.
Литература к разделу:
1. Бізянов Є.Є. Управління ефективним розвитком інформаційних систем економічних об’єктів : монографія / Є.Є. Бізянов ; [наук. ред. чл.-кор. НАН України, д-р екон. наук, проф. Ю.Г. Лисенко]. – Донецьк: Вид-во «Ноулідж» (донецьке відділення), 2013. – 319 c.
2. Карр Н. Дж. Блеск и нищета информационных технологий: Почему ИТ не являются конкурентным преимуществом / Николас Дж. Карр :Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Секрет фирмы», 2005.– 176 с.