Embedded Files
- Chrome Browser
De Chrome browser is betrouwbaar, snel en kent vele mogelijkheden om aan te passen aan eigen gebruik.
Een van de belangrijkste functies van Chrome is de synchronisatie van alle aanpassingen (bladwijzers, extensies, thema, kleuren) zodat je overal waar je inlogt je al jouw gereedschappen bij de hand hebt.
In Chrome kun je meerdere profielen (of rollen c.q. functies) aanmaken. Een profiel kun je vergelijken met een werkruimte. Werkruimtes zijn volledig gescheiden van elkaar. Heb je een profiel voor jouw privé mailadres en documenten en een profiel voor jouw rol als secretaris van een vereniging, dan zijn deze profielen volledig gescheiden van elkaar en zullen items van het ene profiel nooit in het andere profiel belanden.
Meerdere profielen in Chrome uitgelegd
Meerdere profielen in Chrome uitgelegd
De meeste personen hebben meerdere rollen of functies. Bij die functies horen speciale gereedschappen. Sommige rollen of functies heb je heel lang, sommige maar een paar jaar.
De man in de foto heeft een speciale ruimte met daarin alle materialen en gereedschappen die hij nodig heeft om gitaren te maken. Eten koken doet hij niet in deze ruimte. Daarvoor gaat hij naar de keuken waar hij hele andere gereedschappen tot zijn beschikking heeft.
In de keuken laat hij andere mensen toe en mogen anderen meehelpen koken. In zijn werkruimte laat hij niemand toe.
Deze analogie is van toepassing op profielen in Chrome.
Stel dat ik tevens bestuurslid ben van een VvE en vrijwilliger bij een Wijkvereniging. Ik zou dan alle bladwijzers en extensies die ik wil gebruiken voor die rollen in mijn privé Chrome-profiel 'John' kunnen opslaan. Maar net zoals die gitaarbouwer uit het voorbeeld hierboven zijn werk gescheiden wil houden van de instrumenten en gereedschappen in de keuken, hou ik de bladwijzers en extensies die ik nodig heb voor de VvE en voor de Wijkvereniging het liefst gescheiden. Ik ben zelden met twee dingen tegelijkertijd bezig. Dus als ik voor de Wijkvereniging ga werken open ik het Chrome-profiel 'Wijkvereniging'. Ik heb dan alle benodigde gereedschappen bij de hand en grijp nooit mis, hetgeen de efficiency ten goede komt. Ben ik klaar met dit werk dan sluit ik dat profiel af en focus ik me op ander werk. In het begin is dit even wennen maar het is eigenlijk heel logisch. Immers, je slaapt niet in de keuken en sleutelt niet aan je auto in de slaapkamer, toch? Een aparte werkruimte helemaal toegerust voor de taak is wel zo prettig en de verhoogde focus zorgt dat je sneller klaar bent met je taken.
2. Gmail adres
2. Gmail adres
Met een Gmail (afkorting van Google Mail) adres maak je in feite een Google Account aan. Voor een functionaris, bijvoorbeeld de voorzitter van de VvE 'Elzendreef', maak je het Gmailadres; voorzitter.elzendreef@gmail.com aan, voor de secretaris; secretaris.elzendreef@gmail.com etc.
In gevallen dat de vereniging al een domein bezit; bijvoorbeeld www.elzendreef.nl en je liever een emailadres op dat domein gebruikt, maak je nog steeds de Gmailadressen aan zoals hierboven. Op de webserver van het domein kun je doorstuur- en verzendsettings instellen om er voor te zorgen dat alle mail naar voorzitter@elzendreef.nl wordt doorgestuurd naar voorzitter.elzendreef@gmail.com. Op deze wijze gebruik je Gmail om de e-mail van een ander domein af te handelen. Is er geen bezwaar dat relaties zien dat je de e-mail afhandelt met Gmail, laat het dan achterwege.
Belangrijk!
Omdat de slimme werkwijze met losse google accounts (versus de centraal beheerde Google Workspace) uit autonome accounts bestaat is het belangrijk dat alle aan te maken accounts op eenzelfde manier worden ingericht en ingesteld. De samenwerking tussen de bestuursleden onderling heeft er baat bij dat de omgeving waarin ieder werkt gelijk is aan die van de ander zodat men elkaar kan helpen en van elkaar kan leren. Met betrekking tot de Drive (opslag van documenten) zullen er afspraken gemaakt dienen te worden over de indeling en de wijze waarop men gedeelde mappen gebruikt. Het beheer van de samenwerking bestaat dus vooral uit mondelinge afspraken.
Mijn advies: laat één persoon van het bestuur deze accounts aanmaken en zorgen voor gelijke instellingen (Gmail, Drive, Google account, Beveiliging, Chrome, Agenda). Deze persoon instrueert de overige bestuursleden, maakt de afspraken over het gebruik en coördineert eventuele wijzigingen in de werkmethode of wijze van archivering).
Tip
Tip
Ik hoor wel eens dat men het lastig vindt om meerdere mailboxen te gebruiken. Los van het feit dat dit je juist zou moeten helpen met focus, om zo in kortere tijd ongestoord je werk te doen, heeft de mailapp van Google op je telefoon een briljante functie. Stel je hebt zoals hierboven aangegeven 2 rollen en daarvoor twee mailadressen in gebruik: webmaster@wijkvereniging.nl en voorzitter@vve.nl. Als je deze accounts naast je privémail toegevoegd aan de Gmail-app op je telefoon, kun je middels het icoontje rechtsboven makkelijk schakelen tussen de verschillende mailaccounts. Maar het wordt nog makkelijker!
De zeer handige functie 'Alle Inboxen' in de Gmail-app toont chronologisch alle email van alle drie de accounts door elkaar. Zo heb je op je telefoon een mooi chronologisch overzicht van alle binnengekomen mail. Middels dit overzicht hoef je dus niets meer te missen. Handig om snel al jouw accounts te checken alvorens een keuze te maken welke klus je eerst (op je computer) gaat doen.
Google Sites
Report abuse