Google Drive

Tips voor Drive instellingen voor het gebruik door een vereniging of stichting

Archief en werkruimte

Elk Google Account heeft de beschikking over een Google Drive; een virtuele schijf in de cloud.

Ieder lid van het bestuur kan daar zelf mappen in maken en in die mappen documenten, tekeningen, spreadsheets, presentaties, etc. maken. Door deze te delen met andere leden van het bestuur kan er in documenten samen (zelfs tegelijkertijd!) gewerkt worden.

Om documenten makkelijk terug te kunnen vinden is het handig als alle leden gebruik maken van eenzelfde indeling van mappen. Dat maakt de interne communicatie over de opslag en het archief makkelijker en zorgt er voor dat er onderling afspraken hierover gemaakt kunnen worden. Het beste maak je daartoe meteen na het aanmaken van de Google Accounts in de Drive van een van die accounts de mappen aan. En vervolgens deel je die mappen met de andere bestuursleden.

Google Drive Help

De uitgebreide hulp voor Drive door Google kunt u hier vinden.

Let op!

Als je in de Drive mappen aanmaakt komen die in jouw Drive te staan. Met de kleine driehoekjes voor de mapnaam kun je de map openklappen en toont de indeling zich in de linkerkolom.

Als er mappen (of documenten) met je worden gedeeld dan staan deze niet in jouw eigen Drive.

Deze vind je onder 'Gedeeld met mij'.

Om toch een gelijksoortige indeling en manier van werken te creëren kun je in 'Mijn Drive' snelkoppelingen aanmaken zodat iedereen op dezelfde plek de mappen vindt.

Het pijltje geeft aan dat dit een map betreft die met je gedeeld is.

Het poppetje in de map betekent dat deze map met anderen gedeeld is.

Is een map met jou gedeeld en heb je een snelkoppeling in jouw Drive geplaatst, kun je in het rechtergedeelte van je scherm gemakkelijk 'terugnavigeren' in de regel waarin het pad wordt aangegeven.

Heb je de map 'ALV documenten op je scherm en wil je terug naar de hoofdmap '2. Vereniging' dan hoef je dus alleen maar even op 2. Vereniging te klikken en verschijnt deze map er onder.

Prompt: Hoe werkt delen in Google Drive?

Hoofd- en submappen

In het voorbeeld zie je de hoofdmap 1. Werkmappen en de hoofdmap 2. Vereniging. Deze hoofdmappen en daaronder geschikte submappen zijn met alle bestuursleden , met bewerk-rechten, gedeeld. De werkmappen zijn oranje gekleurd en de Verenigingsmappen zijn groen gekleurd voor visueel onderscheid. De verenigingsmappen zijn genummerd opdat deze op nummer gesorteerd kunnen worden en daardoor bij iedereen de rangschikking hetzelfde is.

In de tweede kolom zie je welke werkmappen er zijn aangemaakt. Deze zijn opgezet als map voor de verschillende bestuursleden om aan documenten te werken. De Secretaris begint aan nieuwe documenten in de Werkmap 'Secretaris'. Pas als een document klaar is, verplaatst de secretaris het document naar de ondergeschikte map van 2 Vereniging, waar het thuishoort. En zo ook voor de andere bestuursleden. Dit is zo opgezet zodat de bestuursleden onderling elkaar kunnen ondersteunen of klussen overnemen indien nodig. Mocht een bestuurslid onverwacht uitvallen dan kan men in die werkmap kijken waar dat bestuurslid mee bezig was.

Boven in het tabblad Drive bevindt zich de zoekfunctie. Mocht je iets niet snel vinden, probeer deze functie gerust eens uit.

TIP: Het is aan te raden om af te spreken dat 1 persoon de mappenstructuur bijhoudt en niet iedereen willekeurig mappen gaat aanmaken. Overleg dus even met elkaar en laat één persoon de mappen bijwerken. Zo voorkomen we dat er meerdere mappen worden gemaakt voor dezelfde content.

Twee voorbeelden:

De map 'Administratie' bestaat uit 5 submappen.

In de map 'Facturen IN' zitten mappen per jaar.

Alle inkomende facturen worden dus in het desbetreffende jaar opgeborgen.

Google Sites

Report abuse