Slik gjennomfører du årsmøtet

Lokallagenes årsmøter. Alle lokallag forplikter seg til å kalle inn til årsmøte, og avholde det innen 31. juli. Årsmøte er lokallagets viktigste møte, og under følger en oppskrift på hvordan du kan gjennomføre årsmøte, og hva du må huske på.

På årsmøte skal styret i lokallaget:

• Legge frem årsberetning – altså en oversikt over hva lokallaget har gjort det siste året. Aktivitetsplanen inngår her.
• Legge frem regnskapet – altså en oversikt over hva dere har brukt penger på.
• Legge frem styrets forslag for aktivitetsplan det kommende året. Denne må godkjennes av medlemmene.
• Legge frem styrets forslag for budsjett for det kommende året. Dette må godkjennes av medlemmene, men kan revideres etter nytt styret er valgt.
• Gjennomføre valg. Her skal leder og styremedlemmer velges inn i styret. Minst tre personer totalt.

Hva er årsmøtet?

Årsmøtet er lokallagets viktigste møte. Det er noe alle lokallag forplikter seg til gjennom AFS Norges vedtekter, og skal sikre demokratiet i organisasjonen. Årsmøtet sikrer nemlig at alle betalende medlemmer får en reel rett til å påvirke organisasjonen. De får dessuten innsyn i regnskapet, og hva styret har brukt lokallagets penger på i det foregående år. Er det store avvik mellom hva medlemmene bestemte at skulle være budsjettet og hva som står på regnskapet, er det all grunn for medlemmene å reagere. Styret i ditt lokallag skal representere deg som medlem, så pass på at de gjør jobben sin!

De som betaler medlemskontingent er på mange måter de som eier organisasjonen, og det er på årsmøte de får mulighet til å velge hvem de ønsker skal styret i laget, samt at de får mulighet til å se hva lokallaget har fokusert på og hva de har brukt penger på. På årsmøte skal det sittende styret i tillegg presentere et budsjett for det kommende år. Det er viktig at dette gjøres, slik at medlemmene får mulighet til å si sin mening og være med på å bestemme hva lokallaget skal fokusere på, gjøre og bruke penger på det kommende år. Gjennom å velge ledere av et lokallag får medlemmene også en mulighet til å påvirke hvem som skal representere de på nasjonalt nivå. Gjennom lokallagsledelsen kan medlemmene nemlig være med å påvirke organisasjons fremtid. Årsmøtene sikrer dermed at medlemmenes rettigheter blir ivaretatt, og at de er medvirkende for organisasjonens fremdrift.

Dette må du gjøre før årsmøtet

• Sende ut innkalling. Innkalling skal sendes ut til alle betalende medlemmer, men det kan være hensiktsmessig og også sende til alle frivillige, vertsfamilier og sendefamilier dersom dere ønsker å rekruttere. Husk at de da må betale kontingenten for å få stemmerett på møtet
• Sende ut sakspapirer. Disse kan sendes ut enten sammen med innkallingen eller i etterkant Det inkluderer årsberetning, regnskap, budsjett, hvem som er nominert til styret og eventuelle andre saker. Alle medlemmer skal ha en reel mulighet til å fremme saker, samt komme med forslag til styremedlemmer.
• Forslag til nye styremedlemmer må være på plass før årsmøtet. Dersom noen av styremedlemmene skal trekke seg ved årsmøte, er det viktig at du har funnet noen som kan erstatte de.
• Skap litt blest eller publisitet rundt årsmøtet. Dette kan du gjøre gjennom å opprette Facebookarrangement, dele bilder på Instagram eller spredt det glade budskap gjennom tradisjonelle kanaler som telefon, SMS, avis eller lignende. Årsmøte kan gjerne kombineres med eksempelvis et ICL-kurs for å gjøre det mer interessant for de som er utenfor kjernen. Spør meg om hjelp til å arrangere dette.

Dette må du gjøre under årsmøte

Lokallagsleder går gjennom alle sakene - sak for sak. Under følger en forklaring til de vanligste sakene.

1. Åpning. Her ønsker lokallagsleder velkommen, og informerer om dagens program.
2. Godkjenning av innkalling. Innkallingen må godkjennes av medlemmene. Er det gjort i tråd med vedtektene? Har alle medlemmer fått en reel mulighet til å komme?
3. Godkjenning av fremmøtte representantene. Her må dere sjekke om alle som er tilstede har betalt kontigenten. Dersom de ikke har betalt kan de betale på stede. Uten medlemskap har de ikke stemmerett.
4. Godkjenning av forretningsorden. Her må dere avklare hvordan de tilstede forholder seg uten møte, som for eksempel hvem har lov til å ta til ordet og hvordan foregår valget? Forklar programmet.
5. Godkjenning av sakliste. Sakslisten må godkjennes. Er det noe som skal tilføyes? Hvis du bruker denne malen bør det ikke være et problem, men dersom styret for eksempel ikke presenterer regnskapet på årsmøtet så bør dette bli sagt i fra på dette punktet.
6. Konstituering. Her velger dere en møteleder, en referent og to til å underskrive referatet.
7. Årsberetning. Styret må legge frem årsberetningen. Se egen mal for årsberetning.
8. Godkjenning av regnskap. Styret presenterer regnskapet. Det er åpent for spørsmål, og det skal godkjennes av medlemmene.
9. Godkjenning av budsjett og aktivitetsplan. Styret presenterer sitt budsjett for det kommende året, samt aktivitetsplanen. Medlemmene kan stille spørsmål, og be om å få ting føyd til. Deretter skal den godkjennes.
10. Innkomne saker. Dersom det er noe annet kan det bli tatt opp her. Et eksempel er om det er en spesiell sak lokallaget skal ta stilling til.
11. Valg av styre. Her skal det velges nytt styret, Minst tre personer, hvorav en leder.

Dette må du gjøre etter årsmøtet

• Send årsmøtepapirer til kontoret, og alle medlemmer i lokallaget. Det innebærer referatet, regnskap, budsjett, årsberetning og aktivitetsplaner.
• Husk å takk styremedlemmer som trekker seg, skoler og andre viktige samarbeidspartnere. Gjerne med en blomst.

Ressurser og dokumenter til årsmøte

Andre nyttige dokumenter til lokallagsdriften