1. Acceso a la herramienta Drive

El acceso a Google Drive, se realiza desde los botones que se encuentran en la parte superior derecha en la página de inicio de Chrome o a través del link drive.google.com

3. Subir archivos y carpetas a Google Drive

Puedes subir, ver, compartir y editar archivos en Google Drive. Al subir un archivo a Google Drive, ocupará espacio en tu unidad de Drive, aunque lo subas a una carpeta que pertenezca a otra persona.

Tipos de archivos

• Documentos

• Imágenes

• Audio

• Vídeo

Importante: Puedes subir hasta 750 GB al día por cuenta.

3.1 Subir archivos y carpetas

Si usas un ordenador, puedes subir archivos a carpetas privadas o compartidas desde drive.google.com o desde el propio ordenador.

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.

2. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo + Subir archivo o Subir carpeta.

3. Elige el archivo o la carpeta que quieras subir.

3.2 Arrastrar archivos a Google Drive

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.

2. Abre una carpeta o créala.

3. Para subir archivos y carpetas, arrástralos a la carpeta de Google Drive.

3.3 Subir archivos con el mismo nombre

Si subes un archivo con el mismo nombre que otro que ya existe, Google Drive lo sube como una revisión del que ya estaba en Google Drive.

Para conservar ambos archivos, haz lo siguiente:

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.

2. Sube un archivo.

3. Haz clic en Mantener como archivo independiente.

4. Cómo crear, editar y formatear

Puedes crear, buscar y descargar archivos como:

• Documentos

• Hojas de cálculo

• Presentaciones

• Formularios

Puedes editar y compartir tus archivos, así como trabajar en ellos junto con otros usuarios

4.3 Cambiar el nombre a un archivo

Al crear un documento, una hoja de cálculo o una presentación, se asigna automáticamente el nombre "Documento sin título", "Hoja de cálculo sin título" o "Presentación sin título". Para cambiar el nombre del archivo:

1. Haz clic en el nombre en la parte superior del archivo.

2. Escribe un nuevo nombre.

3. Pulsa Intro.

Nota: Si has compartido el archivo con otra persona, verás sus cambios a medida que los implementa.

4.4 Hacer una copia de un archivo

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.

2. Abre el archivo del que quieras hacer una copia.

3. En el menú, haz clic en Archivo

4. Hacer una copia.

5. Escribe un nombre y elige dónde quieres guardar el archivo.

   • Si quieres copiar comentarios de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, haz clic en Copiar comentarios y sugerencias. Puedes incluir las sugerencias y los comentarios resueltos en la nueva copia.

6. Haz clic en Aceptar.

4.5 Descargar una copia de un archivo

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.

2. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

3. En la parte superior, haz clic en Archivo

4. Descargar.

5. Elige un tipo de archivo. El archivo se descargará en tu ordenador.

Nota: Para descargar un archivo grande de Documentos de Google como un archivo .pdf en Chrome, sigue estos pasos:

1. En un ordenador, abre un documento de Google.

2. Arriba, haz clic en Archivo

3. Imprimir.

4. A la izquierda, junto a "Destino", selecciona Guardar como PDF.

5. Arriba, haz clic en Guardar.

5. Compartir y organizar archivos

Puedes compartir carpetas o archivos para que otras personas puedan verlos, comentarlos o editarlos.

5.1 Compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona a través de tu cuenta de Google, pero tu organización puede establecer ciertos límites sobre el uso compartido de archivos.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al hacerlo, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

5.1.1 Busca el archivo que quieras compartir

1. En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.

2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.

3. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir

Compartir varios archivos:

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.

2. Mantén pulsada la tecla Mayús del teclado y selecciona dos o más archivos.

3. Arriba a la derecha, haz clic en Compartir.

5.2 Elige con quién quieres compartir el archivo y qué permisos quieres otorgar

5.2.1 Compartir con determinadas personas

Si utilizas una cuenta de Google a través de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.

2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .

3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

4. Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo Lector, Comentador o Editor.

5. Elige que quieres notificar a las personas.

   • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.

   • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.

6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

7. Compartir un enlace de un archivo

8. Puedes enviar a otros usuarios un enlace a tu archivo para que puedan acceder a él. Cuando compartes un enlace a un archivo, tu nombre y tu correo electrónico aparecen como propietario del archivo.

9. Selecciona el archivo que quieras compartir.

10. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir ,Obtener enlace.

11. En "Obtener enlace", haz clic en la flecha hacia abajo .

12. Elige con quién quieres compartir el archivo.

13. Nota: Si utilizas una cuenta de Google del trabajo o de un centro educativo, puedes compartir los archivos y las carpetas con una audiencia concreta, como tu departamento. Es posible que veas una descripción de cada audiencia al colocar el cursor sobre el nombre del grupo.

14. Para decidir qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, selecciona Lector, Comentador o Editor.

15. Haz clic en Copiar enlace Listo.

16. Copia y pega el enlace en un correo o en otro lugar donde quieras compartirlo.
    

5.2.3 Compartir archivos públicamente

Importante: Si usas una cuenta de Google del trabajo o de un centro educativo, es posible que no puedas compartir elementos de forma pública.

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.

2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Obtener enlace.

3. En "Obtener enlace", haz clic en Cambiar a cualquier persona con el enlace.

4. Para decidir qué pueden hacer los usuarios con tu enlace público cuando lo compartas, selecciona Lector, Comentador o Editor.

5. Haz clic en Listo.

6. Copia y pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión en una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales.

6. Restringir un archivo al compartirlo

6.1 Elegir si los usuarios pueden ver, comentar o editar

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes decidir cómo puede utilizarlo.

• Lector: el usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.

• Comentador: el usuario puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede editar el archivo ni compartirlo con nadie.

• Editor: el usuario puede hacer cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo con otras personas.

6.2 Cambiar los usuarios con los que se comparte un enlace

Al compartir un enlace a un archivo, puedes controlar en qué medida quieres compartirlo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.

• Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google. Si utilizas una cuenta de Google para empresas o centros educativos, es posible que no aparezca esta opción.

• Cualquier usuario con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google. Si utilizas una cuenta de Google para empresas o centros educativos, es posible que no aparezca esta opción.

• Tu organización: si usas una cuenta de Google para empresas o centros educativos, cualquier persona que inicie sesión en una cuenta de tu organización podrá buscar tu archivo y utilizarlo.

• Cualquier usuario de tu organización que tenga el enlace: Si utilizas una cuenta de Google para empresas o centros educativos, cualquier persona que inicie sesión en una cuenta de tu organización podrá utilizar el enlace a tu archivo.

• Restringido: solo los usuarios con los que compartas el archivo podrán acceder a él.

7. Compartir carpetas en Google Drive

Cuando compartes una carpeta con otras personas, estas pueden:

• Organizar, añadir y editar: si han iniciado sesión en una cuenta de Google, pueden abrir, editar, eliminar o mover los archivos de la carpeta. También pueden añadir archivos.

• Tener acceso de solo lectura: pueden ver la carpeta y abrir todos sus archivos.

7.1 Elegir con quién compartir contenido

7.1.1 Usuarios específicos

Puedes compartir archivos con usuarios concretos.

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.

2. Haz clic en la carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en Compartir .

4. En "Personas", escribe la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que quieras compartir la carpeta.

5. Para elegir cómo puede utilizar esa persona la carpeta, haz clic en la flecha hacia abajo .

6. Haz clic en Enviar. Se enviará un correo electrónico a las personas con las que has compartido la carpeta.

7.1.2 Cualquier usuario con enlace en la carpeta

Puedes proporcionar a otras personas un enlace a tu carpeta. De este modo, no tendrás que añadir sus direcciones de correo electrónico cuando la compartas.

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.

2. Haz clic en la carpeta que quieras compartir.

3. Haz clic en Compartir .

4. Arriba a la derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.

5. Junto a "Cualquier persona con el enlace", haz clic en la flecha hacia abajo. .

6. Elige si otras personas pueden editar o ver el archivo.

7. Copia y pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.

8. Cambiar los permisos para compartir de las carpetas compartidas

8.1 Editar, comentar o ver archivos compartidos

Cuando compartas una carpeta, se actualizará la configuración para compartir los archivos y las subcarpetas que contiene. Según la configuración que hayas elegido para la carpeta, las personas con las que la hayas compartido tendrán acceso a los archivos que contiene con los siguientes ajustes:

• Puede organizar, añadir y editar: los usuarios pueden abrir, editar, eliminar o mover los archivos de la carpeta. También pueden añadirle archivos.

• Solo puede ver: los usuarios pueden ver la carpeta y abrir todos sus archivos.

Una vez que hayas compartido la carpeta, podrás cambiar cómo se comparten sus archivos.

8.2 Asignar la propiedad de una carpeta a otra persona

Al transferir la propiedad de una carpeta, el propietario de sus archivos seguirá siendo el mismo. Para cambiar los propietarios de varias carpetas:

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.

2. Selecciona la carpeta cuyos propietarios quieras cambiar.

   • Para seleccionar varias carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic en las carpetas que quieras.

3. Arriba a la derecha, haz clic en Compartir .

4. Haz clic en Avanzado.

5. A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo .

6. Haz clic en Es propietario.

7. Haz clic en Guardar cambios.

Cuando hayas convertido a otra persona en propietaria de una carpeta, podrás editarla, a menos que el nuevo propietario decida cambiar el tipo de acceso que tienes.

8.3 Archivos eliminados de las carpetas compartidas

Cuando hayas eliminado un archivo de una carpeta compartida, solo el propietario podrá acceder a él.

Para recuperar un archivo eliminado de una carpeta compartida:

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.

2. En la parte superior, haz clic en Buscar en Drive.

3. Escribe el nombre del archivo.

4. Haz clic con el botón derecho en el archivo.

5. Haz clic en Añadir a Mi unidad .

9. Gestionar aprobaciones

Los usuarios pueden enviar documentos de Google Drive para que pasen por un proceso de aprobación formal. Los revisores pueden aprobar los documentos, rechazarlos o hacer comentarios sobre ellos directamente desde Drive, Documentos y otros editores de Google Workspace. Este proceso se puede usar para obtener la aprobación a un contrato o a la incorporación de un nuevo empleado, recibir el visto bueno a los cambios hechos en un documento antes de que se publique o en otras situaciones en las que haga falta tener una aprobación formal.

10. Unidades compartidas (Shared Drive)

Los archivos de una unidad compartida de Google Drive son espacios compartidos donde los departamentos, pueden guardar y colaborar con archivos, buscarlos y acceder fácilmente a ellos desde cualquier lugar.

10.1 Funcionalidades en las Unidades Compartidas

10.1.3 Cambio de nombre y tema

Se podrá cambiar el tema de la unidad compartida y el nombre de la misma

10.1.4 Ocultar unidades compartidas y acceso a la papelera de la misma

Se podrán ocultar las unidades compartidas y en el caso de eliminación se podrá consultar la papelera por si se desea recuperar la información

10.2 Crear unidades compartidas

10.2.1 Crear una unidad compartida

1. Abre Google Drive.

2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.

3. En la parte superior, haz clic en Nuevo .

4. Escribe un nombre y haz clic en Crear.

10.2.2 Añadir miembros y configurar niveles de acceso

Puedes añadir a una unidad compartida a usuarios que tengan una cuenta de Google. Estos nuevos miembros reciben el nivel de acceso Gestor de contenido, pero puedes cambiarlo.

1. Ve a drive.google.com en tu ordenador.

2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas y, luego, haz doble clic en una de ellas.

3. En la parte superior, haz clic en Gestionar miembros.

4. Añade nombres, direcciones de correo o un grupo de Google. Los miembros nuevos deben tener una cuenta de Google. De manera predeterminada, se les asigna el rol de gestores de contenido. Pueden subir, editar, mover o eliminar todos los archivos.

5. Puedes hacer los siguientes cambios:

   • Para cambiar los permisos de un nuevo miembro, haz clic en la flecha hacia abajo y elige una opción.

   • Para decidir si los nuevos miembros deben recibir una notificación, haz clic en Notificar a las personas.

6. Haz clic en Enviar.

10.2.3 Cambiar niveles de acceso de los miembros

1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.

2. Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo Gestionar miembros.

3. Junto al nombre de un miembro, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona un nuevo nivel de acceso.

4. Haz clic en Listo.

10.2.4 Quitar acceso de los miembros

1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.

2. Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo > Gestionar miembros.

3. Junto al nombre de un miembro, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona Quitar

4. Haz clic en Listo.

11. Diferencias entre Unidades Compartidas y Mi Unidad

12. Drive para ordenadores

Con Drive para ordenadores, puedes acceder a tus archivos de Drive en la nube directamente desde tu Mac o tu PC. De esta forma, liberarás espacio en el disco y utilizarás menos ancho de banda. Como los archivos de Drive se almacenan en la nube, todos los cambios que hagáis tú y tus colaboradores se actualizarán automáticamente en todas partes. Siempre tendrás acceso a la versión más reciente.

También puedes hacer que determinados archivos de Drive sean accesibles sin conexión. Estos archivos se almacenan en caché y se sincronizan con la nube cuando vuelves a estar online, de forma que la versión más actualizada estará siempre disponible en todos tus dispositivos.

Para empezar, se tendrá que realizar la descarga a través de los links indicados anteriormente, seleccionando el adecuado en función del sistema operativo utilizado (Windows o MacOS)

12.1 Qué puedes hacer con Google Drive para ordenadores

Si prefieres trabajar en tu ordenador con archivos de formatos que no son de Google, puedes instalar Google Drive para ordenadores si el administrador lo tiene activado. Una vez instalado, podrás acceder a los archivos subidos desde cualquier navegador o dispositivo que tenga instalado Drive.

Si desinstalas Drive para ordenadores, tus archivos de Drive no se verán afectados y podrás seguir accediendo a ellos desde la versión web de Drive.

12.2 Accede a tus archivos

En tu ordenador Haz clic en Drive para ordenadores > Abrir Google Drive .

1. En Mi unidad o en Unidades compartidas, haz doble clic en el archivo que quieres abrir.

   • Los archivos que se hayan creado con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google se abren en tu navegador.

   • Los otros archivos se abrirán en las aplicaciones habituales en tu ordenador.

12.3 Accede a los archivos sin conexión

Quedarte sin conexión o estar en un vuelo de larga duración sin poder acceder a Internet no debería impedirte que trabajaras con Drive. Configura el acceso sin conexión para que la próxima vez que no tengas acceso a Internet puedas ver documentos, cambiar las carpetas de ubicación y editar los archivos que tienes almacenados en tu carpeta de Drive.

Cuando permites el acceso sin conexión a archivos de Drive para ordenadores, la aplicación guarda una copia almacenada en caché de forma local y te permite trabajar sin conexión a Internet. Los archivos se sincronizarán cuando vuelvas a estar online.

Nota: Los archivos en formato de Google, se debe configurar el acceso sin conexión desde Google Chrome. Esta configuración solo la podemos usar para documentos o carpetas que formato PDF, Microsoft Excel, Word, Power Point, etc.

12.4.2 Mover archivos a carpetas

Selecciona los archivos que quieres mover y arrástralos a una carpeta en Drive igual que moverías cualquier otro archivo de tu ordenador.

12.4.3 Actualizar archivos de Drive en tu ordenador

Para actualizar un archivo, sigue estos pasos:

1. Abre Drive para ordenadores selecciona > Abrir Google Drive .

2. En Mi unidad o en una unidad compartida, abre un archivo.

3. Haz los cambios que quieras. Los cambios se aplican automáticamente en Drive para ordenadores.

4. También funciona al revés. Los cambios que hagas en Drive en la Web se sincronizarán en tu ordenador. Los archivos y las carpetas estarán actualizados en todas las ubicaciones.Te recomendamos abrir los archivos de Microsoft con las aplicaciones de Google. Desde Google Drive puedes abrir un archivo en formato de Microsoft con su correspondiente aplicación en función del formado (ejemplo Word con Documentos, Excel con Sheets)

12.4.4 Eliminar archivos

Al quitar un archivo, se mueve a la papelera:

• Si eres el propietario del archivo, ten en cuenta que al moverlo a la papelera desaparece de Mi unidad, y se eliminará definitivamente al cabo de 30 días. Si has compartido el archivo con alguien, podrá seguir viéndolo hasta que se elimine de la papelera.

• Si no eres el propietario del archivo, por ejemplo, porque alguien lo compartió contigo, al moverlo a la papelera dejará de aparecer en Mi unidad, pero no se eliminará. El propietario es la única persona que puede eliminarlo.

Para ello, selecciona los archivos o las carpetas de Drive para ordenadores que quieres eliminar y elimínalos como harías con cualquier otro archivo de tu ordenador.

12.4.6 Ver quien está editando archivos de Microsoft Office en tiempo real

Te recomendamos intentar siempre abrir y colaborar con los archivos de Microsoft desde las aplicaciones de Google (web).

Si guardas un archivo de Microsoft Office en Google Drive para ordenadores y lo compartes con tus compañeros que también tengan la presencia en tiempo real activada, podrás ver si otro usuario está haciendo cambios.

• Editar: puedes hacer cambios en el archivo porque nadie lo está editando.

• Esperar para editar: otro usuario está editando el archivo.

  • Para recibir una notificación cuando termine, marca la casilla situada junto a "Enviarme una notificación cuando pueda editar".

  • Si quieres consultar más información sobre quién está editando o viendo el archivo, haz clic en el usuario en la lista.

• Se ha creado una versión nueva: alguien ha creado una versión más reciente.

  • Para descargarla, haz clic en Obtener más reciente.

12.4.6 Combinar versiones que entran en conflicto

Si alguien guarda una versión nueva del archivo mientras tú lo estás editando, puedes combinar tus cambios con la última versión.

1. Abajo a la derecha, haz clic en Obtener vista previa.

2. Copia los cambios de tu versión (situada a la izquierda) en la última versión (a la derecha).

3. Haz clic en Guardar.

4. La versión sin guardar de la izquierda se eliminará.