l'esperienza del Planner CIA, come strumento di organizzazione del lavoro ormai inizia ad esse importante, dopo la fase di sperimentazione e successivamente di adozione per molte regioni e province, ci hanno consentito di accumulare in questi anni abbastanza esperienza per poter tracciare un'immaginaria road-map efficace utile alla configurazione e la gestione dell'applicativo, di seguito andremo quindi a elencare e definire i 3 punti fondamentali a cui consigliamo attenersi per ottenere le migliori prestazioni.
Il Planner è stato pensato per essere un prodotto estremamente configurabile, questa condizione gli permette di essere "cucito" sulle esigenza organizzative di ogni realtà, ma tale personalizzazione se male utilizzata può ritorcessi contro, rendendo l'applicativo non "ergonomico" per i colleghi che dovranno prendere gli appuntamenti e difficile da utilizzare per i Clienti che vorranno prenotare in autonomia i propri servizi.
Per far questo, occorre organizzare gli "operatori" i "servizi" e gli "sportelli" (concetti che abbiamo ampliamente analizzato all'interno del manuale), in maniera razionale.
La struttura che consigliamo di utilizzare, forti dell'esperienza di questi anni è la seguente:
In ogni "sede", creare tanti sportelli quanti sono gli "operatori" (sarebbe ottimo rinominare gli sportelli con i nomi degli operatori)
Abilitare tutti gli "operatori" a prendere appuntamenti su tutti i "servizi" e posizionarli su tutti gli "sportelli"
Configurare i "calendari" solo con i servizi che realmente verranno gestiti dagli "operatori" .
Quanto espresso sopra, ci consente di dare la possibilità ad ognuno degli operatori di prendere appuntamenti su tutti gli sportelli presenti in ogni sede di cui si compone la provincia e contemporaneamente, di indirizzare i sistemi come il "prenotatore online" per i clienti o Esosphera a prendere appuntamenti su gli sportelli che realmente erogano quel servizio.
Se correttamente configurato il Planner, queste due condizioni ci permetteranno di far risparmiare tempo al cliente e quindi ai colleghi che prendono gli appuntamenti, di seguito un esempio pratico:
"Un operatore che fa solo 730 riceve una richiesta per fare una Domanda PAC, nel caso in cui il Planner non fosse stato configurato come sopra descritto, l'operatore avrebbe dovuto riferire al cliente di richiamare per prendere un appuntamento con il collega del CAA che magari si trova in un'altra sede.
Ma nel caso in cui tutto fosse stato configurato correttamente, l'operatore sarebbe riuscito a visualizzare immediatamente le disponibilità impostate sul calendario del collega del CAA e contestualmente a prendere un appuntamento."
Viene da se che in questo caso il cliente non dovrà richiamare per la seconda volta, rischiando nel caso non lo facesse di perdere un'opportunità oggi giorno preziosa."
Altro vantaggio, nel caso in cui si attivino il prenotatore online per i clienti o Esosphera è che se correttamente configurato il Planner, saremo certi che gli appuntamenti verranno presi e posizionati sui calendari corretti e quindi seguiti da chi realmente gestisce i servizi prenotati o che i servizi pubblicati nell'elenco di quelli "prenotabili in autonomia dai clienti" siano quelli realmente attivi.
Questo vuol dire che configurare con cura il Planner, evitando configurazioni massive e frettolose, inizialmente potrà sembrare che ralenti il lavoro ma una volta a regime porterà sicuramente i sui frutti.
Un monitoraggio costante del Planner, se lo strumento è stato adottato per intero dalla propria struttura, consente di avere sempre il quadro operativo e il carico di lavoro che insiste sui singoli operatori deputati allo sportello e ci consente di conseguenza di indirizzare o rafforzare la struttura ove ce ne fosse bisogno.
Una manutenzione costante e un rapporto stretto tra "operatore" e "configuratore" consente di ottimizzare l'esperienza d'uso dello strumento, gestire correttamente gli spazi dedicati a ricevere clienti, bloccando per tempo gli slot dedicati alle ferie, permessi, riunioni ecc... può sembrare una banalità ma fa la differenza. Permette di non creare disservizi con i clienti e di gestire il proprio tempo lavorativo in autonomia.
Tramite una manutenzione costante i configuratori potranno quindi rimodulare i calendari secondo le mutevoli esigenze quotidiane, aggiungere nuovi servizi o gestire quelli la cui erogazione e limitata ad uno specifico periodo