Werken aan documenten
Tips bij het creëren van documenten voor een vereniging of stichting
Embedded Files
De Ordner
De Ordner
Voor jongeren een onbekend artikel. Ouderen herkennen in de ordner het middel om papieren in op te bergen c.q. archiveren. Deze ordners brachten hun tijd veelal door in donkere kasten die zelden geopend werden. Uitsluitend geautoriseerd personeel had toegang tot deze kasten. Mocht het voorkomen dat er iets moest worden opgezocht dan hielp een goede indeling in die kast, met onderwerpen per plank en verschillende tabbladen per ordner, om snel de gezochte papieren te vinden.
Help van Google bij het creëren van documenten, spreadsheets, presentaties, formulieren etc.
De Cloud
De Cloud
Voor veel ouderen iets nieuws. Jongeren herkennen in deze wolk een virtueel systeem waarin allerlei digitaal materiaal kan worden opgeslagen. Het grote verschil met de analoge ordner, naast het feit dat dit digitale items betreft, bestaat uit het gegeven dat bij de ordner de locatie van de kast van grote invloed was op de toegang en dat bij de Cloud iedereen met internettoegang potentieel toegang heeft tot de opgeslagen items.
Creëren en delen in Google Drive
Creëren en delen in Google Drive
Google Drive is meer dan alleen een plekje in de cloud om documenten op te slaan. Behalve dat je in Google Drive nieuwe documenten, spreadsheets, presentaties en formulieren kunt maken kun je, tijdens het maken, met anderen aan hetzelfde document werken of om commentaar vragen. Eenvoudigweg het document met iemand delen en door toekenning van specifieke rechten wordt bepaald of genodigde a. mag kijken, b. commentaar mag geven (in de zijlijn) of c. het document mag bewerken. Dit maakt samenwerken zeer efficiënt. Behalve delen met collega's kan er ook voor worden gekozen documenten te publiceren op een website en of te delen openbaar (te vinden door zoekmachines) of met iedereen met de link (niet vindbaar voor zoekmachines).
Meer weten over het delen in Google Drive, gebruik de prompt: Hoe werkt het delen van documenten in Google Drive?
Mogelijkheden Google Drive:
Documenten creëren
samenwerken in documenten
documenten publiceren
documenten archiveren.
Voor de handleiding van de apps in Google Drive verwijs ik naar de Help-pagina (klik op de knop bovenaan deze pagina).
In deze handleiding kun je lezen hoe verschillende soorten documenten te maken en te wijzigen.
Tips
Tips
Werk efficient
Werk efficient
Met een taak binnen een vereniging of stichting ben je waarschijnlijk niet elke dag mee bezig. Daarom zijn werkmappen per persoon of functie wel handig. Is de map leeg dan heb je alles gedaan. Zoniet, dan tref je daar het document aan waar je de vorige keer mee bezig was. Is het document definitief? Dan verplaats je het document naar de map van de vereniging waar het thuishoort. Op deze wijze voorkom je vervuiling van de Drive, want als je op verschillende plekken documenten aanmaakt kun je wel eens vergeten waar je dit allemaal gedaan hebt en blijven er links en rechts onafgemaakte documenten staan.
Samenwerken in een document
Samenwerken in een document
Ik heb al genoemd dat je tegelijkertijd met iemand anders in een document kunt samenwerken. Zodra de tweede persoon (met wie je een document hebt gedeeld) ditzelfde document opent zie je bovenaan een icoontje verschijnen met het logo van diens Google Account. De plek waar in het document die ander typt krijgt een cursor in dezelfde kleur als de circel om het iccontje van die ander. Zo weet je dus waar die ander zich binnen het document op focust.
Ben je met z'n tweetjes aan een document aan het werken dan is het handig dat je in hetzelfde scherm met elkaar kunt chatten (korte berichtjes uitwisselen). Na een klik op het icoontje naast het icoontje van de andere editor bevindt zich het icoontje om te chatten. Klik hierop en een chatvenster opent zich. Met het zicht op het document kun je nu met elkaar korte berichten uitwisselen. Handig toch!?
Commentaar vragen en geven
Commentaar vragen en geven
Een andere handige optie is het aan medebestuursleden vragen om commentaar of input.
Bij het delen van een document geef je daartoe achter elke naam aan dat je de rechten van reageerder toekent. Zodra je op 'Opslaan' klikt verschijnt er een venster met de vraag of je de mensen een bericht wilt sturen. Erg handig, je kunt dan meteen om commentaar vragen en bijvoorbeeld een deadline doorgeven.
Zorg dan de het vinkje 'aan' staat, typ jouw bericht in en klik op Verzenden. Google verzend dan het bericht.
Uitnodigen
Zodra een reageerder een tekst highlight (slepen over een tekst zodat deze kleurt), verschijnen er twee knopjes in de rechter kantlijn.
Klik op het bovenste knopje om commentaar te geven.
Na een klik op commentaar knopje verschijnt er recht een venster om commentaar te geven op de tekst welke door kleur gemerkt is.
Vergeet niet om op het knopje 'Opmerking toevoegen' te klikken!
De opsteller ziet de commentaren en kan daarop meteen antwoorden.
De verzending van commentaren en reacties wordt door Google verzorgd. Deelnemers ontvangen daarover notificaties.
Google Sites
Report abuse