Refusjon av utgifter

Veiledning til refusjonsskjema

• Logg inn med bank-ID
• Fyll inn formålet med utlegget. Det er en beskrivelse av hva det gjelder.
  • Dersom utlegget gjelder en utvekslingselev, så skriv ned fullt navn på eleven og landet hun/han/hen kommer fra
• Under feltet "avdeling" skriver du hva slags arrangement eller type utlegg det er, som f.eks "ankomstleir" eller "høstseminar".
• Legg kvitteringer med i filformat pdf eller jpg
• NB. refusjonsskjema må sendes inn senest 30 dager etter utgiften har funnet sted

Regler for refusjon av reisekostnader i AFS Norge

Som frivillig får du selvsagt refundert for de utgiftene du har under oppdraget. Men, ettersom AFS Norge Internasjonal Utveksling er en ideell organisasjon så prøver vi å holde alle kostnader så lave som mulig. Vi setter derfor noen krav til refusjon av utlegg for reisekostnader. Vennligst les gjennom instruksene før bestilling av innenlandsbilletter.

AFS refunderer kun utgifter for rimeligste reisealternativ. Dersom vi ser at en billett er bestilt urimelig sent og derfor blitt dyrere enn vanlig, forbeholder vi oss retten til å refundere i henhold til rimeligste alternativ. Å bestille billetter mindre enn to uker før man skal reise kan, med mindre annet er avtalt, betraktes som urimelig sent. Bestill billettene så tidlig som mulig – de billigste billettene blir raskt utsolgt.

Ved bestilling av flybilletter:

• Bestill alltid ungdomsbillett: Om du har mulighet til å reise med flere flyselskaper, sammenlign gjerne prisene før bestillingen bekreftes.
• Bagasje: AFS dekker kun 1 innsjekket kolli per vei. Hos SAS og Widerøe er bagasje ofte inkludert i prisen, mens hos Norwegian må dette legges til billetten.
• Vær tidlig ute: AFS forbeholder seg retten til å refundere rimeligste alternativ. Kun 50% av prisen vil bli refundert dersom billetten er bestilt mindre enn 30 dager før reisen finner sted.

Ved bestilling av togbilletter:

Bestill alltid ungdomsbillett: NSB tilbyr studentbillett for studenter ved universitetet, høgskole, akademi eller lignende læringsinstitusjoner, elever ved offentlige skoler og godkjente privatskoler.

Vær tidlig ut og bestill minipris: NSB tilbyr Minipris etter etterspørsel og ledig kapasitet. Bestill togbilletten minst en dag i forveien, via nett. Ved reiser til utenfor din region, vil kun 50% av prisen vil bli refundert dersom billetten er bestilt mindre enn 30 dager før reisen finner sted.

• Det legges til en tilleggskostnad på 50kr per person for bestilling over kundetelefon og billettluke. AFS forbeholder seg retten til å refundere rimeligste alternativ.

Til og fra Gardermoen: Studenter reiser rimeligst med Flytoget, i mens voksne reiser rimeligst med NSB. Reis med billigste alternativ for deg.

Ved bruk av privatbil:

Vi refunderer ikke utgifter ved bruk av bil, med mindre annet er avtalt på forhånd. Dersom du bruker bil uten at det er avtalt refunderes du kostnaden av billigste offentlige transportalternativ.

• Om kollektivtransport ikke er tilgjengelig / et alternativ, må dette avklares med kontoret på forhånd, og adresse for avreise- og ankomstdestinasjon må oppgis.
• Om bruk av privatbil har blitt avklart gjelder statens satser for bilgodtgjørelse: Kr. 3,5 pr. km. Tillegg per passasjer: kr. 0,50 pr. km.

Annet

• Ved utlegg for andre personer enn den som skal ha utlegget refundert, må også navn(ene) og region på de(n) andre personen(e) oppgis på skjemaet.
• AFS dekker ikke avbestillingsforsikring.
• AFS dekker ikke gebyrer for setereservasjon.
• AFS dekker ikke gebyrer for betaling med kredittkort.