Produktivnost i organizacija vremena

Organiziranjem vremena postižemo kontrolu nad životnim aktivnostima te se potičemo na samodisciplinu. Samo ako smo samodisciplirani i organizirani možemo postići istinski vrijedne životne ciljeve i obaviti sve svoje tekuće obaveze na vrijeme — kad smo to mi odredili, a ne kad moramo — i to bez prevelikog stresa. Kvalitetno obavljanje zadataka na vrijeme doprinosi osjećaju kontrole nad onim što nam se događa u životu. Imamo osjećaj da ne stojimo na mjestu, već da napredujemo, osjećamo se ispunjenije i zadovoljnije.

Osoba koja nije samodisciplinirana obično obavlja zadatke koje nije obavila na vrijeme ili one koji joj drugi zadaju, a ne one koje ona zada sama sebi.

Bez samodiscipline osoba ostaje na niskom stupnju produktivnosti, premda može biti jako zaposlena i pod stalnim stresom. Takva osoba obično obavlja zadatke koje nije obavila na vrijeme ili one koje joj drugi zadaju, a ne one koje ona zada sama sebi. Nije jednostavno izaći iz takve situacije, ali nije nemoguće. Potrebno je poduzeti neke korake u vezi s organiziranjem vremena. Čak i male promjene u tom pogledu mogu vrlo brzo dovesti do pozitivnih rezultata.

Zašto mnogi izbjegavaju organizirati svoje vrijeme?

Zato što možda misle da će ih to sputati i učiniti nefleksibilnima. Budući da su sputanost i nefleksibilnost loše osobine, takva predodžba dovodi do toga da osoba izbjegava organizirati svoje vrijeme na sustavan način i nastavlja živjeti „spontano“. Istina je da neki ljudi imaju sposobnost postići zavidnu razinu produktivnosti ako žive spontano, bez organizacije vremena. Međutim, takvi su ljudi u manjini. Većina ljudi koja živi spontano može ostvariti svoj potencijal u ograničenoj mjeri. Za puni potencijal potrebna je adekvatna organizacija vremena.

Nameće se zaključak da je neopravdano odustati od organizacije vremena zbog hitnih situacija.

Činjenica je da pravilna organizacija vremena zapravo doprinosi fleksibilnosti, koju je potrebno shvatiti na ispravan način. Naime, potrebno je znati da kad osoba kaže DA jednom zadatku, ona istovremeno kaže NE nečemu drugome. Samo je pitanje kako se vremenski plan treba primjenjivati. Logično je da se fleksibilnost mora zadržati.

I doista, kad bolje razmislimo, odstupanje od plana zahtijeva se samo u situacijama kad nastanu hitni zahtjevi, što je relativno rijetko. Ukoliko zbog hitnih zahtjeva ponekad ne uspijemo obaviti sve što smo planirali, ništa se dramatično neće dogoditi. Stoga se nameće zaključak da je neopravdano je odustati od organizacije vremena samo zbog tih rijetkih situacija.

Što znači, a što ne znači dobro organizirati vrijeme?

Ukratko, dobro smo organizirali vrijeme onda kada znamo pravo vrijeme za sve svoje zadatke koji su odraz naših kratkoročnih i dugoročnih planova i obveza. Dobro organizirati vrijeme ne znači samo isplanirati svoje aktivnosti uzimajući u obzir obaveze u tekućem tjednu. Zašto? Zato što je za izvršenje nekih zadataka, a naročito za postizanje većih ciljeva, potrebno nekoliko tjedana, mjeseci, pa čak i godina. Stoga možemo reći da dobro organizirati vrijeme znači organizirati vrijeme u tjednu tako da uzmemo u obzir istovremeno sve svoje tekuće obaveze i dugoročne ciljeve. Ovdje naglašavamo period "u tjednu". U nastavku objašnjavamo detaljnije princip tjedna kao osnovne vremenske jedinice u planiranju zadataka.

Što je zapravo produktivnost?

Naše životne aktivnosti uglavnom se ponavljaju iz tjedna u tjedan. Dakle, svaki tjedan nam je manje-više isti. Tu činjenicu treba iskoristiti tako da rezerviramo termine (eng. time blocking ili time boxing) za područja aktivnosti koja doprinose našem osobnom napretku. Zbog stalnosti tjednih aktivnosti raspored može biti prilično fiksan. U tim terminima trebamo obavljati zadatke koje smo si unaprijed zadali. Na taj se način fokusiramo samo na tekući tjedan, premda izvršavamo zadatke koji nas vode prema dugoročnim ciljevima za čije postizanje treba više tjedana ili mjeseci.

Produktivnost je neizostavno povezana s našim ciljevima.

U tome se krije produktivnost. Produktivnost je neizostavno povezana s našim ciljevima. Ukoliko obavljanje naših svakodnevnih zadataka nije povezano s našim ciljevima, ne možemo reći da smo produktivni, bez obzira koliko zadataka uspijevamo obaviti.

No nameće se pitanje kako organizirati zadatke na tjednoj bazi, a imati u vidu dugoročne ciljeve. Na to pitanje pokušat ćemo odgovoriti u jednom od idućih članaka. ◼