Razrada projekata na zadatke
U ovom članku pokušat ćemo objasniti kako se projekti razlažu na zadatke i zašto je važno napraviti približnu procjenu trajanja svakog zadatka.
za skraćenu verziju članka kliknite ovdje >
Zadaci
Nakon što smo se u prethodnim člancima odmaknuli od zadataka, došlo je vrijeme i na njih. Ništa ne bismo uspjeli postići u životu ako ne bismo izvršavali zadatke. No sada puno bolje možemo razumjeti što je zadatak i zašto to-do liste nisu baš najbolji način za poboljšanje svoje produktivnosti.
Zadatak je pojedinačna radnja koja od nas zahtijeva fokusiranost u kraćem vremenskom periodu. Zadatak može biti oprati posuđe. Međutim, generalno čišćenje spada u projekt jer se sastoji od niza zadataka različite duljine.
Planiranje projekta
Planiranje je riječ od koje mnogi zaziru, vjerojatno zbog toga što ih podsjeća na programiranost, umjesto na organiziranost. Vrijeme koje uložimo u planiranje višestruko će se isplatiti. Objasnimo kako.
Opet se vratimo na primjer generalnog čišćenja. Umjesto da odvojimo cijeli dan za generalno čišćenje, zašto ne bismo napravili plan. Razložimo taj projekt na manje zadatke i procijenimo njihovo trajanje. Dobit ćemo popis zadataka i njihovo trajanje. Zbrojimo trajanje svakog zadatka i dobit ćemo trajanje projekta. Umjesto da otkažemo odlazak na koncert zbog generalnog čišćenja, shvatit ćemo da nam za generalno čišćenje treba 4 sata rada. U svakom trenutku znamo koji sljedeći zadatak trebamo obaviti. Čak možemo označiti kvačicom zadatak koji smo obavili i tako pratiti progres. Dosljednost se, naravno, u ovom primjeru ne može mjeriti. Slično je i s duljim projektima.
Ako imate vremena, pogledajte kako razvojni inženjer Eric Brechner objašnjava razlaganje projekta na manje dijelove. Principi koje navodi mogu se primijeniti i na projekte iz privatne sfere.
Izvršavanje projekata
Bez obzira jeste li pogledali prethodni video ili niste, dolazimo do ključnog principa po kojem se projekti izvršavaju. Projekti se izvršavaju jedan po jedan.
Projekti se izvršavaju jedan po jedan.
Ako želimo povećati svoju produktivnost i smanjiti stres, važno je uspostaviti sistem izvršavanja projekata. Ovdje ne možemo postaviti neko pravilo, ali zbog činjenice da su projekti pothvati koji od nas traže fokusiranost i velik trud, nije dobro da istovremeno izvršavamo više projekata iz određenog područja naših aktivnosti. Pa tako možda neće biti uputno da čitamo dvije ili tri knjige istovremeno, premda to nije nemoguće. Isto tako, neće biti baš najbolje da istovremeno radimo planove za dva putovanja. Projekte je najbolje izvršavati jedan po jedan, i to počevši od projekta najveće važnosti pa nadalje.
Dugoročni ciljevi
U prethodnom članku projekte smo usporedili s prijevoznim sredstvom kojie nas vodi do naših ciljeva. Ciljevi, a naročito životni ciljevi, grandiozna su stvar. Sasvim je realno da za postizanje nekog cilja treba više projekata i puno vremena.
Sad zamislimo da nam za ostvarenje nekog cilja treba 5 projekata. Svaki od tih projekata razložili smo na zadatke i procijenili njihovo trajanje. Na temelju naše strukure tjednih aktivnosti došli smo do zaključka da nam za izvršenje svih projekata treba 6 mjeseci. Budući da smo strukturu tjednih aktivnosti uspostavili prema našim realnim mogućnostima, ovaj cilj nam sad izgleda vrlo realan. Mi čak znamo kad ćemo ga otprilike postići! Ako pratimo svoju dosljednost i progres, postizanje tog cilja je praktički zagarantirano. Na taj način možemo postavljati dugoročne ciljeve.
Zamislimo kako ćemo se osjećati nakon jedne, dvije ili pet godina ako po ovom principu ostvarimo nekoliko ciljeva u skladu s našim vrijednostima i ulogama! Nemojmo zaboraviti da je svaki početak težak upravo zato što ne vidimo opipljive rezultate. Zato nam je potrebna dosljednost, fokusiranost i strpljivost. Rezultati će sigurno doći, makar naši koraci bili mali.◼