Konflikthåndtering i AFS

Det finnes ingen fasit for hvordan AFS-opplevelsen vil bli. Hver vertsfamilie og hver utvekslingselev er forskjellig, og hver opplevelse blir derfor unik. Til tross for forberedelser og støtte fra AFS, kan det oppstå utfordringer underveis. Dette er en del av læringsprosessen, og kan være interessant og stimulerende, men det er ikke alltid lett. Ofte går ting seg til etter hvert dersom man er fleksibel, tålmodig og villig til å inngå kompromisser. Man vil komme langt med positiv innstilling og åpen kommunikasjon. De fleste problemene kan løses ved å sitte sammen og snakke rolig om det. Dersom problemene ikke kan løses rundt bordet eller i familien, råder vi vertsfamilien eller AFSeren til å kontakte lokalkontakten.

Erfaringsmessig ser vi at de vanligste problemene og utfordringene kommer av kulturelle forskjeller mellom vertsfamilie og AFSer. Misforståelser oppstår ofte som en følge av ulike kulturelle kommunikasjonsmønstre, ulike måter å vise respekt, og forventninger knyttet til hvordan en ungdom skal oppføre seg i ulike kulturer.

Å ta tak i problemer raskt vil hjelpe å kunne holde problemløsningen på et konstruktivt nivå. Dette er en av grunnene til at det er viktig for AFS at du som lokalkontakt har jevnlig kontakt med utvekslingselev og vertsfamilie, slik at vi kan ta tak i småproblemer tidlig før de får utviklet seg til et punkt der det blir vanskelig å få til konstruktive samtaler mellom partene. Det aller viktigste verktøyet vi har i konflikthåndtering, er kommunikasjon. Det er viktig å oppmuntre både vertsfamilie og utvekslingselev til å ta opp ting direkte med hverandre, dette er den beste og letteste måten å løse problemer på. Det er naturlig at du gjerne er en av de første som får vite om det, dersom vertsfamilien og utvekslingseleven opplever utfordringer. Som lokalkontakt kan du i slike situasjoner hjelpe dem ved for eksempel:

• Å snakke med de aktuelle i familien hver for seg.
• Å samle hele familien for sammen å snakke om vanskelighetene.
• Å foreslå en plan for å løse problemene, og avtale et nytt møte senere for å se hvordan det går videre. I noen sammenhenger kan AFS utarbeide en skriftlig avtale med punkter som alle parter må jobbe med fram til det neste møtet.
• Å gi utvekslingseleven og familien litt tid fra hverandre for å kunne se på erfaringene på avstand. I slike tilfeller brukes avlastningsfamilier/krisefamilier - i noen tilfeller er dette lokalkontakten.

Man kan få vite om potensielle utfordringer på mange forskjellige måter, enten ved at vertsfamilien eller utvekslingseleven tar direkte kontakt med deg, eller ved at lokallaget eller AFS-kontoret har fått en henvendelse angående utvekslingseleven eller vertsfamilien. I de innledende samtalene er det alltid viktig å få så mye informasjon om problemet eller konflikten som mulig, vær åpen, still spørsmål og be om eksempler for bedre å kunne forstå hva det er som foregår.

Ofte vil litt veiledning og råd være nok til at vertsfamilien og utvekslingseleven kan klare å finne en måte å få snakket sammen om problemet som har oppstått. Om det er større utfordringer, kontakt alltid AFS-lokallaget ditt eller AFS Norge sentralt, slik at AFS i sendelandet kan informeres om situasjonen. Foreldrene i hjemlandet vil ofte få informasjon fra AFSeren direkte, og det er til stor hjelp at AFS i sendelandet er informert dersom foreldrene tar kontakt om situasjonen.

Konflikthåndtering kan være utfordrende, spesielt hvis man gjør det for første gang. Ingen konflikt er lik, og mange vil oppleve å trå feil iblant. Som lokalkontakt er du ikke ment å være ekspert, men en hjelp og samtalepartner i den vanskelige situasjonen. Du kan når som helst si ifra til lokallaget eller AFS-kontoret om det blir for mye, eller du trenger hjelp eller råd.

Meglerrollen og meklingsmøter mellom AFSer og vertsfamilie

I situasjoner der det viser seg nødvendig å arrangere et møte mellom partene, er det viktig at du husker at din rolle ikke er å løse konflikten, men å bistå i å håndtere den. Det å ta tak i konflikter skal ikke forveksles med å ta over og å løse konflikten. Konflikten eies av partene som har den, og det er deres oppgave å takle, håndtere og løse den etter beste evne. Din rolle består i å veilede dem, og å hjelpe dem på vei til denne løsningen.

I et møte mellom AFSer og vertsfamilie er ønsket at de skal dele sin egen opplevelse av situasjonen som har oppstått. Videre er målet at de skal lytte til hverandres opplevelse og at de skal se hvordan motsatt side opplever det som har hendt. Både AFSer og de ulike medlemmene av vertsfamilien må se sin egen rolle i konflikten som har oppstått, og de må ta ansvar for den rollen de selv spiller. Videre er det ønskelig at alle partene skal jobbe sammen for å finne en løsning som alle føler de kan leve med. Selv om man naturlig må snakke om ting som har skjedd, er det målet etter å ha fremtidsfokus - «Hva kan vi sammen gjøre for at dette skal fungere»?

Tips til grunnregler for et meklingsmøte

1. Vi avbryter ikke hverandre – alle skal slippe til (megler strukturerer møtet)
2. Vi behandler hverandre med respekt
3. Vi ber om en pause dersom vi har behov for det
4. Vårt mål i dag er å finne en løsning, og så se fremover

Om enten vertsfamilie eller AFSer har kommet med forslag til løsning som ville fungere bra for dem mens du snakket med dem på egenhånd, bør du oppfordre dem til å dele denne tanken med motsatt part.

Noen tips til deg i en konfliktsituasjon

Sett deg inn i den informasjonen du har, og forbered deg på hva du ønsker å si, og på potensielle reaksjoner som kan komme. Søk hjelp hos lokallag og/eller AFS-kontoret, diskuter med dem og få tips og innspill.

Det er viktig at både AFSeren og vertsfamilien er klar over at det skal være et møte, og får tid til å forberede seg. Da har de mulighet til å tenke gjennom hvordan de opplever situasjonen selv, og det gir større sjanse for en konstruktiv samtale når dere møtes. Om man ikke forbereder dem på hva møtet handler om, er det større sannsynlighet for at de går i «forsvarsposisjon» og låser seg, og at det dermed blir vanskeligere å komme fram til en konstruktiv løsning som alle kan enes om.

Her følger noen veiledende råd til hvordan du som lokalkontakt bør opptre i en meklersituasjon mellom AFSer og vertsfamilie:

Vis respekt for partene i konflikten

Selv om du har en klar formening om hva som er rett og galt i en konfliktsituasjon, er det viktig å lytte til alle sider av saken. For en part i konflikten er det demotiverende og frustrerende å ikke bli lyttet til, og det kan ødelegge mye av motivasjonen.

Fokuser på sak, ikke person

Forsøk å holde personlige følelser utenfor. Konflikter oppstår gjerne i perioder med mye stress. Når både vertsfamilie og AFSer er helt på grensen av sin egen kapasitet, har små konflikter en tendens til å utarte seg og blåses ut av proporsjoner.

Vær ærlig – ikke lov ting du ikke kan holde

Det er viktig å være ærlig i møte med vertsfamilie og AFSer for å bevare tilliten til alle involverte parter. Ikke lov ting du ikke er sikker på at kan holdes. Er du usikker på noe, si at du vil sjekke med AFS-kontoret, og komme tilbake angående det. Du vil kunne oppleve at ikke alle parter vil være enige i dine synspunkter, eller at én eller begge parter opplever at noe som er viktig for dem ikke kan tas hensyn til eller ikke blir slik de har tenkt seg. Opplever du en situasjon som vanskelig, henvis gjerne til AFS sentralt.

Aksepter at du ikke kan løse alle konflikter

Ikke alle konflikter kan løses, og det er ikke ditt ansvar å løse enhver konflikt. Det som er viktig, er å få en oversikt over hva konflikten handler om og hvor skoen trykker, for så å forsøke å hjelpe med å finne en løsning. I noen tilfeller vil det ikke være noen løsning på situasjonen innad i vertsfamilien, og da vil kanskje det beste for alle parter være et vertsfamiliebytte.

Plan for Success og Support Agreement

I saker hvor man ikke umiddelbart finner en løsning gjennom samtaler, har vi i AFS flere typer verktøy vi kan bruke. Vi har god erfaring med skriftlige hjelpemidler for å hjelpe utvekslingselevene våre å forstå alvoret i en konfliktsituasjon. Disse er ment som en hjelp til AFSeren for at de skal kunne løse alvorlige problemer som potensielt kan føre til et familiebytte eller eventuell hjemsendelse. Mange utvekslingselever vil respondere godt på å få en skriftlig avtale med klare retningslinjer for hva som forventes av dem.

Det er særlig to ulike typer skriftlige hjelpemidler som brukes, «Plan for Success» og «Support Agreement». Du vil finner mer informasjon om disse på neste side, og av og til vil du som lokalkontakt bli bedt om hjelp fra deg som lokalkontakt til å bistå i å utarbeide disse.

Plan for Success

• Skrives ved små eller middels store problemer og typiske tilpasningsproblemer
• Kan skrives ved første tegn til problemer
• Lages både med tanke på utvekslingselev og vertsfamilie
• Lages i samarbeid med AFSer og vertsfamilie
• Trenger ikke sendeforeldres signatur

Når kan det være nyttig med en «Plan for Success»?

• Overbruk av internett, eller hvis utvekslingseleven har for mye kontakt hjem
• Motstand eller mangel på å følge vertsfamiliens regler, for eksempel ved ikke å gjøre de oppgavene man blir satt til i familien
• Vertsfamilie og AFSer sliter med å kommunisere skikkelig med hverandre
• Ved første tegn til at utvekslingseleven sliter med å tilpasse seg skolen, eller de viser motstand mot å engasjere seg sosialt eller akademisk på skolen

Det som er viktig å huske på med Plan for Success er at det skal være utvekslingselevens og egne løsninger på problemene som har oppstått, men som lokalkontakt vil du kunne hjelpe utvekslingseleven å identifisere problemene og å sette realistiske mål.

Support Agreement

En Support Agreement er en mer formell versjon av en Plan for Success, og brukes i situasjoner der utfordringene oppleves som mer alvorlige og kan få større konsekvenser for utvekslingseleven. En Support Agreement er ikke en kontrakt, men ment som er verktøy som kan være til hjelp i problemløsningen.

En Support Agreement

• Skrives ved mellomstore til store problemer, som gjentagende negativ atferd som truer forholdet til vertsfamilien og/eller deltakelsen på AFS-programmet
• Fokuserer på forbedringer som trengs i utvekslingselevens atferd
• Må godkjennes av både AFS Norge, sendelandet AFSer kommer fra og utvekslingselevens foreldre i hjemlandet
• AFSer, vertsfamilie, lokal frivillig (lokalkontakt) og sendeforeldre må underskrive på denne avtalen
• Skal ikke signeres før utkast er blitt delt med AFS i vertslandet, AFS i sendelandet og foreldrene i hjemlandet.

Når kan det være nyttig med en «Support Agreement»?

• Hvis utvekslingseleven utsetter seg selv eller andre for fare ved risikoatferd
• På tross av verbal veiledning, fortsetter dårlig oppførsel og tilpasning på skolen
• På tross av verbal veiledning, fortsetter å ha problemer med tilpasning eller med å integrere seg i vertsfamilien

Om det blir aktuelt med en Plan for Success eller en Support Agreement ber vi dere ta kontakt med AFS-kontoret. Vi kan sende dere eksempler på hvordan en slik avtale skal lages, samt veiledning og råd ved behov.

Familiebytte

Til tider hender det at det man ikke lykkes å få til et godt forhold mellom utvekslingseleven og familien, til tross for de beste intensjoner hos begge parter. Et familiebytte er likevel ikke noe som skjer umiddelbart etter en konflikt. I første omgang vil vi forsøke å løse problemet mellom vertsfamilien og AFSeren.

Dersom situasjonen skjærer seg helt, og det ikke er mulig å komme fram til løsninger og kompromisser i vertsfamilien, kan et familiebytte være det beste for alle parter. Denne avgjørelsen tas i så fall av AFS-kontoret etter samtaler med AFSer, vertsfamilie, lokalkontakt og eventuelt lokallag.

Et familiebytte skjer vanligvis i nærområdet, slik at AFSeren kan fortsette på samme skole. Dersom dette ikke er mulig, vil AFS-kontoret skaffe ny vertsfamilie og skoleplass til AFSeren et annet sted i Norge. Det er viktig å være klar over at det kan ta litt tid å skaffe en ny vertsfamilie til AFSeren. Vi oppfordrer derfor vertsfamilien til å kontakte deg og lokallaget på et tidlig tidspunkt dersom det oppstår konflikt i familien, eller man føler at familiebytte er nødvendig av andre grunner.

Et familiebytte gir familien mulighet til å gå tilbake til sitt «normale liv», og utvekslingseleven får en ny start i nye omgivelser. De erfaringer utvekslingseleven har gjort vil kunne hjelpe ham/henne til lettere å komme inn i en ny familie. Tilpasningen i en ny familie vil kunne være utfordrende for utvekslingseleven, og også i en slik periode vil det være viktig at du er tilstede og gir støtte underveis til både AFSeren og den nye vertsfamilien.

Selv om den nye vertsfamilien blir gjort kjent med at det har vært utfordringer i tidligere vertsfamilie, er det viktig å være forsiktig med å snakke for mye om hva som skjedde i den forrige familien med den nye vertsfamilien. Både AFSeren og den nye vertsfamilien bør få muligheten til å bli kjent med hverandre uten å «tynges» for mye av det som har skjedd tidligere. Som vi nevnte innledningsvis i denne håndboken, er hver AFSer og vertsfamilie unik, og hver opplevelse vil derfor også variere avhengig av kjemien mellom dem.

Det er naturlig at et familiebytte ofte involverer skuffelser og følelser av å komme til kort for begge parter. Familiebytter forekommer hvert år uten at man kan klandre noen av partene. Årsakene kan være så mangt; ulike personligheter, spesielle omstendigheter, manglende evne til å kommunisere eller rett og slett dårlig kjemi.