採購、驗收作業Q & A

1. 第1級：3萬元以下 

   • 申購單位動用預算→(如需要)會簽單位→一級預算單位主管核價後購置。

   • 申購單位動用預算完成後，自行購置、驗收、核銷。 

2. 第2級：逾3萬且未達10萬元

   • 申購單位動用預算→採保組訪價→總務長核價→校長或其授權代理人核定後購置。

   • 申購單位動用預算完成後，自行購置、驗收、核銷。 

   • 【採購作業要點第5點第3款第6目】動用預算未逾30萬元之【採購項目】，由校長或其授權代理人核定後，申購單位自行購置、驗收和核銷

3. 第3級：10萬以上未達100萬元 

   • 申購單位動用預算→動用預算核定→申購單位提送底價陳核資料予採保組→採保組辦理校內平台公告(公告後系統直接通知申購單位)→公告結束後採保組開審標→採購會議議價和決標→(如需要)申購單位辦理簽約→申購單位依規定購置、履約、驗收、核銷。 

   • 屬限制性招標者，動用預算核准後，仍需進行底價陳核，由申購單位通知廠商於採購會議進行議/比價。

   • 屬重大採購案者：工程或財物採購金額達1,000萬元(含)以上、勞務採購金額達500萬元(含)以上，或經由校長裁示之重大採購案件，須經採購委員會審定後，始能辦理採購程序 。

4. 第4級：100萬元以上 

   • 非屬教育部補助款者，依第3級辦理 。

   • 申購單位動用預算→動用預算核定→申購單位提送底價陳核資料予採保組→採保組辦理政府電子採購平台公告→採保+申購開審標→採購會議議 / 比價、決標→申購依規定辦理簽約、購置、履約、驗收、核銷。

5. 【採購作業要點第5點第3款第6目】動用預算未逾30萬元之【採購項目】，由校長或其授權代理人核定後，申購單位自行購置、驗收和核銷

1. 申購單位動用預算 ，並檢附相關文件。

   • 估價單1張(10萬元以上須檢附；未達10萬元者得以採購預算文件替代 )；

   • 採購規格說明(10萬元以上須檢附)

   • 限制性招標申請表(如需以限制性招標辦理，須於動用預算檢附申請表，預算核准後依決行意見辦理採購 。) 

   • 文件印製規格表（如為文件印製，須於動用預算檢附） 

2. 10萬元以上由採購單位辦理公告、開標、議價(未達10萬元者，依預算核准意見辦理 ) 

同一計畫經費來源向同一個廠商採購產品，但為2筆(含以上)動用預算 。

1. 2筆(含以上)之動用預算之動支時間確實因無法預知因素造成不同時間但須向同一廠商採購者 ，依個別動用預算金額辦理採購作業 。

2. 依採購作業要點第5點第(二)款和第23點 ，申購單位不得意圖規避採購作業要點之適用而分批辦理採購。 

1. 目前以學期或學年進行採購議價，由各單位動用預算申請。

2. 開口契約為以數量向廠商議價，完成後由採保組公告議價價格及廠商名單。預計項目包含：

• 財物：紙張、列表機、碳粉匣、電腦等。

• 勞務：冷氣清洗費用等。

• 係指該次動用預算之總額 。其金額所指皆為該次動用預算之總金額，而非動用預算項目之單項金額。

• 建議將可代決和須公告招標之採購項目分案辦理，加速作業時間。 

• 須符合限制性招標申請表16項條件至少一項，即可以限制性招標方式辦理 

• 動用預算檢附填寫完成之限制性招標申請表，及相關佐證資料（用以佐證申請表勾選項目正當性，如獨家代理證明、專利證明、使用特殊性證明等） 。

依照「採購規格說明」表單項目填寫 。

1. 採購案名為動用預算項目名稱，可僅寫採購項目，不需寫計畫名稱。

2. 履約期限為廠商完成契約標的履行之期限，廠商於期限內完成皆為合理（設定履約期限需考量動用預算核定時間、公告招標時間等） 。 

3. 其他項目如保固、作業規範等，請依照表單需求填寫。

4. 採購規格訂定原則：

• 不得填寫品牌型號。唯如因使用需求必要標註者，請於品牌型號後加註「或同等品」等文字。

• 建議應包含尺寸、數量、功能、效益、涉及既有管線使用需求(包含電、水、網路等)等項，即為提供每一廠商針對本採購案準備投標時，預估履約期間成本耗費之所有項目。

提供核定底價者多元參考資料 。

• 請詳實填寫建議底價原因。

• 確實檢視廠商報價單為具參考價值，如已有訪價其他單位，可提供相關訪價說明。 

• 更多資訊，可參考底價陳核填寫注意事項 。

採保組無權限異動。

• 採購案件一經公告後，採購保管組即無權限異動內容。

• 「如申購單位需異動內容且涉及規格，則該次公告撤案，並重新辦理該次公告且公告期間重新計算。」 。

1. 採保組和申購單位開、審標 

   • 截止投標後，由採保組通知申購單位公告結果，符合開標條件即辦理開、審標。

   • 開標條件：

     • 第一次公告：投標之合格廠商須達3家。

     • 第二次(含之後)公告：投標之合格廠商須達1家。

   • 開標結果：該次開標所有有效標中較低之2家廠商辦理比價或議價，由採保組安排採購會議時間辦理議價。 

2. 公告案件流標：流標原因可能為

   • 第一次公告投標廠商未達3家

   • 第二次(含之後)公告無廠商投標

   • 該次公告開標後無有效標者 

3. 如為流標，採購案重新公告，有承攬意願廠商皆須投標 

   • 申購單位重新提送確認完成之採購規格說明正本(需簽名或蓋章並標註日期) 。

   • 每次開標作業為開標該次公告投標之廠商文件，如同一案但非同次公告 。

   • 如該次公告為無法開標者，廠商可領回該次投標文件。 

接獲採保組通知，由申購單位通知廠商參加採購會議議價 。

• 由採保組排定採購會議時間，並通知申購單位。

• 由申購單位通知優先議價權廠商參加採購會議進行議價。

• 如有特殊時間需求者，建議提早完成動用預算，並洽採保組確認時間。 

如為載明於契約或服務建議書文件的廠商，得免依採購程序辦理。 

1. 採購作業要點第5點第3款第1目「屬產學合作經費且採購金額未達新台幣10萬元者，依本校產學合作實施要點辦理。」、第4款「產學案件如系簽奉核准為共同參與公民營機構或企業之採購案件投標作業，依其得標後之承攬契約規定辦理動用預算與核銷作業；辦理原則及適用範圍管理辦法由產學合作權責單位訂定。」

2. 基本採購原則說明：

   • 如於備標階段簽呈已述明分包廠商與分包金額者，於得標並完成簽約後，於動用預算核准後得免辦理採購程序，由申購單位自行驗收、核銷。

   • 如於備標階段簽呈僅述明分包廠商或分包金額者，於得標並完成簽約後，由計畫主持人或其授權人上簽分包金額或或分包廠商，簽奉核准後辦理動用預算，預算核准後得免辦理採購程序，由申購單位自行驗收、核銷。

   • 如於備標階段簽呈未述明分包廠商和分包金額者，依照本校採購作業要點辦理。

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請連結採購契約製作Q&A

公告文件視同履約條件、承攬同意書視為案件之簡約，廠商須於期限內履行契約，並依本校通知辦理驗收。如因其他因素需延後履約，視為契約異動，應於履約期限前專案簽核 。 

先印製檢核表，並依採購作業要點第16條檢附下列文件：

1. 送貨簽收單據或竣工報告。

2. 動用預算或申購核准文件。

3. 材料或設備之出廠證明文件(3年內之文件)或檢試驗報告。

4. 原廠出具品質保證文件（3年內之文件）。

5. 性能測試報告或合法證明文件。

6. 操作使用說明書（至少含有中文或英文之版本）。

7. 承攬同意書、契約書。

8. 契約規定其他應檢附之憑證文件。 

1. 該案件為單一動用預算、單一計畫經費，每一項目金額皆未達1萬元，但其中有3項受款人相同，採購內容皆為電腦與周邊產品。

2. 因3項皆為同一受款人，可視為同一廠商可報價且總價超過1萬元之採購項目，因此需要檢附估價單。

建議：

• 依據本校採購作業要點第5.2條規定，新台幣1萬元以上者須有一家以上廠商估價單。

• 如為向同一廠商購置產品，且該次金額1萬元以上者，皆須開立報價單。 

1. 該案件為以同一個專案計畫之經費，向同一個廠商購置相同設備，單筆動用預算為9萬至10萬之間。

2. 2筆動用預算間隔時間為8日曆天，約莫第1筆動用預算核定時，隨即發現第2筆動用預算之採購需求。

3. 為避免衍生拆案之疑慮，採保組已向申購單位了解並說明後，以合併採購方式辦理後續公告作業。

建議：

• 依採購作業要點第23點，申購單位不得意圖規避採購作業要點之適用而分批辦理採購。

• 了解各單位動用預算皆為配合教學、研究、學校事務穩定運作等隨時調整，然為避免查核時因會計師不熟悉辦學需求而衍生拆案疑慮，如為相同之計畫經費、廠商、採購內容，但確實因無法預知因素造成不同時間具相同採購需求者，2筆動用預算建議間隔7工作天。

1. 該案件包含3筆動用預算，皆為同一專案計畫經費，分別超過10萬元，皆須辦理公告。動用預算採購內容皆為辦公室傢俱之購置、修繕既有傢俱、擺設設計繪圖圖說等。

2. 該案雖已以不同動用預算辦理，但因採購內容可視為同一廠商即可完成之作業，無分案辦理需求，故為協助申購單位加速辦理，並為學校樽節預算，該次為合併辦理採購。

建議：

• 依採購作業要點第23點，申購單位不得意圖規避採購作業要點之適用而分批辦理採購。

• 採購內容如為同一廠商可完成者，建議可以單一採購案件辦理。 

1. 該案動用時無勾選須會辦其他單位。

2. 因無會辦相關單位，故動用預算時價格高於該類型案件，因此於核銷作業階段時，重新依照正確價格動用預算。

建議：

依據採購作業要點第5點第5款規定，案件屬於機電、土木等營繕工程類者，應會簽營繕組，申購單位於動用預算時應勾選「含須會辦項目者請勾選」。 

依據本校作業規定，廠商開立發票後一個月內須完成付款，此時請詢問廠商更換發票方式。

建議：

• 驗收完成後，再請廠商開立發票，並同時準備核銷文件，收到發票後請立即由校務系統辦理核銷作業。

• 本校付款時間為每月15、25日，原則建議於驗收後20日內完成核銷，以利於開立發票日起30日內完成付款。