Edu.hel.fi osaamismerkkijärjestelmä on kumulatiivinen kokonaisuus johon kuuluu kaikkiaan 18 osaamismerkkiä + 3 esimieskeskustelumerkkiä ja 3 taitotasomerkkiä. Kolmella Digi.hel.fi taitotasolla on kullakin omat osaamismerkit joiden avulla vertaistunnistetaan olemassa oleva osaaminen kyseiselle taitotasolle. Esimieskeskustelumerkki haetaan esimiehen tunnustaessa organisaation puolesta henkilön osaamisen Digi.hel.fi taitotasolle. Tasomerkki myönnetään automaattisesti kun kaikki osaamismerkit taitotasolta on puollettu ja tunnustettu.
Osaamismerkki myönnetään osaamisesta. Osaaminen kuvataan käytännön toiminnan kuvausten avulla sekä erilaisilla todisteilla ja kuvauksilla toiminnasta. Osaamismerkkihakemus sisältää pääsääntöisesti kirjallisia toiminnallisia kuvauksia taidon soveltamisesta käytäntöön ja todisteita tuosta toiminnasta palautteen ja reflektion muodossa osallistujilta. Osaamismerkit ja esimieskeskustelumerkit myönnetään hakemuksesta ja tasomerkki tulee automaattisesti näiden perusteella.Syventävän osaamisen taitotason tasomerkki edellyttää myös perusosaamisen taitotason tasomerkkiä ja kehittäjä- kouluttaja taitotason vastaavasti kahden edellisen taitotason tasomerkkejä. varsinaisten osaamismerkkien hakeminen voi tapahtua missä järjestyksessä tahansa.
Hakemuksen tarkastaa myöntäjäyhteisö joilla kaikilla (myös hallinnon asiantuntijoilla) on suoritettuna kaikki osaamismerkit (myöntäjämerkki). Aluksi hakemuksia tarkastavat vain hallinnon asiantuntijat mutta tavoitteena on että kullekin koulutusasteelle saadaan vastaava myöntäjäyhteisö. Myöntäjäyhteisössä kaikki näkevät kaikki hakemukset ja myönnettyjen hakemusten hakulomakkeet. Myöntäjäyhteisöä ja sen toimintaa valvoo järjestelmän pääkäyttäjä.
Myöntäjäksi hyväksytään hakemuksesta. Myöntäjäksi haluavat voivat olla yhteydessä osaamismerkkijärjestelmän pääkäyttäjään Jukka Oravaan. Hakeminen tehtävään edellyttää kaikkien osaamismerkkien suoritusta. Myöntäjänä työskentelyä valvotaan vertaisvalvonnalla ja tarpeen vaatiessa hakemusten uudelleen arvioinneilla. Palautetta tai ohjeita kaipaavia puutteellisia hakemuksia voivat myöntäjät ohjata hallinnon asiantuntijoiden käsiteltäväksi. Yksittäisen hakemuksen käsittelyajat ovat rutiinissa yhden ja kahden minuutin luokkaa. Pilotoinnin seurauksena osaamismerkit ovat keventyneet huomattavasti ja todisteiden taakka on myös pienentynyt joka näkyy myös käsittelyajoissa. Tavoitteena on saada jokaiselle yhteisölle oma(t) myöntäjä(t).
Osaamismerkin hakija on hakemuksellaan kuvannut eli tunnistanut omaa tapaa soveltaa taitoa käytännössä. Esimieskeskustelussa tuo soveltava taito tulee tunnustetuksi organisaation puolesta.
Esimies (esim. rehtori) tunnustaa osaamisen (myöntää) eli puoltaa osaamismerkkihakemuksessa kuvattua taidon soveltamista osaamisen kehittämiskeskustelun pohjalta. Osaamismerkin puoltaminen ei edellytä esimieheltä merkkijärjestelmään kirjautumista sillä hakija kirjaa esimieskeskustelumerkin hakemukseen esimiehen, keskustelun ajankohdan sekä esimiehen antaman puollon osaamismerkkisuorituksille.
Edellyttää periaatteessa hakijalta tason osaamismerkkien suoritusta ennen keskustelua mutta toisaalta keskustelu voidaan käydä silloin kun esimiesohjausta tarvitaan esim. koulutustarpeiden tai muiden tukitoimien määrittelemiseksi. Ensimmäisen tason esimieskeskustelumerkin jälkeen hakijalla tulisi olla esimiehen kanssa sovittu alustava ja tavoitteellinen etenemissuunnitelma osaamismerkkien hakemiseen ja/tai tarvittavien koulutustarpeiden yms. toteutukseen.
Esimieskeskustelu voidaan käydä myös yhteisöllisesti, ryhmänä tai osana jotakin muuta keskustelua (esim. opettajien kokouksessa jne.). Myös tasojen (1-3) esimieskeskusteluja voidaan yhdistää. Oleellista on huomioida esimieskeskustelun tarkoitus esimiehen osallistamisesta osaamisen näkyväksi tekemiseen (tunnustaminen) sekä osaamisen yhteisölliseen ja itsenäiseen kehittämiseen.
Esimieskeskustelussa henkilö esittelee osaamismerkkien kautta omaa käytännön osaamista ja samalla myös osaamisen kehittämistarpeita. Kehittämistarve voi olla koulutustarve tai esim. suunnitelma miten omaehtoisesti osaamista kehitetään ja miten esim. jatkossa henkilö aikoo kuvata omaa osaamista osaamismerkkien hakemisen kautta (esim. aikataulu ja tavoite uusien merkkihakemusten tekemiselle).
Yksi helppo tapa jakaa omia osaamismerkkejä on Open Badge Passportin eli oman osaamispassin kautta. Jokaisen merkin julkisuutta ja linkkiä voi kontrolloida haluamallaan tavalla. Omasta osaamispassista löytyvät niin upotuskoodi kuin linkki jokaiseen vastaanottamaasi osaamismerkkiin. Linkin voi välittää kenelle tahansa vaikka sähköpostin kautta ja upotuskoodilla vaikka blogin tai kotisivun kautta. Useampia merkkejä voi jakaa kerralla useallakin tavalla. Voit kerätä yksittäisten merkkien linkkejä listaksi tai tekemällä osaamispassissa haluamillesi merkeille omia sivuja ja ryhmia joita voi sitten julkaista linkkien tai upotuskoodien avulla. Open Badge Passport Galleriassa voi tehdä hakuja merkkien saajiin, julkaisijoihin tai myöntäjiin tai vaikka asiasanahakuja. Jos ja kun esimiehellä on oma osaamispassi hän voi myös etsiä oman yksikön henkilöiden julkaisemia osaamismerkkejä.
Hyväksytty osaamismerkkihakemus pitää myös vastaanottaa. Linkki vastaanottamiseen tulee hyväksymisviestissä. Tämän jälkeen osaamismerkki pitää vastaanottaa vielä omassa osaamispassissa eli Open Badge Passportissa. Vain Passportin kautta osaamismerkkiä voi jakaa ja esitellä muille tai linkittää omaan profiiliin esim. o365, LinkedIn, facebook jne.
Osaamismerkit on tarkoitettu jo olemassa olevan ja käytännöissä toteutuvan osaamisen kuvaamiseksi. Jos tällaista osaamista tai osaamiseen liittyviä toiminnan ja tekemisen kuvauksia ja dokumentteja ei ole niin on syytä miettiä ja suunnitella miten ne saavutetaan ja hankitaan. Syksystä alkaen kasvatuksen ja koulutuksen toimialan koulutuksissa huomioidaan osaamistavoitteet (Digi.hel.fi -taitotasotavoitteet) ja niiden mukaisten osaamismerkkien hakemuksissa vaaditut kuvaukset ja todisteet. Koulutuksissa tullaan myös varaamaan aikaa hakemusten ja dokumenttien työstölle. Myös koulutuskalenterien koulutuskuvauksissa ilmaistaan sisältöjen yhteys taitotasoihin.