Processen en procedures

Kaart [nummer]

[Keuze uit: hele organisatie/ leraren/ passend onderwijs/leiding/leerling en/of ouders]

Verantwoordelijke

Liza Sloot

Betrokkenen bij opstellen

-

Interpretatievrijheid

Concept

Geëvalueerd

-

Versienummer en datum laatste wijziging

Datum: 01-05-2020

==============================================================================

Doel:

Verhelderen en vastleggen van de procedure t.a.v. de volgende situaties:

1: Een leidinggevende heeft, in overleg met de P&O adviseur, een nieuwe medewerker geselecteerd. De leidinggevende informeert afdeling P&O per mail; Ingangsdatum – wtf- soort aanstelling (tijdelijk/vast)- functie- mailadres-telefoonnummer.

2: Een leidinggevende wil, in overleg met de P&O adviseur, een wijziging doorvoeren op de bestaande aanstelling van de medewerker. Leidinggevenden worden in dit proces meegenomen ter controle en voor akkoord. Een mutatieformulier met ondertekening komt hierdoor te vervallen.

Nieuwe medewerker

Aanstellingsgesprek

Afdeling P&O nodigt de kandidaat uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Dit gesprek vindt bij voorkeur plaats binnen 3 werkdagen nadat de kandidaat is geïnformeerd over zijn of haar aanstelling. In dit gesprek komen de volgende punten aan de orde:

      • Inschaling
      • Soort contract (ingangsdatum, duur, aantal uren, proeftijd)
      • Verklaring Omtrent Gedrag als ontbindende voorwaarde bij aangaan van het contract
      • Invullen van de aanstellingsformulieren
      • Controleren en kopiëren van identiteitsbewijs en voor de functie relevante diploma's

De afdeling P&O verwerkt de persoonsgegevens in HR2Day. Vervolgens maken zij de aanstelling op. Deze aanstelling wordt (digitaal) verstuurd naar de medewerker binnen 5 werkdagen na het verwerken in HR2day.

Bij indienen van een mutatie door afdeling P&O is de controle als volgt: situatie dient afdeling P&O de mutatie in waarin het proces als volgt uitziet:

Indiener: Afdeling P&O

  • 2de goedkeurder is de leidinggevende van de medewerker
  • 3de goedkeurder is P&O adviseur
  • 4de goedkeurder is Salarisadministratie (Qualiant).

Alle mutaties dienen vóór de 13de van de maand goedgekeurd te worden voor de verwerking in de zelfde maand.

Wijziging (in te voeren door leidinggevende in HR2day)

Wijzigingen op aanstellingen worden opgemaakt door de leidinggevende dat in overleg met de P&O adviseur is opgesteld. De leidinggevende verwerkt deze wijziging. De P&O medewerker verstuurd wijzigingen op contracten binnen 5 werkdagen nadat de mutatie is ingevoerd.

Aanstellingen en wijzigingen hierop worden na controle uitsluitend digitaal ondertekend door de bestuurder en indien nodig digitaal door de medewerker

Het ondertekende exemplaar wordt automatisch opgeslagen in HR2day.

In de situatie waarbij de leidinggevende de mutatie invoert is de controle als volgt:

Indiener is de leidinggevende van de medewerker

  • 2de goedkeurder is afdeling P&O
  • 3de goedkeurder is adviseur P&O
  • 4de goedkeurder is Salarisadministratie (Qualiant).

Alle mutaties dienen vóór de 13de van de maand goedgekeurd te worden voor de verwerking in de zelfde maand.