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El conjunto de documentos que se muestra a partir de aquí pretende ser una propuesta de mapa de procesos. Ni es la única forma de hacerlo ni la mejor. Es deber del estudiante criticar y, eventualmente, mejorar esta propuesta en sus propios trabajos. Al fin y al cabo, esto es un recurso docente, no ajustado completamente a la realidad ni completo.
Se trata de describir la situación actual (As-Is) de los procesos en la asignatura que se ejecutan manualmente o con ayuda de ordenadores; como tal descripción, el fin último es transmitir información con rigor y facilitando su comprensión por parte del lector. Se supone que un análisis de la situación actual de los procesos debe llevar a un rediseño que los mejore (To-Be), siendo este rediseño el que se implemente finalmente en el sistema BPM.
En ocasiones haremos mención al "sistema BPM" o "gestor BPM", un software que ejecutará estos procesos requiriendo nuestras acciones, generalmente la introducción de información en formularios, el envío o recepción de correos electrónicos, o la subida o bajada de documentos, por poner algunos ejemplos.
Por contra, en otras ocasiones las tareas se ejecutan en sistemas ajenos al "gestor BPM", Moodle por ejemplo, sin ningún tipo de comunicación entre ellos. En estos casos manejaremos tareas denominadas "manuales", sin intervención del software de gestión BPM. Sin embargo, las tareas "de intervención humana" implican una interacción entre el usuario y el sistema, generalmente una entrada de datos. Existen más tipos de tareas.
En un análisis As-Is que parta de cero, podría pensarse en no realizar tal distinción entre tareas, podemos asumir que no existe un sistema BPM, independientemente de que usemos bases de datos, CRM, CMS o similares. En el análisis To-Be deberíamos categorizar estas tareas puesto que sí vamos a utilizar un sistema BPM. Pero, como siempre, hay un término medio, y tanto en uno como en otro se pueden introducir más o menos detalles según lo considere el analista-diseñador.
Podemos pensar en la cadena de valor anteriormente mencionada, la formación del estudiante, como el proceso único en que se materializa el conjunto de actividades a desarrollar. Obviamente, dicho proceso es el contenedor de varios subprocesos que se mostrarán y diseñarán más adelante.
En general, de entre todos los participantes debemos destacar al estudiante, que es la principal fuente de las entradas y salidas del proceso. La EPS, como centro que ofrece la titulación y la asignatura, actúa como ente normativo y también como facilitador de las infraestructuras necesarias. El profesorado es el encargado de impartir la docencia y evaluar los resultados del aprendizaje. Aparte, el personal técnico y el de administración apoyan al proceso en sus áreas de competencia respectivas.
Figura 1. Representación IGOE
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