ประโยชน์ของ การจัดทำบัญชี

1. เพื่อเป็นเครื่องมือวัดความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ การทำบัญชี จะทำให้กิจการ ทราบผลการดำเนินงาน ฐานะทางการเงินของธุรกิจ และ ความมั่นคงของ ธุรกิจ โดยในการจัดทำบัญชีนั้น จะบันทึกบัญชีรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ เช่น การลงทุน รายรับ และ รายจ่าย ที่เป็นของกิจการนั้น โดยไม่นำส่วนที่เป็นของส่วนตัว(ส่วนของเจ้าของ) เข้ามาบันทึกด้วย เมื่อมีการบันทึก รายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นแล้ว ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้นั้น จะสามารถนำมาจัดทำเป็นรายงานทางการเงินได้ เช่น งบดุล และ งบกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นภาพสะท้อนในการดำเนินธุรกิจ ดังนี้ คือ งบกำไรขาดทุน จะสะท้อนภาพผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ ว่า กิจการมีรายได้หรือค่าใช้ จ่ายเป็นจำนวนเท่าไร มีผลกำไรหรือขาดทุน นอกจากนี้ยังช่วยในการประเมินถึงความสามารถในอนาคตได้อีกด้วย เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มการเติบโตของรายได้ งบดุล จะสะท้อนภาพฐานะทางการเงินของกิจการ ได้แก่ ทรัพย์สิน หนี้สิน และ ส่วนของเจ้าของ ว่ามี ความมั่นคงมากน้อยแค่ไหน สินทรัพย์ที่มีอยู่จะบ่งบอกศักยภาพในการเจริญเติบโตและความสามารถทางการแข่งขัน ของธุรกิจในอนาคต นอกจากนี้ยังแสดงถึงสภาพคล่องและความเสี่ยงในขณะนั้น งบกระแสเงินสด จะสะท้อนภาพการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ โดย แบ่งเป็น 3 กิจกรรม คือ

- กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน

- กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน

- กระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน

โดยตัวเลขที่ปรากฏในงบการเงิน จะสามารถนำมาวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนทางการเงิน เพื่อวัดผลสำเร็จในการ ดำเนินธุรกิจ เช่น การวัดสภาพคล่องของธุรกิจ การวัดประสิทธิภาพการใช้สินทรัพย์ การวัดความสามารถในการทำ กำไรของธุรกิจ และ ความสามารถในการชำระหนี้ เป็นต้น

รายการทางบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี

ในการจัดทำบัญชีของกิจการจำเป็นต้องอาศัยเอกสาร หลักฐานที่เชื่อถือได้ เพื่อบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น จนกระทั้งประมวลผลเพื่อนำเสนองบการเงิน ซึ่งสามารถสรุปขันตอนการจัดทำรายงานทางการเงิน ได้ดังนี้

รายการค้าหรือรายการทางบัญชี

หมายถึง เหตุการณ์ทางเศรษฐกิจซึ่งเป็นผลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ กิจการ รวมถึงรายการที่เกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอก เช่นการซื้อวัตถุดิบ การขายสินค้า การให้บริการ การจ่ายค่าใช้จ่าย การรับ การจ่ายชำระหนี้ เป็นต้น

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการ ในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ

1. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

2. เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

3. เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีทุกประเภท ต้องมีรายการดังต่อไปนี้

- ชื่อของผู้จัดทำเอกสารซึ่งอาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสารได้

- ชื่อของเอกสาร

- เลขที่เอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)

- วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร

- จำนวนเงินรวม

การบันทึกรายการในบัญชี

เป็นการรวบรวมเอกสารประกอบการลงบัญชี โดยทำการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นตามหลักการบัญชี และ นำรายการดังกล่าวไปบันทึกในสมุดบัญชี โดยเรียงลำดับก่อน หลัง ตามรายการที่เกิดขึ้น โดยขั้นตอนในการบันทึก บัญชี สรุปได้ดังนี