Riktlinjer vid användning av digitala lärresurser

För de tjänster som finns på denna webbplats tar utbildningskontoret ett centralt ansvar för att personuppgifter hanteras på ett säkert, lagligt och korrekt sätt. Vid användandet av tjänsten ansvarar användaren för att se till att följa nedanstående eller specifika riktlinjer kring en tjänst. Läs därför dessa riktlinjer så att du har koll på dom innan du börjar använda digitala lärresurser.

Personuppgifter 

Med anledning av dataskyddsförordningen har skyddet för den personliga integriteten förstärkts. Exempel på personuppgifter är namn, e-post eller grupp/klasstillhörighet. För- och grundskolenämnden och Gymnasie och vuxenutbildningsnämden i Umeå kommun är ansvarig för de personuppgifter som behandlas i verksamheten. Nämnderna behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra sina skyldigheter som huvudman och hemkommun. 

Om man vill använda en lärresurs där personuppgifter används så kan det vara så att man behöver teckna ett PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med leverantören. Observera att om det behövs tecknas ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer kan inte skolor och enheter själva göra det, det kan endast göras av utbildningsdirektören.

Vad har vi för ansvar för att använda digitala lärresurser korrekt?

Det som central förvaltning tar ansvar för är:

• Granskning om och hur tjänsten behandlar personuppgifter.

• Teckna personuppgiftsbiträdesavtal mellan berörd nämnd i Umeå kommun och tjänsteleverantören om detta krävs.

• I vissa specificerade fall, tex våra verksamhetssystem, ansvarar central förvaltning  även för kontohantering inklusive gallring av konton.

Skolorna/enheterna och deras användare tar ansvar för att:

• OBS! Inga känsliga personuppgifter får hanteras. 

• enbart använda tjänster som är vitlistade (godkända att använda). Vitlistade tjänster är dels de som finns här på Eduit samt de som finns beskrivna i "vitlistade digitala lärresurser" (se flikarna längst ner i dokumentet för att välja rätt kategori) 

• Inga andra uppgifter än de som är nödvändiga för att uppfylla lärresursens syfte hanteras.

• Använd bara personuppgifter som får och är nödvändiga för lärresursen. Finns en specifik instruktion ska denna följas. Instruktion ska finnas antingen i listan över grönlistade tjänster och/eller på infosidan om lärresursen om en sådan finns.

• Saknas PUB-avtal för lärresursen får inga personuppgifter användas. Det betyder att man inte får lägga in tex foton, namn på individer osv.

• Personer med skyddade personuppgifter hanteras i linje med utbildningsförvaltningens anvisningar och kommunens riktlinjer. (Se intranätet - under styrdokument)

• Inte teckna affärsavtal kring tjänster som behandlar personuppgifter innan man kollat upp möjligheten att kunna teckna PUB-avtal

• I de fall en enskild skola tecknar avtal med kring en tjänst som behandlar personuppgifter kommer ett PUB-avtal att reglera vem som har ansvaret för att gallra och radera användarkonton. Om det är konton som skolan själv hanterar åligger det skolan/enheten att gallra.

• informera nya vårdnadshavare om var de kan hitta information om GDPR i förskola och skola. >>Umeå kommun om GDPR

Tänk på följande när du gör noteringar i fritextfält:

• • Notera endast relevanta fakta och gör det ur en objektiv synvinkel. Undvik personliga reflektioner.

  • Skriv inte sådant som du själv skulle uppleva som kränkande om noteringen gällde dig.

  • Allt som skrivs där ska var direkt relaterat till uppgiften. De får ej vara generella utlåtanden om elevens utveckling. Till exempel får de ej jämföra med tidigare prestationer, beskriva elevens kunskaps­utveckling eller hur eleven visat sina förmågor vid andra tillfällen.

  • Man får däremot skriva bedömningar och kommentarer om elevens aktuella arbete.

Det är ej tillåtet att skriva:

• • Noteringar som kan upplevas som kränkande/nedlåtande eller personliga.

  • Särskilt känsliga personuppgifter såsom:

    • ras eller etniskt ursprung,

    • politiska åsikter,

    • religiös eller filosofisk övertygelse,

    • medlemskap i en fackförening,

    • hälsa,

    • en persons sexualliv eller sexuella läggning,

    • genetiska uppgifter och

    • biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

  • !!!! ;  #### samt dylika koder, som betyder det man internt har kommit överens om.

  • Värderande omdömen till elevens specifika förmågor kopplade till kunskapskraven (och därmed mer ”personliga förhållanden”).

  • Beskrivningar av hemförhållanden.

  • Användning av "sjuk" som frånvaroorsak.

  • Beskrivningar av relationer mellan eleverna.

  • Anteckning om personnummer.

Ska läggas in:

• Länk till GDPR för grundskolan

• Integritetsskyddsmyndighetens informationssida om personuppgifter, känsliga personuppgifter mm.