Cas 1 : il n'y a pas encore d'inscrit·es

Contacte la tavernière pour lui demander d'annuler les inscriptions.

Cas 2 : il y a des inscrit·es --> l'objectif premier est qu'iels puissent faire l'atelier !

1. 📣 Fais appel à la communauté (sur Slack) pour trouver un·e animateurice pour ton atelier

2. 🖼️ Vérifie avec la nouvelle personne si elle a bien accès au cadre 2tonnes association + demande-lui son email identifiant de compte 2tonnes.

3. 💻 Envoie à la tavernière l'URL de ton atelier + le mail identifiant du compte de la nouvelle personne qui anime (ainsi la tavernière pourra transférer ton atelier entièrement à la nouvelle personne)

4. 📞 Briefe le nouvel·le animateurice si nécessaire (lieu si atelier en présentiel, etc.)

5. 🙋 L'autre animateurice prend le relai, contacte les participants, et anime l'atelier le jour J.

🛑 Si tu ne trouves pas d'animateurice pour te remplacer, il faut annuler l'atelier :

1. Envoie un mail d'excuse et d'annulation aux participant·es (exemple ci-dessous)

2. Préviens la tavernière qu'il faut stopper les inscriptions et rembourser les participant·es.
   ⚠️ Attention, lorsque les participants seront remboursés, il n’apparaîtront plus dans ton atelier, car ils ne seront plus inscrits. Donc envoie bien le mail d'annulation et d'excuse tant que tu as accès aux adresses email des participants !

Envoi du mail en Cci toujours pour les raisons RGPD !

Proposition de template :

-----

Bonjour,

Merci pour ton inscription à l'atelier 2tonnes du ****.

Malheureusement, cet atelier est annulé, pour cause de ****.

Tu vas recevoir un mail d'Eventbrite qui confirme le remboursement de ton ticket.

Je t'invite à t'inscrire à une nouvelle session en fonction de tes disponibilités : Participer à un atelier

Je m'excuse encore du dérangement, et j'espère que tu auras vite l'occasion de vivre l'atelier !

Belle journée,

Si, à quelques jours de ton atelier, il n'y a pas suffisamment de participants (au moins 5), alors il faut annuler l'atelier :

1. Envoie un mail d'excuse et d'annulation aux participant·es (exemple ci-dessus)
   
   

2. Préviens la tavernière qu'il faut stopper les inscriptions et rembourser les participant·es. (Mentionne bien la date et l'heure de l'atelier, si en ligne ou en présentiel et dans quelle ville)
   ⚠️ Attention, lorsque les participants seront remboursés, il n’apparaîtront plus dans ton atelier, car ils ne seront plus inscrits. Donc envoie bien le mail d'annulation et d'excuse tant que tu as accès aux adresses email des participants !
   
   

3. Préviens aussi les anims qui devaient co-animer et observer ton atelier

Si un participant te contacte car il ne peut plus participer à l'atelier, voici une proposition de template de mail à lui envoyer :

----

Bonjour,

La marche à suivre est de demander le remboursement de ton billet sur Eventbrite (à faire au max J-1 avant l'atelier, sinon le remboursement n'est plus possible) : comment obtenir un remboursement sur Eventbrite

Et je t'invite à t'inscrire à une nouvelle session en fonction de tes disponibilités !

Participer à un atelier

Si tu n'as pas pu demander ton remboursement (car après J-1), alors je t'invite à t'inscrire à une nouvelle session, et à ne payer que 1€ symbolique pour t'inscrire, puisque tu as déjà payé ton inscription pour l'atelier précédent.

Belle journée,

Lien vers l'explication de la démarche à suivre dans la FAQ.

1. Vérifie que tu as accès au cadre 2tonnes asso.

2. Vérifie avec l'animateurice que l'atelier appartient bien au cadre 2tonnes asso.

En effet, tu ne peux accéder qu'à des ateliers qui sont dans des cadres dans lesquels tu es toi-même.

Une fenêtre de transfert s'ouvre, indique l'identifiant de l'atelier cible vers lequel tu veux transférer l'empreinte carbone, puis valide.

Tu peux retrouver l'identifiant à partir de l'URL, car l'URL a la forme :
https://app.2tonnes.org/workshop/identifiant/management

L'empreinte apparaît dans l'autre atelier, et reste présente dans ton atelier. Vérifie avec l'autre animateur s'il a bien reçu les empreintes carbones.

---

⚠️ Si le transfert ne fonctionne pas : vérifie que les 2 ateliers appartiennent au même cadre (ici le cadre 2tonnes asso) : en effet, un transfert n'est possible qu'entre 2 ateliers dans le même cadre.

Lien vers l'explication générique "Transfert de participant" dans la FAQ

Si pour une raison particulière (condition de prêt de salle, etc.) les inscriptions à l'atelier sont gratuites, alors à la fin de l'atelier, tu peux proposer aux participant·es de faire un don à l'association 2tonnes s'iels souhaitent faire une participation libre et consciente pour l'atelier, ou contribuer au développement de l'asso.

Dans ce cas, envoie-leur ce lien dans ton mail post atelier :

Lien HelloAsso pour les dons à 2tonnes association