Modelando procesos

Aunque no es estrictamente un proceso implementable desde el punto de vista de la gestión, vamos a describir el proceso de modelado de un proceso con BPMN.

Antes comenzar a describir el siguiente diagrama, recordemos algunos símbolos de BPMN.

Subproceso expandido

En ocasiones por simple desarrollo top-down, en el que pasamos de una definición genérica a otra específica, en ocasiones por lógica de negocio, ciertas tareas se agrupan en subprocesos integrados dentro de un proceso padre. En nuestro caso, porque todas estas tareas se repetirán varias veces —instancia múltiple, tantas veces como tareas a configurar haya—.

Se comportan igual que una tarea simple, solo que, internamente, tienen la complejidad de un flujo de secuencia: un proceso dentro de otro proceso.

Visión de alto nivel, resumida, de todo el proceso. Se evita la lógica de negocio compleja que se describirá en los siguientes niveles de complejidad.

En general —aquí ya depende del estilo de cada diseñador— comenzaremos con la ficha del proceso, una descripción textual del objetivo del proceso y el detalle de sus tareas o actividades. Aquí lo presentamos como texto estructurado, más adelante utilizaremos un formato tabla. Lo importante no es el formato sino la información que ofrezcamos.

Hablando así, en general, los pasos básicos son:

1. Definir, si no se ha hecho previamente, el modelo de datos de negocio (BDM)

2. Dibujar el diagrama

3. Declarar las variables del proceso, habitualmente variables de negocio

4. Configurar la instanciación, que consiste en

   1. Definir el contrato de instanciación del proceso y

   2. Definir el formulario de instanciación

5. Para cada tarea de intervención humana definir el contrato a partir de las variables del proceso y

6. Generar el formulario de la tarea

A la hora de crear formularios podemos decidir no hacerlo, dejar a Bonita que vaya creando formularios básicos cada vez que ejecutamos, Esto viene bien para hacer una prueba rápida de nuestro proceso y dejar para más tarde la personalización de formularios.

Entiéndase que queremos ofrecer una pauta genérica, no se hace referencia a muchos aspectos del modelado y configuración de procesos en Bonita, como las compuertas, sin ir más lejos, u otros tipos de tareas.

PROCESO: MODELAR PROCESOS L1

FECHA INICIO: 01/07/2019 MODIFICADO: 07/07/2021

RESUMEN: definición básica del proceso de desarrollo de un proceso. Muchos de estos pasos (tareas) deben llevar la coletilla "si fuera necesario", depende de cada caso concreto, pero este es el escenario básico general que vamos a abordar.

No se contemplan algunas otras tareas, entre ellas la definición de la organización, y el manejo de restricciones en el proceso en general y en las tareas en particular.

RESPONSABLE*: Profesorado GPS

A continuación, el diagrama BPMN que establece la secuencia de todas las actividades descritas.

Una vez descrito el modelado de procesos de forma genérica, vamos a introducir algo más de  lógica de negocio, en este caso, simplemente detallar un poco más en qué consisten algunas tareas y subprocesos. Aún así, sigue siendo una descripción somera que no tiene en cuenta muchos aspectos del desarrollo. Por ejemplo, no diremos nada de eventos o de la resolución de errores al modelar y probar del proceso; y muy poco de tareas que no sean de intervención humana. Sirva, nada más, para hacernos una idea general del proceso de modelado.

Resumen

BonitaBPM es un entorno low code. Esto significa que no necesitamos programar, al menos para la mayoría de situaciones y problemas a resolver mediante el despliegue de un proceso. El entorno nos proporciona herramientas que generan automáticamente el código necesario para que todo funcione y, además, lo deja preparado para su ejecución. Es por ello aún más importante tener claros una serie de conceptos a la hora de poner en marcha nuestro proceso.

1. Un proceso se instancia en el evento de inicio. Una situación muy común es empezar con un formulario inicial, por ejemplo la solicitud de un servicio —aunque no es obligatorio hacerlo así, podemos diseñar procesos sin formulario de instanciación—. En el momento en que pulsemos el botón "enviar" del formulario, se instanciará la variable de negocio; la variable de negocio recogerá los primeros datos necesarios para el funcionamiento del proceso. La instanciación, si lo queremos ver así, está asociada el evento de inicio del proceso.  

2. La variable de negocio se basa en un modelo de datos de negocio definido previamente. Es una estructura que contiene un conjunto de atributos, cada uno de un determinado tipo de datos. Algo así como un vector de variables o la definición de una tabla de base de datos.

3. La variable de negocio está accesible durante todo el proceso y puede ser persistente. Las variables de proceso dependen de su ámbito de declaración y se destruyen una vez finaliza el proceso.

4. Los contratos son una herramienta de BonitaBPM que permite declarar qué variables se van a utilizar en un formulario. El lema es —al menos en los casos más habituales— "si vas a utilizar un formulario, necesitas un contrato".

5. Las operaciones, entre otras cosas, sirven para recuperar los datos introducidos en un formulario de tarea y asignarlos a las variables del proceso, de negocio o de otro tipo, y poder trabajar con esos valores. Normalmente, al definir contrato y formulario en una tarea, se generan las operaciones automáticamente, pero podemos editarlas, eliminarlas o añadir otras.

6. Los contratos y formularios son propios de tareas de intervención humana. Otros tipos de tarea no necesitan contrato.

7. Para procesos en desarrollo, Bonita BPM proporciona:

   • UIDesigner para la creación de formularios

   • Portal, como aplicación web de gestión donde, entre otras cosas, podemos tomar control de un proceso en ejecución y comprobar sus resultados finales.