PTO Policy

In 2024, we updated our policy to call all time off PTO and treat it all the same in accordance with Illinois Law. There was some confusion regarding how much time each employee was eligible to earn. Because our PTO policy was already in compliance with the law, we were not required to grant an extra week of time to any employees. Because of this confusion, some employees may have overspent their PTO in the previous year resulting in a reduced balance reflected in the hours above.

The time you are allowed to earn will be calculated as follows:

An employee beginning their 1st year will earn 1 hour of PTO PLAWA per 40 hours worked.
(Total 40 hours or 5 days)

An employee beginning their 2nd year will earn 1 hour of PTO PLAWA and 1 hour of PTO REGULAR per 40 hours worked.
(Total 80 hours or 10 days)

An employee beginning their 8th year will earn 1 hour of PTO PLAWA and 2 hours of PTO REGULAR per 40 hours worked
(Total 120 hours or 15 days)

Please note: PTO REGULAR amounts may be prorated based on hire date.  PTO REGULAR is “Use it or lose it” by the end of the year. And, while you are allowed to carry over any PTO PLAWA time per the Illinois statute, it also requires  ADMO to reduce your benefit in the following year based on the carry over. Therefore, we encourage you to use the PLAWA hours first to ensure you get the most out of this benefit.

Beginning on 1/1/2026, all banks will be reset to zero where allowed and you will begin earning your PTO PLAWA and PTO REGULAR at the rates stated above.

PTO will not be considered as "hours worked" for computing overtime pay.

PTO is based on the regular work week and PTO is computed at straight-time base wage rates.

PTO eligibility is based on the starting date of the employee.

Anyone who wishes to schedule PTO must request his or her PTO a minimum of two (2) weeks in advance. With requests submitted at the same time, seniority will normally be the determining factor considered.

PTO is not approved until confirmed by your Supervisor and in some cases, other management representatives.

Layoff, leave of absence or any other extended time off (over one (1)-week) will not count as time worked toward the accrual of PTO.

There will be no PTO carry-overs, therefore PTO should be taken during the year accrued, unless otherwise required by law. There will be no pay in lieu of unused PTO except at termination when unused pay will be paid only if earned.

Every effort will be made to grant employees' PTO preference, consistent with operating schedules. However, if too many people request the same period of time off, the Company reserves the right to choose who may take PTO during that period. Employees with the longest length of service generally will be given preference.

PTO requests must be submitted to managers at least two (2) weeks in advance of the requested PTO dates.

PTO may be used only in full-day increments except where required by law.

Advanced but unaccrued PTO will be deducted from final paychecks to the extent permitted by law. Any variations to these vacation policies are at the discretion of management based on individual circumstances provided the exception is authorized in writing.

En 2024, actualizamos nuestra política para denominar todo el tiempo libre como PTO y tratarlo de la misma manera, de conformidad con la ley del estado de Illinois. Hubo cierta confusión con respecto a cuántas horas de tiempo libre cada empleado era elegible para acumular. Debido a que nuestra poliza de PTO ya cumplía con la ley, no estábamos obligados a otorgar una semana adicional de tiempo libre a ningún empleado. Como resultado de esta confusión, algunos empleados pudieron haber usado más PTO de lo que habían acumulado durante el año anterior, lo que dio lugar a un saldo reducido reflejado en las horas indicadas arriba.

El tiempo que usted puede acumular se calculará de la siguiente manera:

Un empleado que inicia su primer año acumulará 1 hora de PTO PLAWA por cada 40 horas trabajadas.
(Total: 40 horas o 5 días)

Un empleado que inicia su segundo año acumulará 1 hora de PTO PLAWA y 1 hora de PTO REGULAR por cada 40 horas trabajadas.
(Total: 80 horas o 10 días)

Un empleado que inicia su octavo año acumulará 1 hora de PTO PLAWA y 2 horas de PTO REGULAR por cada 40 horas trabajadas.
(Total: 120 horas o 15 días)

Tenga en cuenta lo siguiente: las cantidades de PTO REGULAR pueden programarse según la fecha de contratación. El PTO REGULAR es de tipo “úselo o piérdalo” al final del año. Aunque se permite el traspaso de las horas de PTO PLAWA de acuerdo con la ley del estado de Illinois, dicha ley también exige que ADMO reduzca el beneficio en el año siguiente en función del tiempo transferido. Por lo tanto, recomendamos utilizar primero las horas de PLAWA para aprovechar al máximo este beneficio.

A partir del 1 de enero de 2026, todos los bancos de PTO se restablecerán a cero cuando la ley lo permita, y usted comenzará a acumular PTO PLAWA y PTO REGULAR de acuerdo con las tasas indicadas anteriormente.

El PTO no se considerará como “horas trabajadas” para el cálculo del pago de horas extra.

El PTO se basa en la semana laboral regular y se calcula a la tarifa base de tiempo normal.

La elegibilidad para PTO se basa en la fecha de inicio del empleado.

Cualquier persona que desee programar PTO debe solicitarlo con un mínimo de dos (2) semanas de anticipación. Cuando las solicitudes se presenten al mismo tiempo, la antigüedad normalmente será el factor determinante.

El PTO no se considera aprobado hasta que sea confirmado por su supervisor y, en algunos casos, por otros representantes de la agencia.

Los despidos, licencias de ausencia u otros períodos prolongados de tiempo libre (más de una (1) semana) no contarán como tiempo trabajado para la acumulación de PTO.

No habrá traspaso de PTO; por lo tanto, el PTO debe utilizarse durante el año en que se acumula, salvo cuando la ley lo exija. No habrá pago por PTO no utilizado, excepto al momento de la terminación del empleo, y únicamente si el PTO fue acumulado.

Se hará todo lo posible para conceder las preferencias de PTO de los empleados, de acuerdo con los horarios operativos. Sin embargo, si demasiadas personas solicitan el mismo período de tiempo libre, la empresa se reserva el derecho de decidir quién puede tomar PTO durante ese período. Generalmente se dará preferencia a los empleados con mayor antigüedad.

Las solicitudes de PTO deben presentarse a los gerentes con al menos dos (2) semanas de anticipación a las fechas de PTO solicitadas.

El PTO solo puede utilizarse en incrementos de días completos, excepto cuando la ley requiera lo contrario.

El PTO adelantado pero aún no acumulado se deducirá del cheque final en la medida permitida por la ley. Cualquier variación a estas políticas de vacaciones quedará a discreción de la gerencia según las circunstancias individuales, siempre que la excepción esté autorizada por escrito.