Računanje progresa
Na prvi pogled progres projekta nije teško pratiti. Međutim, je li to baš tako? U ovom članku objašnjavamo kako to da je progres vremenska dimenzija projekta i zašto nije jednostavno pratiti realizaciju složenih poslovnih projekata.
za skraćenu verziju članka kliknite ovdje >
Progres je vremenska dimenzija
Izvršenje projekta je 50%. Što to zapravo znači? Neka nam pomogne sljedeća analogija. Osnovnoškolsko obrazovanje traje 8 godina. Kad je dijete zvršilo 4. razred, tada je na polovini osnovnoškolskog obrazovanja. To je točno. Ali što ako će iduća 4 razreda završiti u 2 godine? Je li onda ono na polovini (50%) školovanja ili na 4/6 (66%) školovanja? Iz ovoga uočavama da, premda su razredi međuciljevi (milestones), oni ne moraju biti povezani s postotkom progresa. Sve ovisi o njihovom trajanju. Dakle, progres je vremenska dimenzija.
Navedimo još jedan primjer. Neka se neki zadatak sastoji od 10 koraka. Ako je izvršitelj zadatka obavio 5 koraka, znači li to da je progres 50%? Ne znači. Sve ovisi o tome koliko je potrebno vremena za svaki od tih koraka. Progres je 50% samo ako je za izvršenje pojedinog koraka potrebno jednako vrijeme.
Kako predvidjeti trajanje nekog složenog poslovnog projekta?
Svaki se projekt sastoji od nekoliko faza, a svaka se faza sastoji od niza koraka. Za izvršenje svakog koraka potrebno je neko vrijeme. To se vrijeme obično mjeri u satima. Pa tako dolazimo do ukupnog broja sati za neki projekt. Radi lakšeg razumijevanja, recimo da se projekt sastoji od 5 faza, a svaka od tih faza od 10 koraka od 2 sata. Ukupno trajanje projekta je 100 sati. Progres lako pratimo ako je vrijeme izvršenja jednako planiranom. Međutim, je li to tako u realnom radnom okruženju? Je li jednostavno doći do podatka kad će projekt biti završen? Nije. Ali razmislimo, zašto nije.
Vremenski okvir izvršenja projekta
Izvršenje projekta povezano je s vremenskim okvirom u kojem se projekt izvršava. Ako taj vremenski okvir nije definiran, ne može se predvidjeti datum izvršenja projekta. Osim toga, kad ljudi planiraju koliko im treba za neki korak (zadatak), često misle da im treba manje vremena nego što im stvarno treba. Pa tako, umjesto da im za neki zadatak treba 2 sata, njima treba 2 dana. Kako onda napraviti dobru vremensku kalkulaciju i pratiti progres?
Jednostavan model za mjerenje progresa
Ponudimo jedno jednostavno rješenje. Svaki projekt ima svoj početak i svoj kraj. Obično se zna do kada neki projekt treba biti završen. Ako se projekt završi prije, to je svakako poželjno.
Rekli smo da čovjek vrlo često griješi kad planira trajanje nekog zadatka. Osim toga, treba imati na umu da djelatnik tokom radnog vremena ne radi samo na izvršenju projekta. On ima i druge zadatke koje treba obaviti tokom radnog vremena. I to treba uzeti u obzir.
Premda se trajanje zadataka mjeri u satima, mnogo je prirodnije planiranje projekata svesti na dane i pritom obuhvatiti više zadataka. Zato su faze projekata vrlo važne. Umjesto da računamo koliko nam treba za svaki zadatak u nekoj fazi, mi možemo okvirno procijeniti koliko nam treba dana za neku fazu. Međutim, nije svaki dan isti. Ponekad neki dan nećemo moći raditi na projektu, a takvi dani su često nepredvidivi, osim ako se radi o neradnim danima. Stoga izvršitelj projekta treba periodično postavljati krajnji datum za izvršenje pojedine faze projekta. Na taj se način projekt stavlja u realan okvir.
U donjem prikazu (Ganttov dijagram) sivom bojom prikazano je planirano trajanje pojedine faze, zelenom bojom planirano trajanje u trenutku početka izvršenja, a crvenom bojom produljenje pojedine faze. Produljenje faza produljilo je čitav projekt za 22 dana.
Formula
Progres je u tom slučaju omjer broja dana od početka izvršenja faze i broja dana između datuma početka izvršenja faze i datuma završetka faze. Primjerice, ako smo počeli izvršavati neku fazu prije 10 dana i treba nam još 10 dana da dođemo do kraja, mi smo na 50%. Ako u nekom trenutku izvršitelj shvati da mu za završetak faze treba više vremena, produljit će rok. Cilj je da tih produljenja bude što manje kako bi se projekt uspio izvršiti u zadanom roku.◼