Функционально-стоимостный анализ (ФСА) затрат на информационную систему

  Метод ФСА разрабатывался для управления затратами в машиностроении, поэтому его цель формулируют, как повышение потребительских свойств изделия за счет нахождения наиболее экономических способов осуществления необходимых функций, или же как минимизация затрат на них. При этом рассматриваются такие варианты повышения полезного эффекта от объекта: вариация затрат при сохранении качества, вариация качества при сохранении величины затрат или же и то и другое одновременно. Поэтому в современных исследованиях ФСА рассматривается как универсальный метод упорядочения и оптимизации затрат практически в любой предметной области.

  При оценке эффективности функционирования информационных систем ФСА используется, как метод упорядочения и снижения затрат на их содержание.  Наиболее сложным и дискуссионным вопросом при применении ФСА к оценке затрат на информационную систему является  выбор объектов анализа, функций и единиц измерения затрат [1]. 

  Так, в функционально-стоимостной модели ІТ-сервиса [2] в качестве объектов затрат для ФСА рассматриваются внешние сервисы ІТ (услуги бизнес-подразделений), функциями предлагается считать внутренние ІТ-сервисы, а в качестве  ресурсов принимать персонал информационной системы, оборудование и программное обеспечение, телекоммуникационные услуги и услуги аутсорсинга.  

   ФСА также используется для оценки инвестиций в информационные технологии. Для этого случая ФСА предлагается проводить в четыре этапа: выделение функций, определение затрат на их реализацию на основе имеющихся данных, распределение затрат на функции на протяжении заданного периода времени, и оценку будущих затрат и будущих выгод; выделяя при этом три категории затрат: прямые, операционные и капитальные. При этом в качестве функций обычно рассматривают конкретные задачи, которые решает информационная система: формирование счетов и планов, расчеты потребности в материалах и комплектующих, управление производством, контроль качества и др. 

    Согласно Определению 1.2, любая информационная система – это аппаратные средства, программное обеспечение и персонал. Аппаратные средства и программное обеспечение отнесем к объектам ФСА. Что же касается персонала, который создает, использует и обслуживает информационную систему, его формально нужно отнести к субъектам ФСА. С одной стороны, персонал управляет объектами информационной системы, определяет режимы работы ее компонентов и интенсивность их использование, обеспечивает трудоспособность всей системы в целом. Но с другой стороны, субъект информационной системы также нуждается в расходах в виде заработной платы и других выплат: на командировки, на обучение, на оплату больничных и т.п. Поэтому в дальнейшем, при проведении ФСА затрат на информационную систему, будем рассматривать ее объекты и субъекты как единое понятие – «объекты».  

    В табл. 1 представлена предлагаемая для ФСА классификация объектов информационной системы [1], разделенных на три группы: персонал, техническое обеспечение (аппаратные средства) и программное обеспечение.

Таблица 1

    Основными функциями информационной системы экономического объекта являются: ввод, обработка, вывод и хранение информации, а также информационное обеспечение бизнес-процессов. ІТ-служба должна обеспечить бесперебойное выполнение этих функций, а также поддерживать трудоспособность компонентов самой информационной системы. Вспомогательные функции будем рассматривать, как детализацию основных функций.  Классификация функций, предлагаемых для ФСА,  представлена в табл. 2 [1].

Таблица 2

    Для объектов 1-й группы в качестве единицы затрат C*1 примем ставку часовой заработной платы.

    Для объектов 2-й группы единицу затрат на один час работы j-го вида оборудования рассчитаем по следующей формуле:

    где C*2j – единица затрат на один час работы единицы оборудования j-го вида;

         NEQj – количество оборудования j-го вида; 

        AEQi– амортизационные отчисления на i-ю единицу оборудования j-го вида;

        PEQi – установленная мощность i-й единицы оборудования j-го вида, квт-час;

        CE – стоимость 1 квт-часа электроэнергии;

        TEQi – время работы i-й единицы оборудования j-го вида в расчетном периоде, часов;

        CSPEQi– стоимость запасных частей на ремонт i-й единицы оборудования j-го вида, которые приобретены в расчетном периоде;

        T – расчетный период, часов.

    Для объектов 3-й группы единицу затрат на один час работы программного обеспечения k-го вида определим по формуле:

                  (2)

       где C*3k – единица затрат на один час работы программного обеспечения k-го вида;

            NSWk – количество программного обеспечения k-го вида,единиц; 

            ASWi – амортизационные отчисления на i-ю единицу программного обеспечения k-го вида;

            CMSWi– стоимость новых модулей i-й единицы программного обеспечения k-го вида;

            T – период времени, за который учтены вышеперечисленные затраты.

    Результаты ФСА существенно зависят от наличия релевантных данных о затратах, а также от того, на каком этапе жизненного цикла находится информационная система. На начальных этапах жизненного цикла: разработки требований, проектирования и реализации (закупки) информационной системы, тестирования и введения в эксплуатацию, данные или отсутствуют, или носят неопределенный, неточный, «размытый» характер, а величину затрат можно определить лишь приблизительно, в некотором диапазоне. Поэтому на начальных этапах жизненного цикла имеет смысл осуществлять нечеткий ФСА, при котором элементы затрат представлены нечеткими треугольными числами или нечеткими интервалами.

    На этапе эксплуатации информационной системы экономического объекта, когда появляются реальные данные о затратах, следует произвести уточнение функций принадлежностей нечетких множеств, на которых определены нечеткие переменные, путем их перестройки, концентрации или контрастирования.

     Затраты на функции целесообразно представить в виде таблицы-матрицы. Гипотетический пример заполнения матрицы затрат, представленных нечеткими числами и разнесенных по функциям,  представлен в табл. 3.

    Для каждой функции в табл. 3 затраты представлены в виде треугольного нечеткого числа, в котором вторая цифра отображает наиболее возможный уровень затрат на функцию (моду нечеткого множества), а первая и третья цифры представляют соответственно левую и правую границы нечеткого множества.

Таблица 3

Затраты на основные функции  F2-F4, F6 рассчитаем, как сумму затрат на вспомогательные функции по формулам:

CF2 = CF7 + CF8 + CF9,                    (3)

CF3 = CF10 + CF11 + CF12 + CF13,     (4)  

CF4 = CF15 + CF16,       (5)   

      (6)

    где CFi – затраты на i-ю функцию.

    Затраты на функцию F5 равны затратам на функцию F14. 

     Затраты на выполнение m-й функции будем рассчитывать по формуле:

        (7)

    где Tm – время на выполнение m-й функции, часов.

    После составления матрицы затрат выявляют наиболее затратные функции и объекты, для ранжирования которых целесообразно использовать ABC-анализ, основанный на принципе Парето. 

    Далее следует разработать мероприятия по уменьшению затрат на отдельные функции, например:

• передачу функций от одних объектов к другим. Так, например, ввод данных может осуществляться специалистами-операторами ІТ- службы, а может – функциональными работниками подразделений экономического объекта, в которых эти данные возникают;

• уменьшение затрат на отдельные объекты и функции за счет их более рационального использования или модификации;

• передачу части функций информационной системы в аутсорсинг.

    Процесс проведения ФСА в настоящих условиях обязательно нужно автоматизировать, встроив процедуры ФСА в программное обеспечение информационной системы экономического объекта. Одним из возможных путей реализации этого процесса является использование возможностей современных систем управления базами данных, а именно – триггеров, процедур и функций.

    Триггер представляет собой подпрограмму особого типа, вызов которой инициируется действием процедуры модификации данных: добавлением, удалением или изменением строк в таблице реляционной базы данных, с которой он связан.        Данные о затратах труда персонала, затраты на ремонты оборудования, амортизационные отчисления и эксплуатационные затраты следует брать из базы данных подсистемы бухгалтерского учета информационной системы экономического объекта. Данные о работе программ и использовании оборудования возможно получать из журналов операционных систем.

    Для обеспечения целостности и непротиворечивости данных в базе данных, затраты на информационную систему надо соотнести со статьями затрат, которые содержатся в базе данных бухгалтерского учета. Для этого нужно связать базу данных ФСА с базой данных бухгалтерского учета информационной системы экономического объекта.

    Данные о работе программ и использовании оборудования возможно получать из журналов операционных систем. Предлагаемая структура базы данных для ФСА представлена на рис. 1.

Рис. 1. Структура базы данных для ФСА

    База данных включает четыре таблицы-справочника, которые содержат данные о группах объектов, объектах, функциях ФСА и ресурсы, которые используются для выполнения этих функций.

    Данные о затратах на объекты и функции информационной системы размещаются в отдельной таблице Затраты.

    Для обеспечения целостности и непротиворечивости данных в базе данных, затраты на информационную систему надо соотнести со статьями затрат, которые содержатся в базе данных бухгалтерского учета. Для этого нужно связать базу данных ФСА с базой данных бухгалтерского учета информационной системы экономического объекта.

    На рисунках 2-6 представлено дефаззифицированные результаты нечеткого ФСА затрат на информационную систему экономического объекта – промышленного предприятия. В качестве исходных данных для групп затрат (на заработную плату персонала, на аппаратные средства, на программные средства) используем результаты расчетов совокупной стоимости владения информационной системы. 

Рис. 2. Затраты на объекты информационной системы

Рис. 3. Затраты на основные функции информационной системы

 экономического объекта

Рис. 4. Затраты на вспомогательные функции информационной системы

 экономического объекта

Рис. 5. Затраты на основные функции по объектам информационной системы экономического объекта

Рис. 6. Затраты на вспомогательные функции по объектам информационной системы экономического объекта

    Самые большие затраты обозначены на рисунках 2.5, 2.6 такими номерами:

1- на выполнение функции F2 объектами подгруппы 1.4;

2- на выполнение функции F2 объектами подгруппы 1.9;

3- на выполнение функции F6 объектами подгруппы 1.5;

4- на выполнение функции F6 объектами подгруппы 1.7;

5- на выполнение функции F7 объектами подгруппы 1.4;

6- на выполнение функции F7 объектами подгруппы 1.9;

7 - на выполнение функции F14 объектами подгруппы 1.4;

8 - на выполнение функции F14 объектами подгруппы 1.9;

9 - на выполнение функции F26 объектами подгруппы 1.8;

10- на выполнение функции F27 объектами подгруппы 1.5.

     Результаты проведенного ФСА показывают, что наибольшие затраты приходятся на первую группу объектов: 1.4 (сотрудники подразделений), 1.5 (программисты), 1.7 (системные администраторы), 1.8 (сотрудники технического отдела IT-службы) и 1.9 (операторы); а также на функции: F2, F7 (ввод данных), F6 (обеспечение работоспособности информационной системы), F14 (вывод данных), F26 (обеспечение работоспособности оборудования информационной системы) и F27 (обеспечение работоспособности программного обеспечения информационной системы).

     Одним из перспективных направлений снижения затрат на информационную систему при одновременной поддержке ее состояния на современном уровне являются IT-аутсорсинг и Web-аутсорсинг [3]. При оценке целесообразности передачи функций информационной системы в аутсорсинг следует учитывать не только стоимость услуг фирмы-аутсорсера, но и удобство и своевременность получения этих услуг, а также требования экономической и информационной безопасности.

    Таким образом, с целью уменьшения затрат на аутсорсинг возможно передать функции обеспечения работоспособности информационной системы F6, F18-F28, а задачи, связанные с выполнением функций ввода и вывода данных F7 и F14, от объектов подгруппы 1.9 передать объектам подгрупп 1.4, 1.7 соответственно.

    Таким образом, при проведении функционально-стоимостного анализа затрат на информационную систему экономического объекта следует учитывать этап жизненного цикла, на котором находится информационная система, а также наличие релевантных данных о затратах. С этой точки зрения на начальных этапах жизненного цикла информационной системы целесообразно проводить нечеткий ФСА, а на этапе эксплуатации – ФСА с использованием действительных чисел.

Литература к разделу: 

1. Бізянов Є.Є. Управління ефективним розвитком інформаційних систем економічних об’єктів : монографія / Є.Є. Бізянов ; [наук. ред. чл.-кор. НАН України, д-р екон. наук, проф. Ю.Г. Лисенко]. – Донецьк: Вид-во «Ноулідж» (донецьке відділення), 2013. – 319 c.

2.  Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем / К.Г. Скрипкин. - М.: ДМК Пресс, 2002. - 256 с.: ил.

3.   Лысенко Ю.Г. Методология Web-аутсорсинга / Ю.Г. Лысенко, В.Н. Андриенко , В.Ю. Захарченко // Экономическая кибернетика: международный научный журнал. - Донецк, Донну, 2012. - № 1-3 (73-75). - С.4-15.