Алгоритм щоденного планування
1. Знайте свої пріоритети.
Перш ніж планувати свій час, вам необхідно побудувати чітку картину того, що необхідно виконати в першу чергу, що залишити на потім або відстрочити. Ви повинні визначити пріоритети, сформулювати цілі.
2. Складіть розклад для вирішення своїх завдань.
Чи контролюєте ви те, як проводите свій час. Вам необхідно переконатися, що ви витрачаєте свій час відповідно до своїх пріоритетів і переваг. Зробіть розклад вашого часу для завершення своїх дій. Визначте дні, в які ви заповнюєте документацію, в які проводите виховні години, в які перевіряєте контрольні чи зустрічаєтесь з батьками учнів.
3. Організовуйте свій робочий стіл.
Безлад на вашому робочому столі може пригнічувати вас, він відволікає вас від виконання завдань, а також займає у вас час на пошук необхідних паперів. У кінці кожного дня знаходите хоч би п’ять хвилин на організацію вашого робочого столу. Адже порядок на столі – порядок в голові.
4. Марна витрата часу.
Багато хто з нас занадто вимогливо ставиться до свого часу. Навчіться ставити досяжні терміни, переглядайте свій поточний список дій, перш ніж приймати нові завдання. Дайте собі більше часу на здійснення дій, чим, як ви думаєте, це займе. При необхідності скажіть «ні». Пам’ятайте, що люди вважали за краще б почути, що ви не можете зробити щось, особливо якщо ви не упевнені, що зможете зробити усе вчасно. Просто скажіть «ні», цим ви дасте можливість людям знайти інший спосіб рішення своїх завдань.
5. П’ятниця – відмінний день для підведення підсумків.
Визначте 30 хвилин у вашому розкладі для ведення з тижневого огляду, підбиття підсумків діяльності.
Існують основні правила тайм-менеджменту, які і покликані допомогти навчитись управляти часом.
Правила «володіння» часом
1. Плануйте робочий час. Вам знову хочеться додати 25-ту годину? Насправді, часу в добі завжди досить, питання в умінні його використовувати. Ви хоче витратити час на одне, а в результаті робите щось абсолютно інше. Встановіть режим роботи і дотримуйтеся його. Ваше тіло і розум самі адаптуються, бо не дарма кажуть «звичка – друга натура». Планувати можна і потрібно все, що ви робите впродовж дня. Складіть список справ і подивіться, як розподіляються ваш графік по днях тижня. Цілком можливо, що якісь дні перенавантажені, а якісь вільніші. Розподіліть свій графік по днях тижня більш рівномірно із зазначенням дати і часу виконання на тиждень і на кожен день. Планувати можна двома способами: вручну (вести нотатки у блокноті чи органайзері), або за допомогою спеціальних комп’ютерних програм (Exel, Word або гаджет-додатків). Планування краще робити наприкінці кожного дня, тобто звечора розписувати собі завдання на наступну добу, а також робити помітки про вже виконане.
2. Розставляйте справи за пріоритетом. Усі завдання розподіліть за двома категоріями – важливість і терміновість. Починайте з термінових та важливих, далі – термінових, але менш важливих, потім важливих, але не термінових, і т.д. Розстановка пріоритетів дозволить виокремити головне і відкинути зайве. Тайм-менеджмент – це вміння правильно розставляти пріоритети в справах. Тут критерії важливості можуть бути будь-якими, починаючи від важливості проекту до фінансової мотивації. Так ви зможете скоротити і термін виконання, і власні сили. Ранжуйте денні справи за принципом «горить» і «може почекати». Щось потрібно виконати прямо зараз, щось може почекати до наступного тижня. Також, корисно навчитися вивчати тексти швидким поглядом, вибираючи з контексту тільки те, що дійсно необхідно. Це значно допоможе скоротити час на постановку пріоритетності завдань. І не нехтуйте використанням щоденників та електронних записників.
3. Концентруйтеся на одному. У цьому пункті все просто. Якщо Ви виконуєте відразу багато справ, то Ваша продуктивність падає. Візьміть собі за правило, не приступати до нового завдання, якщо ще не закінчили попереднє. Тайм-менеджмент пропонує оптимізувати процес виконання справ за допомогою «перемикання»: коли ви відволікаєтеся від одного на користь іншого на короткий проміжок часу. Так ось: коли ви виконуєте якусь невелику справу, кількість перемикань має бути мінімальною. Наприклад, якщо ви обіцяли передзвонити комусь з батьків, то набагато економніше з погляду власного часу і душевних сил буде передзвонити відразу. А не п’ять разів на день згадувати, що добре б подзвонити, потім благополучно забути про дзвінок, згадати об одинадцятій годині вечора і докоряти собі за забудькуватість.
4. Позбавляйтеся від «пожирачів часу». Як би багато завдань у вас не було, виконуйте їх послідовно та у порядку їх важливості. Не перескакуйте; переходьте до нового завдання лише після повного закінчення попереднього. Це дозволить більш якісно виконувати справи та витрачати на них менше зусиль. Мінімізувати або усунути користування соцмережами, перегляд електронної пошти та телепередач, довгі теревені по телефону, «перекури». На ці речі ми марно витрачаємо дуже багато корисного часу, що не дозволяє здійснити інші, дійсно важливі справи. Подумайте, які саме ваші «пожирачі часу» і як ви можете з ними боротися?
5. Спочатку найважче. Як показує практика, спочатку краще виконувати найскладніші справи. Є момент, про який попереджає тайм-менеджмент – якщо відкладати складні завдання, то є ризик взагалі їх не виконати. Плюс весь день у вас буде відчуття незавершеності, яке в свою чергу може заважати іншим справам. І, доречі, в процесі виконання якогось довгострокового і великого завдання кількість «перемикань» має бути, навпаки, велика. Інакше до моменту закінчення роботи над нею ви тільки втомитеся і втратите зв’язок з реальністю. Краще сідати за важливу роботу з ранку – це найпродуктивніший час для складних справ. А другорядні справи відкладати на вечір.
Успішний бізнес-консультант Брайян Трейсі казав «З’їжте жабку на сніданок», де «жабкою» він називав найбільш важке завдання, з яким треба впоратися протягом дня. Справа тут у психології – на початку дня у людини найбільша кількість психічних та фізичних сил, що дозволяє ефективно вирішувати навіть складні справи. А от наприкінці дня краще виконувати більш легкі та приємні справи, що не потребують великої концентрації уваги.
6. Адекватно оцінюйте свої сили. Ставте перед собою реальні завдання, які ви дійсно зможете виконати. Уникайте великої кількості безглуздих і неважливих планів. Краще запланувати і виконати 5 справ, аніж запланувати 15 – і не виконати жодної.
7. Не беріть роботу додому. Як би дивно це не звучало, але вдома продуктивно працювати можуть далеко не всі люди. Адже вдома є безліч відволікаючих моментів. Тож, не кажіть собі «Зроблю це вдома». Ні, вдома ви маєте бути разом зі своєю родиною, собакою, кішкою чи друзями. Але тільки не з роботою. Дома ви маєте відпочити і з новими силами почати наступний день.
8. Плануйте справи заздалегідь. Планувати свої справи потрібно починати від більшої до меншої, переходити від довгострокових справ до короткострокових. А складне завдання простіше розбити на кілька дрібних. Ставте перед собою конкретну мету (образ бажаного результату). Інакше в підсумку досягнутий результат може суттєво відрізнятись від запланованого. Якщо у мети не буде вимірних параметрів, то буде неможливо визначити, чи досягнуто результат. Не потрібно ставити такі цілі, які навпаки приводили б до збільшення стресів у вашому житті (їх і так вистачає). Мета має бути орієнтована на результат! Заради чого усі ці зусилля, чи вартий результат затрачених ресурсів? Мета має бути значимою (це ж ваша мета) і конкретизованою в часі (провести батьківські збори такого-то числа).
9. Навчіться говорити НІ. Якщо якісь справи або люди не входять до плану ваших термінових, краще їм відразу сказати «НІ». І не потрібно думати, що вас можуть не так зрозуміти. Є ситуації, коли ви повинні сказати людині тверде «Ні». Особливо якщо те, про що вас просять, займе у вас ваш власний час; та й у ваші плани не входило робити додаткову роботу. Або навчіться делегувати завдання. При плануванні часу дуже важливо встановити, яку роботу ви маєте виконати особисто, а яку можна передоручити (делегувати). Наприклад, ви можете запросити на батьківські збори фахівця (медика, психолога, логопеда), вони володіють цікавою інформацією, яку ви, можливо, півдня будете шукати в Інтернеті.
10. Чистий стіл. Нехай всі говорять, що брудний стіл це ознака творчого безладу. Але в даному випадку краще вчитися у заможних і відомих людей. А у них стіл завжди чистий і все лежить на своєму місці. Такий порядок дає їм можливість знайти все, що їм потрібно за короткий проміжок часу. Також, тайм-менеджмент не терпить «поглиначів часу»: порожні розмови з колегами, Інтернет-серфинг, зайві перекуси й чаювання. Робочий день закінчується, а ви так нічого і не встигнете. Не соромтеся просити інших, щоб не відволікали вас від роботи, особливо якщо у вас її багато.
11. Не поспішайте. Коли ви почали займатися своїми справами, то краще не поспішати і робити все рівномірно. Інакше поспіх призведе до збільшення помилок, а значить і до витрат часу на їх усунення. Спробуйте робити «неприємні» для вас справи на початку, а потім приступайте до більш приємних. Важливо пам’ятати, що оцінка завжди проводиться по результату. Тому важливим є самоконтроль за виконанням і якщо ви бачите, що мета досягнута, чому б не похвалити себе за це. Це дасть натхнення й сили для досягнення нових вершин. Не забувайте і про самоаналіз (особливо, якщо справа так і не завершена успішно).
12. Відпочивайте. Як не дивно, але саме відпочинок прямо пропорційний ефективності в роботі. Адже якщо людина добре відпочиває, то і працює краще, і все встигає. Тому якщо ви втомилися і розумієте, що потрібен вихідний, краще його взяти.
13. Мотивуйте себе! Якщо ви відчуваєте нестачу натхнення та небажання діяти, згадайте, якою є ваша мета. Візуалізуйте те, чого бажаєте досягти, уявіть, що ви отримаєте після виконання усієї роботи та постійно тримайте у пам’яті кінцевий бажаний результат. Це допомагає не втратити запалу та наснаги.
Виконання цих нескладних порад обов’язково покращить ваші «стосунки» з часом та допоможе здійснити навіть найсміливіші мрії!
Тайм-менеджмент вчить нас ефективно управляти своїм життям, насолоджуватися кожним моментом часу, в якому ми знаходимося зараз, знаходити час для рідних і близьких нам людей, виділяти час для саморозвитку – і життя почне набувати яскравих фарб й стане куди цікавіше! Час – це незворотній ресурс, але за допомогою особистого тайм-менеджменту можна виграти до 30% часу. Уявіть, що ви отримуєте ще кілька додаткових годин на добу для виконання всіх справ і почніть прямо сьогодні! Та не дивлячись на завантаженість роботою, не забувайте піклуватися про себе і тоді Ви все встигнете, ще й отримаєте задоволення від виконання справ. Планування часу можливе.
Рекомендації, які наводять дослідники з питань ефективного тайм-менеджменту, дуже часто є характерними для лайфхаків. У 2011 році цей термін з’явився на онлайн-сторінках «Оксфордського словника». Вікіпедія визначає л (лайфхак) (від англ. life («життя») та hack («злам») як сленґовий термін, що означає маленьку хитрість або корисну пораду, яка допомагає вирішувати побутові проблеми, тим самим заощаджуючи час. Це набір методів і прийомів «зламу» навколишнього життя для спрощення процесу досягнення поставлених цілей за допомогою різних корисних порад і хитрих трюків. Українські еквіваленти цього слова — «кмітливість», «рецепт», «знахідка». Сьогодні лайфхак – це не просто спосіб вирішення технологічних проблем, це прояв кмітливості на побутовому і соціальному рівнях, оптимізація життя в усіх його проявах. Ознаки лайфхаків: оригінальний, нестандартний погляд на проблему; економія ресурсів (часу, грошей, сил тощо); спрощення різних сфер життя (роботи, освіти, стосунків, здоров’я, самовдосконалення тощо); легкість застосування; користь для великої кількості людей. У сучасному інформаційному просторі, у соціальних мережах та на сайтах можна знайти та скористатися лайфхаками відомих науковців та блогерів.
Поглиначі часу
Анкета для самоаналізу
Перегляньте список, що містить 30 найпоширеніших «поглиначів» часу, і позначте п’ять, які найбільше стосуються вас:
1. Нечітка постановка мети роботи.
2. Відсутність пріоритетів у справах.
3. Спроба занадто багато зробити за один раз.
4. Відсутність всеохопного уявлення про майбутні завдання і шляхи їх розв’язання.
5. Невдале планування робочого дня.
6. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.
7. Надмірна тривалість читання.
8. Нестача мотивації (індиферентне ставлення до роботи).
9. Тривалі пошуки власних записів, адрес, телефонних номерів, сайтів.
10. Недоліки в розподіленні часу на виконання завдань.
11. Численні й тривалі телефонні розмови.
12. Незаплановані відвідувачі.
13. Нездатність сказати «ні».
14. Неповне, запізніле отримання інформації.
15. Відсутність самодисципліни.
16. Невміння довести справу до кінця.
17. Відволікання (шум).
18. Затяжні наради.
19. Недостатня підготовка до бесід і обговорень.
20. Відсутність зв’язку (комунікації) або неточний зворотний зв’язок.
21. Обговорення на роботі приватних тем.
22. Надмірна комунікабельність.
23. Надмірна кількість ділових записів.
24. Синдром «відкладання справ на потім».
25. Бажання знати всі факти.
26. Тривалі очікування (наприклад, призначеної зустрічі).
27. Поспіх, нетерплячість.
28. Рідкісне делегування справ.
29. Недостатній контроль за делегованими справами.
Тест «Хто Ви: «жайворонок» чи «сова»?»
Інструкція: дайте відповіді на запитання й підрахуйте кількість отриманих балів.
1. У який час Ви прокинетеся, якщо лягли спати на 4 години пізніше, ніж зазвичай? Тривалість Вашого сну ніщо не обмежує.
- як завжди – 1 бал;
- на годину пізніше – 2 бали;
- на 2 години пізніше – 3 бали;
- на 3 години пізніше – 4 бали;
- на 4 години пізніше – 5 балів.
2. Скільки часу Вам буде потрібно, щоб заснути о 23 годині. Якщо протягом усього попереднього тижня Ви лягали і вставали, коли хотіли?
- не більше 10 хвилин – 1 бал;
- 15 хвилин – 2 бали;
- 20-30 хвилин – 3 бали;
- 55-60 хвилин – 4 бали;
- понад годину – 5 балів.
3. Якщо протягом тривалого часу Ви будете лягати спати о 23 годині, а вставати о 7 ранку, на який час припадатиме максимум Вашої фізичної активності і працездатності?
- ранок – 1 бал;
- ранок і день – 2 бали;
- ранок і вечір – 3 бали;
- день – 4 бали;
- друга половина дня і вечір – 5 балів.
4. На який час Ви призначили б схід сонця на своєму незаселеному острові, якби це від Вас залежало?
- 5 година – 1 бал;
- 6 година – 2 бали;
- 7 година – 3 бали;
- 8 година – 4 бали;
- 9 година – 5 балів.
5. Протягом тижня Ви лягали спати і вставали, коли хотіли. Зранку Ви повинні прокинутися о 7 годині ранку без будильника. У який час Ви прокинетеся?
- До 6.30 – 1 бал;
- 6.30 – 6.50 – 2 бали;
- 6.50 – 7.00 – 3 бали;
- 7.00 – 7.10 – 4 бали;
- після 7.10 – 5 балів.
6. Вам потрібно виділити в робочому розкладі 3 години для надзвичайно відповідального проекту. Який час Ви оберете?
- 8 – 10 година – 1 бал;
- 9 – 12 година – 2 бали;
- 10 – 13 година – 3 бали;
- 11 – 14 година – 4 бали;
- 12 – 15 година – 5 балів.
7. Якщо Ви не спите у звичний для Вас час, то коли Ви відчуваєте брак сил (млявість, сонливість)?
- тільки перед сном – 1 бал;
- після сну і після обіду – 2 бали;
- у пообідній час – 3 бали;
- після обіду і перед сном – 4 бали;
- тільки після сну – 5 балів.
8. Якщо Ви можете спати, скільки хочете, то в який час зазвичай прокидаєтеся?
- о 7 ранку чи раніше – 1 бал;
- о 8 годині – 2 бали;
- о 9 годині – 3 бали;
- о 10 годині – 4 бали;
- об 11 годині чи пізніше – 5 балів.
-
Менше 16 балів – типовий «жайворонок» (ранковий тип). Виконуйте важливі справи в першій половині дня, а вечірні години присвятіть відпочинку. Рішучо відмовтеся від понаднормової роботи й намагайтеся не працювати вночі.
16-20 балів – помірний жайворонок (ранково-денний тип). Період максимальної працездатності й пристосувальні можливості ширші, ніж у типових «ранніх пташок». І все-таки не переоцінюйте запас міцності свого організму – перехід на нічний спосіб життя може вибити Вас із колії й несприятливо позначитися на здоров’ї.
21-27 балів – «голуб» (денний тип). Ви можете жити за будь-яким розпорядком, однак різка зміна режиму небажана. Щоб поступово перейти на новий розклад, потребуватиметься не менше місяця.
28-32 бали – помірна «сова» (вечірній тип). Блискучі ідеї починають приходити у Вашу голову ввечері. Було б непогано планував ати свою роботу, враховуючи це.
Понад 32 бали – типова «сова» (вечірній тип). Із Вас вийшов би ідеальний черговий лікар, астроном, журналіст і диспетчер нічних польотів. Але навіть під загрозою звільнення Ви не зможете приходити вчасно на роботу, яка починається до 2 години дня! Якщо Вам будуть докоряти через це, виправдайтеся словами Френсіса Бекона: «Природу найлегше підкорити, підкоряючись їй».
12 порад, які варто прочитати за ранковою кавою
1. Той, хто хоче бачити плоди своєї праці негайно, повинен іти в шевці (Альберт Енштейн).
2. Завжди вибирайте найважчий шлях – на ньому ви не зустрінете суперників (Шарль де Голль).
3. Якщо ви вважаєте, що навчання коштує дорого, спробуйте дізнатися, скільки коштує невігластво (Роберт Кіосакі).
4. Рецепт успіху: вчіться, поки інші сплять; працюйте, поки інші байдикують; готуйтеся, поки інші грають; і мрійте, поки інші лише бажають (Вільям А. Вард).
5. Ринки нестабільні, інвестуйте себе (Михайло Борщевський).
6. І якщо ви думаєте, що можете щось зробити, і якщо думаєте, що не зможете, ви маєте рацію (Генрі Форд).
7. Ви ніколи не перетнете океан, якщо не наберетеся мужності втратити берег із поля зору (Христофор Колумб).
8. Якщо немає вітру, беріться за весла (Латинська приказка).
9. Я не жертва обставин, я – результат моїх рішень (Стівен Кові).
10. Найкращий час, щоб посадити дерево, був 20 років тому. Наступний найкращий час – сьогодні (Китайське прислів’я).
11. Роби все, що можеш, там, де ти є, використовуючи те, що маєш
(Теодор Рузвельт).
12. Можна пробачити поразку, не можна пробачити того, хто не спробував (Східна мудрість).
13. Успішна людина – це людина, яка вміє розпоряджатися часом. Успішний той, хто встигає. Встигати – означає робити все вчасно, а те, що зроблено невчасно, зроблено даремно (Ф. Бекон).