Saavutettujen osaamismerkkien jakaminen ja säilytys edellyttävät Open Badge Passport -tilin avausta Open Badge Passport sivustolta. Tili on kaikille ilmainen ja noudattaa Eurooppalaista ja kotimaista GDPR ehtoja. Rekisteröityminen tulisi tehdä työpostiosoitteella (edu.hel.fi tai hel.fi). Tarkemmin open badge:n käyttölisenssistä OB:n omilta sivuilta täältä. Toimiala käyttää OB:n ulkoisesti ylläpidettyä lisenssiä opetushenkilöstön osaamismerkkien toteutuksessa, mikä tukee erityisesti organisaation sisällä ja ulkopuolella verkostoituvaa käyttöä kaupunkilaajuisesti ja laajemmin. Osaamismerkin saaja kontrolloi täysin itsenäisesti merkin näkyvyyttä ja jakelua osaamismerkkipassin (Open Badge Passport) kautta (ks. tarkemmin OBP:n verkkosivulta).
Ongelmatilanteissa osaamispassin kanssa olkaa yhteydessä palvelun ylläpitäjään contact@openbadgefactory.com
Merkin vastaanottaminen tapahtuu klikkaamalla hyväksymisviestin hyperlinkkiä "Nouda merkkisi - Get your badge".
Tämän pitäisi avata Edu.hel.fi osaamismerkkien kohdalla Open Badge Passport sivuston jonne luodaan profiili työsähköpostiosoitteella.
Kun profiili on luotu Open Badge Passportiin, niin aina kirjautuessasi sisään, sinulle avautuu ensimmäisenä sivu jossa uudet sinulle myönnetyt merkit odottavat niiden vastaanottamista. Tämä toinen vastaanottaminen tarkoittaa näiden merkkien hyväksymistä tähän osaamispassiin tai palveluun jonka avulla jaat merkkejä muille. Uusi kuvaus merkin vastaanottamisesta on julkaistu omalla välilehdellä.
Tämä johtuu siitä että toimiala on valinnut Open Badge järjestelmän Digi.hel.fi taitotason todentamiseen ja koska Open Badge Passport järjestelmä on tuon saman toimijan ylläpitämä passipalvelu. Osaamispassiin voi liittää myös muita s-postiosoitteita jos haluaa esim. linkittää vapaa-ajan merkkejä samaan passiin jne.
Tili luodaan työsähköpostiosoitteella mutta palveluun luodaan oma salasana (password) eli työpostin salasanaa ei pidä käyttää.
Osaamispassiin vastaanotettujen merkkien näkyvyyttä hallitaan "merkit" välilehdellä ja "oamt merkit" osiossa jossa jälleen kerran klikkaamalla saa auki välilehden jossa merkin asetuksia muutetaan halutulla tavalla ja vain julkaistut merkit näkyvät.
Merkkien vieminen ulos ns. osaamispassista tapahtuu merkissä (näkyvyyden hallintasivu) joko ikonin (esim. Facebook) avulla tai linkin tai upotuskoodin avulla. Open Badge Passportissa löytyy ohjevideoita näihin kaikkiin toimenpiteisiin. Katso esim. Discentumin tekemä video YouTubessa (merkin jakaminen).
Sijaiset ja määräaikaiset yms. opetushenkilöstö voi hakea osaamismerkkejä ja eivät ne katoa jos ottaa ne vastaan eli vie ne open badge passporttiin ja laittaa sinne profiiliin työpostiosoitteen lisäksi jonkin toisen sähköpostiosoitteen jonka voi tarvittaessa sitten muuttaa päätunnukseksi. Osaamismerkkejä ei voi myöskään hakea olemattomalla s-postilla koska niitä ei voi mitenkään ottaa vastaan muuten kuin toimivalla osoitteella. Osaamismerkit säilyvät myös jos ne linkittää sosiaalisen median profiileihin eli vie esimerkiksi LinkedInniin tai Facebookiin.