Embedded Files
Tu vas trouver ici toutes les informations spécifiques pour organiser ton atelier grand public dans le cadre de l'asso.
👉 Exceptionnellement, nous vous invitons donc à planifier encore quelques ateliers dès maintenant sur cette période (même si c'est dans moins de 1 mois) !
Pour en savoir plus sur l'opération donut, rendez-vous sur le kit de mobilisation !
Tu t'apprêtes à te lancer dans l'organisation d'un atelier ?
👉 Pour un rappel détaillé des étapes génériques d'organisation, rendez-vous plutôt dans la page dédiée de la formation (novice).
🤝 Pendant tes démarches, tu seras épaulé·e par le ou la tavernière.
🤝 Pendant tes démarches, tu seras épaulé·e par le ou la tavernière.
La tavernière est la personne chez 2tonnes qui gère les inscriptions sur Eventbrite (création, modification, annulation, remboursements).
Actuellement, il y a 2 tavernier.es :
Robin (Noel) qui s'occupe des ateliers grand public version France en français (pour les partenariats de salle, voir avec Cloé Durupt)
Iris (Wu) qui s'occupe des ateliers internationaux (dans une autre version ou autre langue)
1. Choisir son prochain atelier
1. Choisir son prochain atelier
Tu définis toi-même le créneau sur lequel tu souhaites animer, ainsi que les modalités (en ligne, en présentiel, lieu, langue, version, etc.).
Semaine du 13/11 au 19/11 : La planification est close
20/11 au 12/12 : La planification est encore ouverte, la seule règle est d'atteindre les 40 ateliers par semaine (Pour voir s'il reste de la place, viens sur l'onglet donut du fichier de planification).
Les ateliers doivent être animés avec la mise à jour du donut
⚠️ Hors de l'opération donut, voici les 2 règles à respecter afin que ton atelier soit validé et publié.
⚠️ Hors de l'opération donut, voici les 2 règles à respecter afin que ton atelier soit validé et publié.
Ces limitations sont déterminées afin de minimiser les risques d'avoir des ateliers pas assez remplis. C'est contraignant, mais l'objectif est que ton atelier publié ait lieu et que tu puisses animer ! 🚫 Si ton atelier sort des critères ci-dessus, il ne sera malheureusement pas publié (mention "❌ hors limitations" dans l'excel des ateliers). Il te faudra refaire une demande pour une autre date.
🗓️ Prévois un délai de 1 mois pour programmer ton atelier, pour laisser le temps aux participant·es de s'inscrire.
💻 Limitations pour les ateliers en ligne France :
1 atelier en ligne par jour maximum, 5 ateliers max par semaine
merci de varier les horaires (matin, après-midi, soir, weekend) afin de maximiser les chances de remplissage en touchant des publics variés
👉Utilise l'onglet Vision des ateliers en ligne FR pour voir les ateliers en ligne déjà programmés, et choisir un créneau en fonction.
2. Créer son atelier sur la plateforme
2. Créer son atelier sur la plateforme
Crée ton atelier sur la Plateforme avec les bonnes infos (créneau, modalités, etc).
Si tu animes un atelier en ligne France, alors utilise le lien visio ZOOM unique de l'asso 2tonnes :
https://us06web.zoom.us/j/8891843104?pwd=NVZjRmhLQTdnM1ZZMzlVTm1ra28rZz09
Plus d'infos sur la page Zoom unique de l'asso
Utilise le cadre "2tonnes association"
ℹ️ Plus d'info sur le cadre 2tonnes asso !
ℹ️ Plus d'info sur le cadre 2tonnes asso !
Vérifie que tu as accès au cadre 2tonnes Association sur la plateforme dans l'onglet Cadres.
Sinon tu peux le demander en cliquant sur "Nouveau cadre" et en te laissant guider par les questions.
3. Remplir le formulaire
3. Remplir le formulaire
Remplis le questionnaire ci-dessous : cela va permettre à la tavernière de lancer les inscriptions sur Eventbrite pour ton atelier 😉
Pour ouvrir ce questionnaire dans un autre onglet et le remplir plus aisément, passe ta souris dessus et clique sur l'icône :
4. Visionner la liste des ateliers de l'asso
4. Visionner la liste des ateliers de l'asso
Lorsque tu as remplis le formulaire, ton atelier apparait automatiquement dans l'excel partagé ci-dessous. C'est à partir de cet excel que la publication des ateliers est faite par les tavernières.
Les évènements sont programmés les lundi, mercredi et vendredi sur Eventbrite.
Les évènements sont publiés manuellement par les tavernières.
Si ton atelier est marqué "✅ publié" c'est tout bon ! La billetterie est créée sur Eventbrite, et tu as accès aux inscrits dans ton atelier sur la plateforme 2tonnes.
Si ton atelier est marqué : "📎URL atelier " c'est que tu dois indiquer l'URL de ton atelier dans la rubrique Technique (colonne T de l'excel) : indispensable pour avoir directement accès aux mails des participant·es.
Si ton atelier est marqué : "❌ hors limitations" c'est qu'il sort des critères définis ci-dessus, il ne sera malheureusement pas publié.
Il te faudra refaire une demande pour une autre date.
Pour ouvrir ce fichier excel dans un autre onglet et naviguer plus aisément, passe ta souris sur l'excel et clique sur l'icône :
🔎 Une autre option pour animer : s'inscrire à un atelier existant
🔎 Une autre option pour animer : s'inscrire à un atelier existant
Tu peux parcourir la liste des ateliers déjà programmés dans cet excel, et voir s'il manque un·e animateurice sur un créneau (pour l'instant, c'est un cas plutôt rare) :
🧐 Les ateliers sans anims sont notés "🔎Recherche anim " dans la première colonne
✏️ Remplis tes informations dans la rubrique "Animateurice" si personne ne s'est déjà inscrit
📐Créé ton atelier sur la Plateforme avec le cadre 2tonnes association
📎 Indique l'URL de ton atelier dans la rubrique Technique (colonne T de l'excel ci-dessus) : indispensable pour avoir directement accès à la liste des participant·es dans ton atelier.
5. Communiquer
5. Communiquer
📣 Nous te conseillons de communiquer sur ton atelier auprès de tes réseaux, afin d'avoir assez de participant·es.
Pour cela, tu peux t'aider du kit de communication créé par 2tonnes, et du lien Eventbrite de ton atelier.
(L'équipe 2tonnes n'a malheureusement pas la possibilité, actuellement, de communiquer spécifiquement sur les ateliers)
⏬ Kit de communication
⏬ Kit de communication
🏔️ Kit de communication sur Notion *
* Notion est une plateforme sur internet qui permet, entre autres, de publier des pages internet. Donc pas de stress, clique sur le lien, et ça ressemble à une page internet 😉
⏬ Lien Eventbrite
⏬ Lien Eventbrite
Lorsque ton atelier est indiqué "✅ publié", tu peux retrouver le lien d'inscription Eventbrite dans ton atelier sur la plateforme.
6. Envoyer le mail aux participant·es
6. Envoyer le mail aux participant·es
Les inscriptions sur Eventbrite clôturent 2 jours avant la date de l'atelier.
Tu peux envoyer le mail d'invitation aux participant·es à ce moment-là.
⚠️ Tu peux aussi envoyer le mail d'invitation plus tôt, mais fais attention aux personnes qui peuvent s'inscrire entre temps ! Actualise et vérifie bien ta liste d'inscrit·es, puis renvoie le mail d'invitation aux nouveaux inscrits.
⏬ Liste des inscrit·es
⏬ Liste des inscrit·es
Lorsque ton atelier est indiqué "✅ publié", tu peux suivre le remplissage et la liste des incrit·es sur ton atelier.
✨ BON ATELIER ✨
Autres pages sur l'animation des ateliers pour l'association 2tonnes :
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