Attività generali
Il referente si occupa di mantenere i contatti fra il GAS ed il fornitore informando il gruppo in merito a notizie o iniziative riguardanti il fornitore o i suoi prodotti. Con il vice referente gestisce la parte organizzativa e logistica di propria competenza (aggiornamento pagina paniere, “Scheda dei contatti” e la scheda tecnica o il collegamento al sito dalla pagina del “Paniere”).
Aggiornamento documentazione sito
La documentazione fornita dal fornitore (es. certificazioni o materiale illustrativo) va salvato nella cartella “Materiale fornitori GAS” della pagina “Documentazione” dell'area“Archivio”.
Partecipazione alle riunioni
L'ordine del giorno delle riunioni mensili prevede un punto fisso che riguarda le eventuali informazioni da parte dei referenti per quanto concerne i propri fornitori.
Verifica fornitori potenziali
I membri del GAS, possono proporre fornitori che possono accrescere l'offerta di prodotti all'interno del GAS. Questa attività prevede una discussione all'interno del gruppo per valutare:
a) l'interesse all'introduzione di un nuovo assortimento di prodotti o all'integrazione e/o sostituzione dell'esistente;)
b) la rispondenza del fornitore (e relativi prodotti) alle linee guida contenute nel Manifesto GAS (con link).
Gestione ordini
In coincidenza col primo ordine è necessario caricare in google documenti un foglio elettronico (XLS o altro) con la conversione in formato google. Il foglio elettronico deve contenere nella casella in alto a sinistra la data di scadenza e la data (approssimativa) del prossimo ordine.
Per rendere il foglio visibile a tutto il web e modificabile da parte dei membri del gruppo, è necessario condividere il foglio in modo che i partecipanti al GAS possano inserire i propri quantitativi da ordinare e che persone esterne al GAS possano vedere i prodotti che il GAS propone.
Il referente deve aggiornare la pagina “Ordini” per le righe di sua competenza, impostando la data di scadenza dell'ordine e lo stato dello stesso. Lo stato “1-Aperto” caratterizza l'ordine che è pronto per essere compilato dai membri del GAS; raggiunta la scadenza l'ordine deve passare allo stato “2-Inviati a fornitore e successivamente a “3-Ritiro prodotti” quanto la merce è disponibile; infine a “4-Chiuso” quando tutta la merce è stata consegnata ai membri.
Apertura ordine
Tranne casi particolari, l'ordine va messo in stato “1-Aperto”almeno 2 settimane prima della scadenza; il foglio d'ordine deve essere ripulito delle quantità, e vanno eventualmente aggiornati i prezzi ed i prodotti ordinabili
Invio ordine a fornitore
Il passaggio allo stato “2-invio a fornitore” va anche accompagnato da una variazione della condivisione del foglio. E' infatti opportuno che il referente blocchi il foglio per evitare che siano apportate modifiche ad un foglio di un ordine già spedito.
Consegna prodotti
La consegna viene gestita preferibilmente durante la riunione mensile, ma anche in modo concordato (se il referente da' la sua disponibilità tramite il sito delle discussioni del gruppo (link).
Chiusura ordine
Una volta che i prodotti sono stati tutti ritirati dai membri, lo stato va impostato a “4-Chiuso”; oppure si può saltare questo passaggio e ricominciare il ciclo riaprendo subito l'ordine per la prossima scadenza.