Совокупная стоимость владения (ССВ)

    Метод оценки совокупной стоимости владения (ССВ) [1]. Согласно этого метода затраты распределяются на прямые (капитальные затраты на приобретение аппаратного и программного обеспечения, затраты на управление информационной службой, затраты в поддержку и разработку информационной системы, затраты на услуги аутсорсинга, на закупку расходных материалов, обучение персонала и сотрудников ІТ-службы, а также их зарплата) и косвенные ( потери от простоев пользователей, потери и затраты, связанные с самостоятельной и взаимной поддержкой пользователей). Основное преимущество этого метода состоит в выявлении и анализе скрытых (неявных) затрат.

   Основные сведения о затратах на информационную систему можно взять из бухгалтерской и управленческой отчетности экономического объекта.

    Однако бухгалтерия не всегда выделяет  затраты, которые осуществляются именно на информационную систему. Часто эти затраты относят к неявным. Это можно объяснить тем, что некоторые затраты не подвергаются непосредственному учету. Кроме того, отдельный учет, например, затрат на ремонт средств вычислительной техники, ведется экономическим объектом в том случае, если информационная служба является отдельным подразделением (цехом) и имеет собственную бухгалтерию. Если же нет, то эти затраты не классифицируются и их относят к общим расходам на ремонт оборудования для всего экономического объекта.

  Проанализированный выше перечень затрат позволяет выделить следующие статьи затрат на эксплуатацию информационных систем экономических объектов:

На техническую поддержку:

1.    Стоимость запасных частей, включая затраты на них закупку и доставку (транспортные затраты, затраты на связь, почтовые, банковские затраты, заработная плата сотрудников службы материально-технического снабжения и материальной бухгалтерии);

2.    Заработная плата работников службы технической поддержки (СТП);

3.    Отчисление на социальные нужды;

4.    Дополнительные затраты на СТП: оплата помещения, отопление, охраны, транспорта, освещение, и т.п., необходимое для работы службы;

5.    Административные затраты службы технической поддержки;

На эксплуатацию информационной системы:

1.    Стоимость электроэнергии, которая потребляется оборудованием информационной системы;

2.    Стоимость затратных материалов: бумага, носителей информации, заправка картриджей и др.;

На информационные ресурсы:

1.    На сбор и хранение данных, лицензии на использование баз данных, других информационных систем, Internet и других источников информации;

2.    На обеспечение информационной безопасности;

Косвенные затраты (вызванные простоями оборудования информационной системы или связанные с рисками):

1.    Компенсация убытка для здоровья ІТ-персонала;

2.    Финансовые потери от несанкционированного доступа к информации;

3.     Затраты, связанные с невозможностью выполнения обязательств;

На другие нужды.

  Затраты на приобретение и внедрение информационной системы являются разовыми и определяют ее стоимость, которая в будущем через амортизационные отчисления будет перенесена на стоимость готовой продукции. Средства вычислительной техники и прочее оборудование, которое определяет техническую сторону информационной системы, амортизируются как основные фонды (налоговым методом в налоговом учете, в бухгалтерском – согласно учетной политики экономического объекта), программное обеспечение амортизируется как нематериальные активы.

   Учет всех видов затрат на эксплуатацию, а также начисление амортизации проводится ежемесячно. При этом за определенный период времени затраты на техническую поддержку пп. 3–5 можно отнести к постоянным по отношению к количеству средствам вычислительной техники, а затраты пп.1, 2 и амортизацию – к переменным. Отметим, что затраты п. 1 и амортизация связаны, поскольку при ремонте основных фондов их остаточная стоимость повышается на величину, равную расходам на ремонт. Изменение затрат на техническую поддержку пп. 2, 3 обусловлены критическим изменением количества средств вычислительной техники и, следовательно, необходимостью увеличения штата сотрудников службы технической поддержки, а также плановым увеличением заработной платы. По отношению к объему производства все затраты на эксплуатацию информационной системы можно считать условно-постоянными. 

  Помимо всего прочего нужно учитывать вмененные затраты (характеризуют утраченную возможность, когда выбор некоторого альтернативного образа действий требует отказа от другого). Это могут быть затраты на реализацию или списание информационной системы вместо затрат на ее дальнейшую эксплуатацию.

  Основной проблемой мониторинга затрат на информационную систему является то, что они распределены по всему экономическому объекту:

• часть функций не обязательно выполняются работниками ІТ-службы, а могут выполняться работниками подразделений, например, простые операции по настройке приложений, ввод данных, заказ и закупка комплектующих и др.;

• прежде всего, элементы информационной системы географически разнесены по подразделениям;

• не все затраты на функционирование информационной системы однозначно отображаются в отчетных документах, как затраты на ІТ-обслуживание, например, приобретение бумаги;

• доля производственных затрат, связанных с функционированием информационной системы, например, простой, ошибки,– не фиксируются. 

  Однако только сама по себе фиксация затрат ничего не дает. Для управления затратами необходимо проводить их анализ, в частности, анализировать удельный вес группы затрат и отклонения от нормативных (плановых) значений. Для этого удобно использовать ABC- и XYZ-анализ. ABC-анализ позволяет ранжировать затраты по величине, а XYZ-анализ дает возможность следить за отклонениями уровня затрат от среднего значения. При этом оба вида анализа нужно проводить как по всем группам затрат в совокупности, так и внутри каждой группы. Исходя из положений ABC- и XYZ-анализа, особое внимание нужно уделить затратам, которые относятся к группам A и B, а также Y и Z. Анализ удельного веса затрат и величин их отклонений от среднего значения позволяет выявить наиболее весомые и наименее стабильные затраты.

  В качестве примера, в табл. 1 представлены расчеты совокупной стоимости владения и результаты ABC- и XYZ-анализа для затрат на информационную систему промышленного предприятия.

Таблица 1

  Детальный анализ совокупной стоимости владения информационной системой позволяет оптимизировать затраты, а также ввести собственные нормативы для уровней затрат на определенные статьи. Анализ отклонений от нормативных (плановых) значений дает возможность оперативно реагировать на эти отклонения, разрабатывать и реализовывать меры, направленные на снижение (или, по крайней мере, на стабилизацию) уровня затрат.

  Однако расчет и группирование затрат не дает полного представления об использовании ресурсов информационной системы. Это возможно сделать с помощью функционально-стоимостного анализа.

Литература к разделу:

1. Бізянов Є.Є. Управління ефективним розвитком інформаційних систем економічних об’єктів : монографія / Є.Є. Бізянов ; [наук. ред. чл.-кор. НАН України, д-р екон. наук, проф. Ю.Г. Лисенко]. – Донецьк: Вид-во «Ноулідж» (донецьке відділення), 2013. – 319 c.