Inleiding

Traditionele werkwijze

Traditioneel maakte iedereen lokaal, op eigen computer, met behulp van lokaal geïnstalleerde software bijvoorbeeld een tekstdocument. Om iemand anders dit te laten lezen werd dit document opgestuurd via de mail. Hiervoor werd het document eerst 'geupload', vervolgens getransporteerd, en door de lezer weer 'gedownload'. Buiten het feit dat er zodoende een kopie met een eigen leven was gecreëerd, moest de ontvanger de opmerkingen in, opnieuw, een mailbericht plaatsen of, als hij over dezelfde software beschikte, in de kopie van het document intikken en deze weer retour zenden. Voor het beoordelen en verwerken van het commentaar waren beide documenten (origineel én kopie) nodig. Voor het archief werden belangrijke documenten geprint en in ordners opgeslagen. En bij overdracht werd de ordner overhandigd. De e-mail ging vaak verloren omdat de e-mail verweven was in een privé-account van de vorige functionaris.

Buiten het feit dat dit veel energie (stroom en water) kostte en energiebesparing ook op internet steeds meer aandacht krijgt, kostte deze werkwijze veel tijd en inspanning en papier.

Werken in de cloud

In de cloud kan men samen en zelfs tegelijkertijd, in een en hetzelfde document werken en heeft men geen speciale software op de eigen computer nodig. Het systeem houdt bij wie welke veranderingen aanbrengt of indien de rechten beperkt zijn, wie opmerkingen heeft geplaatst. Het document zelf komt als het ware niet meer van zijn plek (scheelt veel stroom!). Deze nieuwe methode van werken vraagt gewenning en nieuwe vaardigheden die ik waar nodig onder de aandacht zal brengen en toelichten op deze website.

Computers, en zeker de servers in de cloud, zijn supersnel in het vinden van gegevens. Strikt genomen zou een structuur in de documentopslag overbodig zijn omdat je alles snel kunt vinden. Het probleem is echter dat we niet allemaal dezelfde termen gebruiken. Waar de een het heeft over de 'notulen', noemt de ander het een 'verslag' of anderszins. Nu kun je in de cloud niet alleen zoeken op de naam van een bestand maar ook op de inhoud. Maar toch is dat niet zaligmakend. Wij mensen willen nu eenmaal graag een overzicht hebben. We zullen verderop in deze handleiding zien dat we de Drive op een bepaalde manier indelen zodat iedereen makkelijk documenten en andere digitale bestanden kan vinden.

/Bestuur/Vergaderingen/Notulen geeft aan dat de map 'Notulen' zich bevindt in de submap 'Vergaderingen' van de hoofdmap 'Bestuur'. We spreken hier van hiërarchische mappen. Indien de naam van elk document in deze map begint met de datum zijn deze ook chronologisch goed in beeld te brengen.

In de cloud wordt gewerkt met 'rechten'

Een ander verschil met de PC thuis is het feit dat men in de cloud te maken heeft met toegang door anderen. Zo zal men in bovengenoemde map uitsluitend de bestuursleden toegang willen geven. De map; ALV/Notulen zal toegankelijk zijn voor alle leden of zelfs gebruikt moeten kunnen worden om te publiceren op een openbare website. We hebben dus in de cloud niet alleen met een overzichtelijke indeling te maken maar ook met de toegang tot onderdelen door verschillende personen of groepen. Het is daarom noodzaak om goed over de inrichting van de cloud na te denken.