FAQ - Información sobre la migración de los entornos Microsoft 365 y Google Workspace

1. ¿Qué migraremos?

Migraremos todos tus correos de Outlook, eventos de calendario, contactos personales y documentos de OneDrive a Google Workspace.

2. ¿Se van a migrar mis carpetas locales (archivos PST) de Microsoft Outlook?

Sí, las migraciones de archivos locales (archivo) PST de Outlook, las empezaremos una vez hayamos pasado a Google. Para que te podamos migrar el contenido, asegúrate cuando te solicitemos tus archivos locales a migrar, que no tengan configurada una contraseña.

3. ¿Cuándo reciba el aviso de migración de mi cuenta a Google Workspace, seguiré recibiendo con normalidad correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Sí, la migración será totalmente transparente para ti y continuarás recibiendo mensajes en tu bandeja de entrada de Microsoft Outlook aunque hayamos comenzado la migración hacia Google.

4. ¿Cuándo dejaré de recibir correos en Microsoft Outlook
   

Habrá un día que recibirás un correo con las instrucciones, indicando la fecha y hora que debes empezar a trabajar con tu nueva cuenta de Google. El cambio a Google lo realizaremos fuera de tu horario laboral.

Es posible que mantengamos los dos sistemas de correo electrónico activos durante unos días (Outlook y Google Workspace), aunque deberás utilizar Outlook solo para consultar los correos (no para enviar correos ni crear eventos de calendario).

5. ¿Qué ocurrirá si alguien me envía un correo electrónico justo durante el momento del cambio y mi correo no está disponible?

No va a perderse ningún correo, en el caso de que el servidor de correo no este disponible, intentará probar de hacer la entrega del correo electrónico varias veces.

6. ¿Podré continuar trabajando con normalidad con los compañeros que no hayan sido migrados a Google Workspace y que todavía estén en Microsoft Outlook?

Podrás seguir enviado correo electrónico a tus compañeros de trabajo y recibiendo sus mensajes de forma habitual. También podrás continuar programando reuniones de trabajo.

Los representantes de la primera fase CORE IT o segunda fase Early Adopters al invitar a un evento a compañeros que estén todavía en trabajando con Outlook no podrán ver la disponibilidad de sus agendas y deberán consultarlo desde su cuenta de Outlook, ya que todavía la tendrán disponible para consultas.

7. ¿Cómo será el proceso de migración de los documentos personales que tengo en OneDrive hacia Google Drive?

El proceso de migración lo ejecutaremos de manera automática, por lo que no debes llevar a cabo ninguna acción. Todos los documentos que tengas en OneDrive serán migrados a tu unidad de Google Drive. El día del cambio es muy importante solo utilizar OneDrive a modo de lectura y no editar ni generar nuevos documentos.

8. ¿Qué va a ocurrir con mis correos que tengo en Microsoft Outlook o mis datos de OneDrive una vez me hayan migrado a Google Workspace?

Microsoft Outlook
El acceso a la consulta de correos de Outlook, eventos de calendario, contactos estarán disponibles hasta nuevo aviso. Insistimos que es importante que una vez estés migrado solo utilices los correo a nivel de consulta.

OneDrive

El grupo de Early Adopters, recibirá un correo de confirmación para empezar a trabajar en Google Drive una vez se haya pasado toda la información que tienen actualmente en OneDrive a Google Drive.

9. ¿Qué ocurrirá con la documentación que tenemos almacenada en los SharePoint o Microsoft Teams?

La documentación que tienes almacenada en los SharePoint / Microsoft Teams te la migraremos a las Unidades Compartidas de Drive. Te avisaremos cuando tengas que empezar utilizar las Unidades de Equipo de Drive y dejar de usar SharePoint / Teams

10. ¿Podré continuar usando Microsoft Outlook con mi cuenta de Google Workspace o debería trabajar desde el navegador web?

Deberás empezar a hacer uso de Gmail desde tu navegador Web para aprovechar todo el potencial que nos ofrece Google Workspace, ya que nos ofrece multitud de funciones en un solo lugar, para organizar nuestro correo, archivos adjuntos, realizar búsquedas avanzadas, enviar mensajes directos, crear y colaborar Espacio, iniciar videoconferencias…

11. ¿Cómo podré trabajar con Google Workspace si estoy de viaje y no tengo conexión a Internet?

Previamente, deberás configurar el navegador de Google Chrome para poder leer tus mensajes aunque no tengas conexión a Internet. Una vez configurado, podrás leer tus mensajes de Gmail, responderlos y hacer búsquedas en ellos aunque no tengas conexión a Internet.

Cuando envías un correo sin conexión, este se coloca en una carpeta llamada "Bandeja de salida" y se envía en cuanto vuelves a tener conexión.

• Activar Gmail sin conexión
  

12. ¿Qué va a ocurrir con los grupos de Teams?

Los grupos de Teams habrá que migrarlos uno a uno a Spaces. En Spaces no existen subgrupos, cada canal/subcanal de Microsoft Teams es un Space en Google Workspace por lo que habrá que crearlos uno a uno. Esta tarea será responsabilidad de cada equipo.

• Chat de Google, crear Espacios

13. ¿Se puede modificar la configuración de un Space, una vez creado, para que admita externos o no?

Esta opción solo es posible hacerla al principio, cuando se crea. Una vez creado no es posible modificarlo

En nuestro caso, es recomendable crearlos que "no admitan" externos ya que los externos que trabajen con nosotros se les va a proporcionar una cuenta en nuestro dominio.

14. ¿Se pueden crear subespacios dentro de un Space?

No, por ahora no es posible por eso es importante pensar en como organizar los nuevos canales.

15. ¿Se pueden usar etiquetas en un Space para nombrar a un grupo concreto perteneciente al Space?

Por ahora no es posible. En un Space solo se puede nombrar de forma individual o a todos los miembros a la vez

16. ¿Podré seguir utilizando Microsoft Office en mi ordenador?

Durante los siguientes meses del cambio, las herramientas oficiales de ofimática incluido Microsoft Teams, serán las que ofrece Google, ya que trabajar con ellas es mucho más cómodo y ofrece nuevas posibilidades de colaboración.

14. ¿Podré seguir utilizando el resto de herramientas no ofimáticas de Microsoft en mi ordenador?

Si, se seguirá teniendo acceso a aplicaciones como Microsoft Visual Studio, Microsoft Visio, Microsoft Project, One note, Power Platform (Automate, Power Apps, Power BI, Dynamics CRM), Dynamics 365 y Azure DevOps.

15. En nuestro equipo de trabajo, utilizamos Excel compartidos en un SharePoint con vínculos a Ms Access, Macros y tablas dinámicas ¿Cómo lo haremos en Google?

La intención es revisar y analizar estos Excel para buscar soluciones para afrontar este cambio. Una vez comprobado cada caso y de no encontrar alternativas, plantearíamos la posibilidad de mantener licencias de Office para necesidades concretas justificadas.

16. ¿Qué ocurrirá con los buzones compartidos de correo de Microsoft Outlook en los que colaboramos varias personas a la vez?

La aplicación de Google Groups viene a sustituir a los buzones compartidos de Microsoft Outlook a través de Bandejas Colaborativas. Con Google Groups, puedes enviar correos en nombre de una dirección de correo de Grupo (buzón compartido), asignar un correo como tarea a ti mismo o para otro miembro del Grupo, marcar correos como tareas resueltas y mucho más...

• Ayuda Google Groups (buzones compartidos)

17. ¿Cuándo se van a migrar los buzones compartidos?
    Los buzones compartidos los vamos a migrar durante la última fase de migración. Analizaremos si puede ser productivo que pases a trabajar con Google Groups (buzones compartidos) u otras posibles alternativas.

18. ¿Van a migrarse también las listas de distribución de correo de las que soy miembro?

Sí, las listas de distribución de correo y sus miembros serán todas migradas a Google Workspace. Al redactar un correo a una lista te aparecerá por defecto la dirección para el autocompletado

19. ¿Tendré disponibles recursos de ayuda, videos formativos de las aplicaciones, instrucciones para configurar mi teléfono móvil, etc.?

Tenemos disponible el Sitio de Ayuda de Google Workspace donde dispondrás de toda la información acerca de la migración, preguntas frecuentes, primeros pasos, píldoras formativas, manuales de las aplicaciones de mensajería y colaboración y mucho más.

• Primera toma de contacto con Gmail

• Ayuda de las aplicaciones de Google Workspace

• Píldoras de video formativas

20. ¿Se van a programar formaciones para aprender el uso de las aplicaciones de Google Workspace?

Durante la fase GO LIVE donde todos los empleados de ATLAX360 pasaran a Google, vamos a programar varios webinars de formación de Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive, Sheets, Documentos..) donde se expondrán casos prácticos y consejos sobre las herramientas.

21. ¿Qué debo hacer en caso de incidencia o consulta relacionada con la migración?

En el caso de incidencias o consultas relacionadas con el cambio a Google Workspace, puedes contactar con support@atlax360.com

1. ¿Por qué se va a migrar mi cuenta si ya estoy en Google?
   El objetivo de esta transformación digital de ATLAX360 es migrar a todos los empleados a único servidor de Google con cuentas con características de un perfil superior. Como ya sabréis, actualmente, tenemos empleados donde sus cuentas, se encuentran alojadas en los servidores de Microsoft.

Esta unificación a un mismo servidor, nos permitirá un mayor control de la información, un entorno de trabajo colaborativo para todos, simplificar nuestros procesos, mayor control de la información y seguridad.

2. ¿Voy a mantener mi dirección de correo actual y nombre de dominio o se va a cambiar?
   Tu dirección principal de correo será la misma, pero cambiaremos el nombre de tu dominio actual por el nuevo dominio. Los nuevos datos de acceso a la nueva cuenta de Google Workspace, te los haremos llegar con unos días de antelación antes del cambio.

Ejemplo: tucorreo@atlax.com

Dominios ESPAÑA

• atlax360.com

• axesor.com

3. Al tratarse de una nueva cuenta de Google, ¿Continuaré teniendo acceso en mí a actual cuenta de correo?
   El día del cambio dejarás de tener acceso a tu cuenta de Google y todo tu correo se redirigirá automáticamente a tu nueva cuenta (tucorreo@atlax360.com)
   

4. Cuando mi cuenta se haya migrado y alguien me escriba a la cuenta tucorreo@gc.axesor.com, ¿Se perderán los correos?

No perderás ningún correo, si alguien te escribe a la dirección de correo electrónico con dominio tucorreo@gc.axesor.com, será reenviado tu nueva cuenta, por ejemplo tucorreo@atlax360.com, tu correo@axesor.com o cualquier otro dominio que estés utilizando en función del país donde te encuentres.

5. ¿Qué datos de mi cuenta @gc.axesor se van a migrar al nuevo servidor de Google?

Vamos a migrar tus siguientes datos:

• Todos tus mensajes de correo electrónico

• Contactos y tus etiquetas de Grupos de Contacto

• Calendario y eventos de tu calendario

• Documentos de Google Drive de tu propiedad

• Unidades Compartidas de Drive con documentación común
  

6. Al tratarse de una nueva cuenta de Google ¿Qué configuraciones debería tener en cuenta al acceder por primera vez?
   

• Te proporcionamos una contraseña temporal para tu primer inicio de sesión que deberás cambiar.

• Crear tu nueva firma de tu correo electrónico

• Personalizar de nuevo tu bandeja de entrada

• Crear de nuevo las reglas para filtrar tu correo electrónico

• Eliminar tu cuenta de Google de tu dispositivo móvil Android o Apple de iOS y volver a configurarla con tu nuevo perfil

• Sincronizar los datos de Google Chrome a tu nuevo perfil (Marcadores, extensiones, contraseñas)

En la sección de ayuda Primera toma de contacto tienes dispones de los pasos a realizar para estas configuraciones.

7. ¿Qué aplicaciones o funciones no serán migradas o no estarán disponibles en el nuevo entorno de Google?

Debes tener en cuenta que no van a migrarse las siguientes funciones o aplicaciones:

• Historial de versiones de documentos no será migrado

• Documentos compartidos con cuentas externas

• Calendarios compartidos (que no seas el propietario): deberás volver a suscribirte con tu nueva cuenta.

• Notas de Google Keep

• Google Fotos

• Las respuestas integradas en los formularios de Google no se migrarán, solamente el formulario.
  

8. ¿Podre acceder a los chats de mi cuenta anterior?

Los mensajes de Google Chat se migran como un correo a una etiqueta de Gmail llamada "Migrated Chats". Dentro de Google Chat o al abrir una conversación con un usuario no te aparecerá el historial del chat que haya tenido previamente en la cuenta de origen.

9. ¿Se migrarán los Spaces?

No ya que actualmente no hay manera de migrar los espacios de Google, por lo que no es posible migrar el histórico de contenidos de un espacio a otro entre consolas de Google. Habrá que volver a crearlos desde el nuevo dominio.

10. ¿Se puede modificar la configuración de un Space, una vez creado, para que admita externos?

Esta opción solo es posible hacerla al principio, cuando se crea. Una vez creado no es posible modificarlo.

11. ¿Se migrarán los documentos o carpetas que mis compañeros me hayan compartido?
    Todos los documentos y carpetas que hayan sido compartidos por tus compañeros de tu organización serán migrados y visibles en el nuevo servidor. Las personas externas a tu organización que te hayan compartido documentos o carpetas deberán volver a compartirlas de nuevo.
    

12. ¿Qué debo hacer en caso de una incidencia o consulta relacionada con esta migración?
    En el caso de incidencias o consultas relacionadas con el cambio a Google Workspace, puedes contactar con support@atlax360.com