Reunião de onboarding

Visão geral do local e do evento

Mapa do local

Objetivos

Informações Gerais

Idioma oficial do evento

O inglês é o idioma oficial do evento. Todos os formulários devem ser preenchidos em inglês.

Licença obrigatória para o evento

Todos os parceiros são obrigados a providenciar uma licença provisória de funcionamento junto ao Departamento do Tesouro do Estado. A Web Summit solicitará os dados e a assinatura da sua empresa para requerer, em seu nome, uma licença obrigatória para todos.

Os detalhes serão solicitados através de um formulário que deve ser preenchido e enviado até 15 de março. Mais informações sobre este processo serão divulgadas no dia 26 de janeiro.

Atribuição de ingressos

Depois de confirmar o nome e email do responsável por gerir seus bilhetes no seu onboarding form, o seu Partner Success Manager irá gerar os seus bilhetes. 

Depois de gerados, os bilhetes poderão ser acessados no nosso painel de controle de bilhetes (ticket dashboard) . 

Todos os ingressos devem ser atribuídos até 12 de abril.

Cada ingresso da Web Summit Rio é atribuído a um indivíduo específico e é válido durante todo o evento. Não há bilhetes diários disponíveis para a Web Summit Rio.

ATENÇÃO o bilhete é individual e intransferível.

Carta de confirmação de visto (Visa letter)

Apesar de não trabalharmos diretamente com nenhuma embaixada, assim que lhe for atribuído um ingresso, pode solicitar uma carta de confirmação da sua presença iniciando sessão no seu perfil de participante aqui. 

Uma vez iniciada a sessão, clique na sua fotografia de perfil no canto superior direito. Verá um menu pendente com uma opção para "Pedir carta de confirmação". Será pedido que preencha as suas informações, que será verificada pelo nosso sistema depois que clicar em enviar.

App & Geração de leads

Todos os participantes da Web Summit Rio poderão aceder ao nosso aplicativo. Para mais informações sobre a nossa aplicação móvel, clique aqui. 

Para o evento, há três opções para gerar leads por meio da leitura dos crachás dos participantes. Veja abaixo:

Zuant

É um aplicativo de escaneamento de leads, separado, e deve ser adquirido a parte.

A Zuant tem vários pacotes disponíveis. Mais informações sobre isso podem ser encontradas na seção de escanear leads. 

Se você quiser conhecer a Zuant, entre em contato com o partner success manager.

Pacotes de exibição

Artwork: Notas a ter em conta

• Nossos templates são feitos com o Adobe Illustrator. O template não pode ser acessado sem esse software.

• Cada template terá espaço para um código QR. O partner success manager fornecerá um código QR exclusivo que leva diretamente à página de perfil da sua empresa no aplicativo do evento. Os participantes podem se conectar com sua empresa e com qualquer participante em destaque em seu perfil. 

• Cada arte de estande fornecida contém dois lados, um para cada parede do estande. É altamente recomendável produzir arte-final em que as imagens, os gráficos ou o texto não se cruzem entre as paredes.

• Se o seu estande tiver 4 m x 2 m, verifique a orientação do estande antes de criar a arte do estande.

Televisoẽs, armazens e merchanding

Redes e conexão com a Internet

Wi-Fi

• Uma rede Wi-Fi oficial do evento é fornecida para suas necessidades de conectividade com a Internet, disponível para todos os participantes e em todo(s) o(s) local(is), exceto quando indicado de outra forma.

• Permite o uso leve, como navegação na Internet, envio e recebimento de e-mails e streaming geral do YouTube em 1080p. Esteja ciente de que, durante os horários de pico, você poderá sofrer atrasos devido ao congestionamento da rede.

Cabos de rede da Internet

• Seu estande incluirá um único cabo ethernet (Cat5e) como padrão, com conectividade com a Internet.

• Seu cabo ethernet será colocado no canto do estande, a menos que um local preferencial seja especificado por meio de um plano de colocação de serviços.

Requisitos complexos

Se tiver algum requisito, preocupação ou dúvida complexa, entre em contato com o gerente de sucesso do parceiro.

Restrições de segurança

• Hotspots ou redes desonestas de qualquer tipo são totalmente proibidos e contrários aos nossos T&Cs: 

  • Hotspots portáteis

  • Dispositivos MiFi

  • Beacons iOT que fornecem recursos de WiFi

• O uso de qualquer hardware de rede externa, como roteadores sem fio, switches e pontos de acesso fora das soluções fornecidas pelo Web Summit, é estritamente proibido. O local do evento é monitorado ativamente e todos os dispositivos não autorizados serão desativados, se encontrados.

• Os dispositivos conectados à rede geral do local não podem se conectar uns aos outros, apenas à Internet.

Partner store

A partner store do Web Summit Rio será aberta no dia 26 de janeiro e fechará no dia 15 de março. A loja do parceiro pode ser usada para contratar produtos e serviços necessários para a ativação de seu evento.

Quando a loja estiver aberta, o gerente do seu evento receberá um e-mail de ativação para fazer o login. Caso não o tenha recebido, entre em contato com o seu partner success manager.

Informe ao seu partner success manager se você planeja trazer seus próprios móveis e ele poderá orientá-lo sobre o processo. 

Observe que não poderemos processar nenhum pedido após o fechamento da partner store ou no local do Web Summit Rio.

Masterclasses

• As masterclasses são uma oportunidade para que nossos parceiros globais se envolvam com nossos participantes em um ambiente interativo. 

• As sessões de masterclass têm 45 minutos de duração, portanto, é importante usar seu tempo com sabedoria. A estrutura recomendada é de 30 minutos de conteúdo seguido de 15 minutos de perguntas e respostas com o público.

• As masterclasses têm capacidade para 100 pessoas. Cada sala terá uma tela para apresentações, 4 microfones de mão e um púlpito com microfone.

• O logotipo da sua empresa aparecerá na página das masterclasses no site do Web Summit Rio. Ele também aparecerá na programação do evento em nosso aplicativo, onde os participantes poderão adicioná-lo à sua agenda.

• As masterclasses são uma oportunidade de se posicionar como um líder de pensamento, portanto, é essencial apresentar um conteúdo com curadoria, envolvente, de alta qualidade e atual. Evite a todo custo fazer discursos de vendas.  

Processo de envio do conteúdo da masterclass

Certifique-se de reservar o horário de sua masterclass o mais rápido possível, caso ainda não o tenha feito. Os horários são concedidos por ordem de chegada.

Assim que seu horário for confirmado, você receberá um link para enviar o título da sua masterclass, a sinopse e os detalhes do anfitrião. O prazo para o envio dessas informações é 8 de março. Se estiver organizando mais de uma sessão de masterclass, você receberá um link de reserva exclusivo e um formulário de conteúdo para cada sessão.

Palestrantes

Recomendamos ter de 1 a 4 palestrantes de masterclass. Todos os palestrantes devem receber ingressos de sua alocação de ingressos.

Apresentação

Certifique-se de que as apresentações estejam no formato widescreen 16:9.

Certifique-se de que qualquer áudio e/ou vídeo incorporado em sua apresentação esteja no formato .mov e definido para reprodução automática.

Se você planeja gravar a sessão da masterclass, observe que a filmagem é restrita apenas a dispositivos portáteis. É proibido o uso de tripés e outros equipamentos invasivos.

Geração de leads

Se quiser coletar os dados de todos os participantes da sua masterclass, é recomendável que pelo menos dois membros da sua equipe usem o aplicativo Web Summit Rio para escanear os códigos QR dos participantes quando eles entrarem na sala da masterclass. Isso permite que você entre em contato com os participantes após o evento em relação à sua masterclass.

Partner startups

Primeiros passos

Seu partner success manager lhe enviará um formulário que você compartilhará com as startups que deseja trazer para o Web Summit Rio.

Deverá ser a própria startup a preencher o formulário.

As informações fornecidas serão usadas para decidir se a startup é elegível para o nosso programa de startups.

É altamente recomendável que as startups enviem o formulário o mais rápido possível, pois isso dá tempo para substituir os candidatos não selecionados.

Certifique-se de fornecer todos os detalhes até 1 de março. Se isso não for feito, a impressão de itens com sua marca será afetada.

Critérios de aprovação da startup 

As startups devem cumprir os seguintes requisitos para serem aceitas:

• Devem ter menos de 5 anos de existência

• Devem ter seus próprios produtos ou soluções de software exclusivos ou devem estar trabalhando em seus próprios dispositivos de hardware conectados

• Consultorias, agências, desenvolvedores, agências de marketing/publicidade e empresas públicas não serão aceitas

• As startups devem ser sua própria empresa independente e não uma subsidiária de uma organização maior

• A startup deve ser lançada e estar ativa com seu próprio site em funcionamento, no mínimo

• A startup não pode já estar registrada para expor no evento

• A startup deve ter um logotipo disponível no formato .eps

Mais informações sobre os critérios podem ser encontradas na página Informações sobre startups.

As startups enviadas que não atenderem aos nossos critérios não serão aceitas. Isso pode levar a atrasos na integração de startups aprovadas.

Para todas as startups não aceitas, os parceiros terão a oportunidade de encontrar substitutos dentro de um cronograma acordado. Se um parceiro permanecer com pacotes de startups não utilizados até 1 de março, os pacotes serão trocados por três ingressos para participantes em geral.

Startup tracks

Se aceitas, as startups serão colocadas em uma de nossas três faixas de startups:

ALPHA - Para se qualificar para a trilha ALPHA, normalmente, a startup pode ter levantado até US$ 1 milhão em financiamento

BETA - Para se qualificar para a trilha BETA, normalmente, a startup pode ter levantado até US$ 5 milhões em financiamento

GROWTH - Para se qualificar para a trilha GROWTH, normalmente, a startup terá levantado mais de US$ 5 milhões em financiamento

Observe que as startups de GROWTH não podem expor em uma ilha de startups e devem expor com as outras startups de GROWTH.

Quantos dias minhas startups podem expor?

Ilhas de startup:

• Se um parceiro estiver trazendo 8 startups, elas serão exibidas juntas durante os três dias do evento. Observe que o requisito mínimo para manter essa ilha de startups é de 6 startups.

• Se um parceiro estiver trazendo 24 startups, cada startup exporá somente em um dia do evento. Os painéis de startups serão trocados a cada dia para acomodar todas as 24 startups (não é possível solicitar dias específicos de exposição). Observe que o mínimo para manter essa ilha de startups é de 18 startups.

• Se o número mínimo não for atingido, as startups serão expostas em seu setor vertical e não em uma ilha.

Startups exibindo em vertical:

• As startups que não estiverem sendo colocadas em uma ilha de startups dedicadas estarão expostas por um dia em seu setor vertical escolhido. Não é possível solicitar dias específicos de exposição.

Branding de startups

Prazos

 Please note, all of the forms you need will be sent to you via email by your Partner Success manager.

Próximos passos

• Leia as informações nas seções relevantes no Partner Hub. 

• Envie os formulários antes do prazo final.

• Fique atento aos nossos e-mails de atualização (a partir de 8 de fevereiro).

• Participe de nossa reunião pré-evento que abordará todas as informações essenciais de que você precisará antes de participar do Web Summit Rio.